> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Automatiseringen
> Laat acties automatisch afgaan op gebeurtenissen in Spott: vensters openen op het juiste moment, e-mails versturen, velden bijwerken en meer.
**Automations** zijn workflows die afgaan op gebeurtenissen binnen Spott en daarna een reeks
acties uitvoeren. Beheerders stellen ze in en ze gelden voor de hele workspace, zodat elke
collega automatisch hetzelfde proces volgt.
## Inschakelen en instellen
1. Een beheerder zet **Automations** aan onder **Settings → Features**.
2. Daarna maakt u automatiseringen aan onder **Settings → Automations**.
3. Elke automatisering wordt **afzonderlijk aan- of uitgezet** vanuit die lijst, zodat u er
een kunt pauzeren terwijl u ze bijstelt, zonder ze te verwijderen en de instellingen
kwijt te spelen.
Automatiseringen gelden voor de hele workspace. Ze kunnen niet tot één gebruiker beperkt
worden: eenmaal ingesteld loopt een automatisering voor iedereen. Beschouw ze als gedeelde
infrastructuur, niet als persoonlijke snelkoppelingen.
## Hoe een automatisering is opgebouwd
Elke automatisering heeft dezelfde vorm:
* **Eén trigger**: de gebeurtenis die ze in gang zet. Met tijdgebonden triggers loopt een
automatisering op een vastgelegd moment in plaats van meteen.
* **Een of meer acties**, na elkaar geschakeld.
* **Optionele filters** om precies af te bakenen wanneer ze loopt, bijvoorbeeld alleen voor
een bepaald type plaatsingsformulier.
### De triggers
**Add trigger** deelt de lijst op in twee soorten, en die opdeling is het belangrijkste:
**Interactief kan maar bij twee triggers.** Alleen **Job application moved** en
**Speculative application moved** kunnen een venster openen. Elke andere trigger loopt
uitsluitend op de achtergrond. Wilt u dus een venster voor de neus van een recruiter, dan
moet dat aan een sollicitatie hangen die van fase verandert.
**Interactive**, opent een venster voor de gebruiker:
| Trigger | Gaat af wanneer |
| ----------------------------- | --------------------------------------------------- |
| Job application moved | Een sollicitatie op een vacature van fase verandert |
| Speculative application moved | Een spontane voorstelling van fase verandert |
**Background**, loopt in stilte:
| Trigger | Gaat af wanneer |
| ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- |
| Job application moved | Een sollicitatie op een vacature van fase verandert |
| Speculative application moved | Een spontane voorstelling van fase verandert |
| Job created | Een vacaturerecord wordt aangemaakt |
| Job moved | Een vacature van status verandert |
| Candidate created | Een kandidatenrecord wordt aangemaakt |
| Contact created | Een contactpersoonrecord wordt aangemaakt |
| Candidate rejected | Een sollicitatie wordt afgewezen |
| Placement created | Een plaatsing wordt geregistreerd, met de feegegevens ingevuld |
| Milestone completed | Een milestone van een retained plaatsing wordt bereikt |
| Task assigned | Een taak wordt aan iemand toegewezen |
| Company interview created | Er wordt een interview ingepland bij een bedrijf |
| Candidate note updated | Een notitie bij een kandidaat wordt toegevoegd of aangepast |
| Contact note updated | Een notitie bij een contactpersoon wordt toegevoegd of aangepast |
| Candidate reference created | Er wordt een referentie aan een kandidaat toegevoegd |
| Candidate goes inactive | Een kandidaat wordt op inactief gezet |
| Contact goes inactive | Een contactpersoon wordt op inactief gezet |
| Candidate file expires | Een bestand bij een kandidaat gaat zijn vervaldatum voorbij |
| Company file expires | Een bestand bij een bedrijf gaat zijn vervaldatum voorbij |
| Opportunity created | Een [opportunity](/nl/docs/opportunities/opportunities)-record wordt aangemaakt |
| Opportunity moved | Een opportunity verandert van fase |
| Opportunity updated | Een veld op een opportunity verandert |
| Client created | Een klantbedrijfsrecord wordt aangemaakt |
Die laatste reeks is de eigenlijke reden om automatiseringen op te zetten. Een
arbeidsvergunning die vervalt, een kandidaat die stilletjes inactief wordt, een referentie
die binnenkomt terwijl u in een meeting zit: geen van die dingen meldt zichzelf, en niemand
gaat er handmatig naar zoeken. Mail de eigenaar of open een taak op het moment dat het
gebeurt.
### De acties
**De actielijst wordt gefilterd op de trigger die u koos.** Een actie heeft een record
nodig om op te werken, dus een trigger op een contactpersoon biedt **Update contact** aan
en geen vacature-acties, terwijl een trigger op een plaatsing **Job update** en **Close job
board postings** aanbiedt. Kies eerst de trigger; de acties volgen daaruit.
Beschikbaar bij elke trigger:
| Actie | Wat ze doet |
| --------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Send email notification from Spott | Verstuurt een melding vanaf het eigen adres van Spott. Handig voor interne verwittigingen. |
| Send email from your configured domains | Verstuurt vanaf uw eigen [geverifieerde domein](/nl/docs/settings/domains), zodat de mail kandidaten en klanten correct bereikt. Kan een [berichttemplate](/nl/docs/inbox/message-templates) en plaatsingsvariabelen gebruiken. |
| Create task | Opent een opvolging, toegewezen aan wie er iets mee moet doen. |
Beschikbaar afhankelijk van het record achter de trigger:
| Actie | Verschijnt bij |
| ------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------- |
| Update candidate | Triggers op kandidaten |
| Update contact | Triggers op contactpersonen |
| Update opportunity | Triggers op opportunities |
| Update client | Triggers op klanten |
| Job update | Triggers die een vacature meedragen, waaronder Placement created en Candidate rejected |
| Close job board postings | Dezelfde triggers met een vacature |
| Create note | De meeste recordtriggers, maar **niet** de notitietriggers zelf |
Daar volgen twee dingen uit, en over beide struikelt men gemakkelijk:
* **Een afwijzing draagt een vacature mee.** *Candidate rejected* biedt **Job update** en
**Close job board postings** aan, omdat een afwijzing op een sollicitatie gebeurt en een
sollicitatie bij een vacature hoort. *Candidate created* doet dat niet, want op dat moment
is er nog geen vacature in het spel.
* **Notitietriggers kunnen geen notities aanmaken.** *Candidate note updated* biedt vier
acties aan en **Create note** zit daar niet bij, zodat een automatisering zichzelf niet
kan aansturen.
**Close job board postings is degene die mensen over het hoofd zien.** Een vacature op een
gesloten status zetten haalt de advertenties niet offline: dat zijn twee aparte acties, dus
een ingevulde functie blijft sollicitanten binnenhalen tenzij u ook de postings sluit.
Schakel beide in dezelfde automatisering en niemand hoeft er nog aan te denken.
Plaatsingstriggers dragen ook de **naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de
contactpersoon** als variabelen mee, zodat een plaatsingsautomatisering de contactpersoon bij
naam kan aanspreken en uw backoffice het nummer krijgt om te bellen, zonder dat iemand het
bedrijfsrecord moet openen om het op te zoeken.
De triggers op opportunities en klanten zetten de commerciële kant van de desk op gelijke
hoogte met de rekruteringskant: een nieuwe opportunity kan een kwalificatietaak openen, een
deal die naar een late fase schuift kan de eigenaar mailen, en een nieuw klantbedrijf kan de
standaardwaarden krijgen die uw backoffice verwacht, zonder dat iemand eraan moet denken.
## Interactieve automatiseringen
Interactieve automatiseringen veranderen wat u ziet: ze openen een venster of formulier op
het juiste moment en houden de gebruiker betrokken bij acties die beoordeling vragen.
Veelgebruikte patronen:
* **Open het plaatsingsvenster** wanneer een sollicitatie naar een Placed-fase gaat, zodat de
fee en de datums meteen geregistreerd worden.
* **Open het e-mailvenster** wanneer een sollicitatie naar een bepaalde fase gaat,
bijvoorbeeld "Mailed".
* **Open het taakvenster** op een punt in het proces waar altijd een opvolging afgesproken
hoort te worden, zodat de taak geschreven wordt terwijl de context nog vers is en niet
achteraf.
Gebruik voor afwijzingsmails de ingebouwde snelactie **Mark rejected** in plaats van een
automatisering. Die laat u meteen een template kiezen en legt de afwijzingsredenen vast.
## Achtergrondautomatiseringen
Achtergrondautomatiseringen lopen in stilte, zonder venster. Gebruik ze wanneer de actie
vaststaat en altijd moet gebeuren. Veelgebruikte patronen:
* **Automatisch een toestemmingsmail sturen** wanneer een kandidaat uw GDPR-controlefase
bereikt, vanaf een van uw ingestelde domeinen.
* **Automatisch een vacature sluiten** wanneer er een kandidaat op geplaatst wordt.
* **Automatisch een eigen attribuut bijwerken** wanneer een sollicitatie een fase bereikt,
zodat uw rapporteringsvelden kloppen zonder handmatig onderhoud.
Achtergrondautomatiseringen kunnen ook mailen naar adressen buiten Spott, bijvoorbeeld uw
facturatiedienst, en kunnen variabelen in hun mails gebruiken, waaronder
plaatsingsgegevens zoals feeverdelingen, start- en einddatums en contractwaarde.
In een e-mailactie kunt u een van uw bestaande
[berichttemplates](/nl/docs/inbox/message-templates) kiezen in plaats van het bericht in de
automatisering zelf te schrijven. De automatisering volgt dan de template, zodat een
tekstwijziging overal doorwerkt waar de template gebruikt wordt en u hetzelfde bericht niet
twee keer onderhoudt.
Twee zaken bepalen of een template überhaupt aangeboden wordt:
* **Templates werken alleen bij Send email from your configured domains.** Bij de andere
e-mailactie blijft de keuzelijst leeg, wat aanvoelt als een ontbrekende functie maar
gewoon de verkeerde actie is.
* **Een template wordt grijs wanneer de trigger de variabelen niet kan invullen**, met de
melding "contains variables that can't be used here". Meestal gaat het om een template met
een Job-variabele op een trigger die ook spontane voorstellingen dekt, want een spontane
voorstelling heeft geen vacature. Zet de trigger op **Job Application Moved** en de
variabelen hebben weer iets om naar te verwijzen.
Het verzendadres heeft een eigen voorwaarde: het moet geregistreerd staan in de sectie
**Domains** van de instellingen, niet alleen geverifieerd zijn om te versturen. Wordt er geen
adres aangeboden op een domein waarvan u weet dat het geverifieerd is, dan ontbreekt die
registratie. Wilt u versturen namens verschillende consultants, voeg dan meerdere
verzendacties toe binnen één automatisering in plaats van een automatisering per persoon te
bouwen.
## Logs
Telkens wanneer een automatisering loopt, wordt die uitvoering **gelogd**. Elke
automatisering heeft een eigen **Logs**-weergave met de actie die afging, wanneer die werd
uitgevoerd, of ze voltooid is en, zo niet, waarom niet. Het is de eerste plek om te kijken
wanneer iemand vraagt waarom er een mail vertrokken is, of waarom net niet.
E-mails die een automatisering verstuurt, worden **niet in de activiteitenfeed van de
kandidaat gelogd**, tenzij de ontvanger antwoordt. In de automatiseringslog controleert u
wat er verstuurd is.
Eén stille fout is het waard om te kennen voordat u de log gaat uitspitten: een
**automatisering die op een plaatsing afgaat, loopt niet wanneer die plaatsing geen
startdatum heeft**. Vertrokken er bij vier plaatsingen mails en bij de vijfde niet, kijk dan
eerst naar de ontbrekende startdatum.
## Voorwaarden, vertakkingen en variabelen
Een actie is niet zomaar "doe dit". Elke actie zit in een **If / Then**-paar, en een
automatisering kan er meerdere bevatten, zodat één trigger kan uitwaaieren naar verschillende
uitkomsten.
### De trigger filteren
De trigger heeft een eigen filter, dat bepaalt of de automatisering überhaupt loopt. Op een
trigger voor een verplaatste sollicitatie betekent het filter **To is Presentation** dat ze
alleen afgaat wanneer er iets in die fase belandt, en niet bij elke verplaatsing.
### If, Then en Else
Binnen een actieblok bakent **If** af op welke records de actie van toepassing is, op eender
welk veld van de records die de trigger meedraagt. **Then** is wat er gebeurt. Voegt u een
**Else** toe, dan krijgt u de andere tak, zodat één automatisering het ene doet wanneer de
voorwaarde klopt en het andere wanneer niet.
Omdat een automatisering **meerdere actieblokken** kan bevatten, is één blok per geval een
veelvoorkomende vorm. Een plaatsingsautomatisering voor de administratie kan één blok hebben
voor `If Placement Form is Contracting` en een ander voor `If Placement Form is Freelance`,
elk met een andere mail naar een ander backofficeadres.
### Laat AI beslissen
Een voorwaarde hoeft geen veldvergelijking te zijn. **And let AI decide based on** neemt een
gewone zin, bijvoorbeeld *"Candidate has at least 5 years of experience in React"*, en
beoordeelt elk record daaraan, met een instelbare strengheid zoals **Balanced criteria**.
Een AI-voorwaarde is een beoordeling, geen opzoeking, dus ze zal het bij grensgevallen niet
altijd met zichzelf eens zijn. Zet ze in waar ongeveer juist al nuttig is, zoals het
doorsturen naar een mens ter controle, en houd veldvergelijkingen voor alles wat exact
moet kloppen.
### Variabelen
Tekstvelden in een actie aanvaarden variabelen uit de records in scope, geschreven als
`{ Candidate > First Name }`. Ze werken in de **body van een e-mail** en in de titel en de
body van een notitie. Een onderwerpregel neemt alleen platte tekst, dus een mail die een
interview aankondigt kan de bedrijfsnaam niet in het onderwerp meedragen:
```
Presenting { Candidate > First Name } { Candidate > Last Name }
for { Job > Name } at { Company > Name }
```
Ook eigen velden zijn beschikbaar, inclusief de velden op een **plaatsingsformulier**. Dat
maakt het mogelijk om een backoffice alles te mailen wat ze over een plaatsing nodig heeft,
zonder dat iemand iets moet overtypen.
**Ook ontvangers kunnen dynamisch zijn.** In plaats van een vast adres aanvaarden To, Cc en
Bcc een persoon uit het record, zoals **Placement placed by**, zodat de recruiter die de
plaatsing maakte automatisch in kopie staat.
### Relatieve datums op taken
Een actie **Create task** stelt haar vervaldatum in ten opzichte van een datum op het record,
niet als een vaste dag. *Start date of the placement, 1 month before* geeft u een
opvolgmoment dat mee opschuift wanneer de startdatum verschuift.
## Voorbeelden
Vier vormen die het grootste deel van het gebruik van automatiseringen dekken.
**Trigger:** Placement created. **Then:** Job update naar een gesloten status, gevolgd
door Close job board postings. Hieronder stap voor stap uitgewerkt.
**Trigger:** Placement created. **Then:** Create task, toegewezen aan **Placement placed
by**, te vervallen **1 maand voor de startdatum van de plaatsing**, met een titel als
"Check in with candidate, due to start in 1 month".
Het gaat om de relatieve datum. Zet u een vaste datum, dan klopt die niet meer zodra een
startdatum verschuift; zet u ze relatief, dan volgt de herinnering de plaatsing.
**Trigger:** Placement created. Daarna **één actieblok per plaatsingsformulier**: `If
Placement Form is Contracting` verstuurt de ene mail, `If Placement Form is Freelance` de
andere, elk naar het juiste adres, met **finance** in Cc en **Placement placed by** in
Bcc.
De body wordt opgebouwd uit variabelen, inclusief de eigen velden op het
plaatsingsformulier, zodat de backoffice naam, contactgegevens en adres ontvangt zonder
dat iemand iets hertikt.
**Trigger:** Candidate created. **If** de bron van de kandidaat een van enkele gekende
bronnen is, **Then** Update candidate om de velden te zetten die voor die bron altijd
hetzelfde zijn: type tewerkstelling, contracttype, werkregime en eventuele eigen
attributen.
Handig wanneer kandidaten binnenkomen via een kanaal waarvan u de meeste antwoorden al
kent.
## Voorbeeld: een vacature sluiten wanneer iemand geplaatst wordt
Een uitgewerkt voorbeeld van de vorm hierboven. Wanneer een recruiter een plaatsing
registreert, hoort de vacature waarvoor ze ingevuld werd niet langer open te staan: ze blijft
opduiken in pijplijnen, dashboards en jobboardfeeds tot iemand eraan denkt ze handmatig te
sluiten, en niemand doet dat ooit dezelfde dag.
Ga naar **Settings → Automations** en voeg een nieuwe automatisering toe. Geef ze een
naam die uw team later in de lijst herkent, bijvoorbeeld *Close job on placement*.
Kies de trigger **placement created**. Die gaat af zodra het plaatsingsrecord bestaat,
wat betekent dat de feegegevens al ingevuld zijn en de vacature dus echt rond is en niet
alleen beloofd.
Voeg **Job update** toe en zet de status van de vacature op uw gesloten of ingevulde
status. De statusnamen komen uit wat er onder [Settings → Stages](/nl/docs/settings/stages)
is ingesteld.
Schakel **Close job board postings** erachter. Zonder die actie staat de vacature in
Spott als gesloten terwijl de advertenties online blijven en sollicitanten blijven
binnenhalen.
Moeten alleen bepaalde plaatsingstypes de vacature sluiten, voeg dan een filter op het
type plaatsingsformulier toe. Een contingent hire sluit de functie meestal; een
uitzendplaatsing vaak niet, omdat de vacature nog meer mensen kan opnemen.
Zet de automatisering aan, registreer daarna een plaatsing en open de **Logs**. De
uitvoering hoort te tonen dat de actie afging en voltooide. Is dat niet zo, dan geeft de
log de reden.
Combineer dit met de interactieve automatisering **open het plaatsingsvenster** die
hierboven beschreven staat. De ene zet de recruiter aan om de plaatsing te registreren op
het moment dat hij de kandidaat verplaatst, de andere sluit de vacature zodra dat gebeurd
is. Samen sluit de vacature zichzelf op de dag dat ze ingevuld is, zonder dat iemand achter
iemand anders aan moet.