> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Timesheets
> Volg de gewerkte uren en dagen op een contractplaatsing op, met rate cards voor het tarief aan de klant en de betaling aan de contractor, goedkeuring en facturatie.
Bij een contractplaatsing komt de omzet uit de tijd die echt gewerkt is, niet uit een vooraf
afgesproken fee. Met timesheets ziet u op één plek, op de plaatsing zelf, wat er gewerkt is,
wat goedgekeurd is en wat gefactureerd is.
Het verloop is telkens hetzelfde: u stelt per plaatsing één keer een **rate card** in, logt
voor elke periode een **timesheet**, laat die **goedkeuren** en **factureert** ze. Niets
hiervan vereist Xero. Koppel [Xero](/nl/docs/integrations/xero) en de facturen gaan als concept
naar Xero; zonder Xero maakt Spott de factuur zelf aan.
## 1. Een rate card instellen
Een rate card legt vast wat u de klant aanrekent en de contractor betaalt voor de gewerkte
dagen en tijden, en welke pay code van toepassing is. **New timesheet blijft uitgeschakeld
tot de plaatsing een rate card heeft**, dus dit komt eerst.
1. Open de contractplaatsing en kies **Create rate card** in het menu **⋮**.
2. Kies een **Template** als uw admin er een heeft aangemaakt, of vul de velden zelf in:
* **Name**, bijvoorbeeld "Standaardtarieven".
* **Pay code**, de code waaronder de tijd gefactureerd wordt. Is Xero gekoppeld, dan worden
deze [gesynchroniseerd vanuit uw Xero-items](/nl/docs/integrations/xero#pay-codes-synchroniseren-vanuit-xero).
* **Unit**, **Day** of **Hour**. Factureert u alleen per dag, gebruik dan Day.
* **Currency**, **Base charge rate** (gefactureerd aan de klant) en **Base pay rate**
(betaald aan de contractor).
3. Klik op **Next** om regels toe te voegen voor tarieven die afwijken van de basis, zoals
overuren. Stel voor elke regel in:
* **Rule name**, bijvoorbeeld "Overuren".
* **Applies to**, de hele dag of een deel van de dag. Een deel van de dag vraagt een begin-
en eindtijd en is alleen beschikbaar op rate cards per uur.
* **Days**, bijvoorbeeld zaterdag en zondag.
* **Pay code**, **Billable**, **Charge rate** en **Pay rate**.
4. Voeg meer regels toe met **+ Add rule** en klik daarna op **Create**.
Admins kunnen herbruikbare rate cards bewaren onder **Settings → Templates → Rate Card Templates →
Rate Cards**. Laat een sjabloon de charge rate en pay rate leeg, dan gebruikt Spott de tarieven
van de plaatsing.
## 2. Een timesheet loggen
1. Kies op de plaatsing **New timesheet** in het menu **⋮**. Het tabblad **Timesheets**
verschijnt pas zodra de plaatsing haar eerste timesheet heeft, en vanaf dan heeft het een
eigen knop voor de volgende.
2. **Period:** kies **This week**, **Last week**, **Last 2 weeks**, **This month** of
**Custom**. Een timesheet moet binnen de data van de plaatsing vallen en mag niet overlappen
met een bestaande timesheet.
3. Laat **Prefill the week from the working schedule** aangevinkt om te starten vanuit de
normale werkdagen en werkuren van de plaatsing.
4. **Days / Hours:** pas aan wat er gewerkt is.
* **Rate cards per dag:** zet elke gewerkte dag aan. Alleen volledige dagen worden
ondersteund.
* **Rate cards per uur:** stel per dag een begin- en eindtijd in. Dubbelklik op de balk om
nog een blok toe te voegen, bijvoorbeeld overuren 's avonds. Elke kleur is een andere
regel van de rate card.
5. **Check:** bekijk de totale tijd, het gefactureerde bedrag en de betaling per dag, en klik
daarna op **Next** en **Save**.
## 3. Nakijken, indienen en goedkeuren
Het tabblad **Timesheets** op de plaatsing toont elke periode met haar status. Open er een om
de opsplitsing te zien: de uren of dagen die op elke dag gewerkt zijn, welke regel van
toepassing was, en het gefactureerde bedrag en de betaling die daaruit volgen.
Een bewaarde timesheet start als **Draft**. Kies in het menu **⋮** op haar rij **Submit**, en
daarna **Approve** zodra de klant akkoord heeft gegeven. U kunt ze ook bewerken met **Edit** of
ongeldig maken met **Void**.
## 4. Goedgekeurde timesheets factureren
Alleen timesheets met status **Approved** kunnen gefactureerd worden. Klik op de plaatsing op
**New invoice**, kies **Specific timesheets** en vink de timesheets aan die u wilt
factureren. Er kunnen meerdere timesheets op één factuur, en eenmaal gefactureerd linkt elke
timesheet naar haar factuur op het tabblad **Invoices** naast **Timesheets**.
Spott vult de factuurregels in vanuit de timesheets, opgesplitst per tarief, zodat gewone uren
en overuren apart verschijnen. De volledige uitleg, met het Xero-contact en de factuurstatus,
staat in [Factureren met Xero](/nl/docs/integrations/xero-invoicing#een-contractplaatsing-factureren-vanuit-timesheets).
## Veelgestelde vragen
* **Waarom is New timesheet grijs?** De plaatsing heeft nog geen rate card. Maak er eerst een
aan.
* **Kunnen contractors hun eigen timesheets indienen?** Nog niet. Timesheets worden door uw
team in Spott gelogd, ingediend en goedgekeurd.
* **Kan ik een timesheet in Draft of Submitted factureren?** Nee. Alleen goedgekeurde
timesheets kunnen aangevinkt worden wanneer u een factuur aanmaakt.
This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.