> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Plaatsingen

> Hoe Spott geslaagde aanwervingen opvolgt en beheert, door kandidaat, vacature en klant in één plaatsingsrecord samen te brengen.

U gaat snel naar de pagina Placements met `G` en dan `P`. Bekijk alle
[sneltoetsen](https://docs.spott.io/nl/docs/settings/keyboard-shortcuts.md).

**Placements** in Spott staan voor de geslaagde afloop van uw recruitmentproces, wanneer een kandidaat gematcht en bevestigd is voor een functie.

Een plaatsing verbindt de **vacature**, de **kandidaat** en de **klant** met elkaar, en geeft u zo een volledig beeld van de aanwerving. Plaatsingen voeden ook uw rapportering en omzetinzichten, waarmee u prestaties opvolgt en groei voorspelt.

## Een nieuwe plaatsing maken vanuit een bestaande kandidaat

### Stap 1. Ga naar een openstaande vacature

Ga in Spott naar **Jobs**.

* Zoek de vacature waarvoor u een kandidaat wilt plaatsen

* Klik op de titel van de vacature

### Stap 2. Een kandidaat plaatsen

Selecteer de kandidaat in de pipeline van de vacature en kies **Mark placed** in de actiebalk.
Dat werkt voor één kandidaat tegelijk. Of open de sollicitatie:

* Klik op de **professionele titel** van de kandidaat, net onder zijn naam.
  Klikt u op zijn *naam*, dan opent het kandidaatprofiel, dus mik op de titel op
  de regel eronder.

* Kies **Mark placed**

### Stap 3. Kies het type plaatsing

![Een type plaatsing kiezen](https://mintcdn.com/spott-docs/BcBJEduCI24YUK4-/images/placements/placement-form-type.webp?fit=max\&auto=format\&n=BcBJEduCI24YUK4-\&q=85\&s=978c42e1b5121fb4c44dfb3e7c06eabd)

Een kandidaat als geplaatst markeren opent een kort, begeleid proces. Kies eerst het
**placement type**, dat het feemodel bepaalt en de velden die u daarna invult:

* **Contingent**, een eenmalige fee bij een geslaagde plaatsing (een klassieke vaste
  aanwerving).

* **Retained**, betalingen gespreid over de duur van de zoekopdracht. De berekeningsbasis
  kan een **percentage van de verloning of een vast bedrag** zijn, verdeeld over de
  betaalmijlpalen uit uw overeenkomst.

* **Contract**, een marge op de facturatie van een contractor, voor tijdelijk en
  interimwerk. Oudere schermen en exports noemen het mogelijk nog **Staffing**.

### Stap 4. Vul de details in

![De stap met de feedetails van een plaatsing](https://mintcdn.com/spott-docs/lDU_xVu3wPZWcJCf/images/placements/placement-dialog.webp?fit=max\&auto=format\&n=lDU_xVu3wPZWcJCf\&q=85\&s=e3eed5ee5bbb1f2122c43e5046da4eb1)

De volgende stappen hangen af van het type dat u koos:

**Fee Details** bevat altijd de datum **placed at** en de **start**- en **einddatum**. De
fee zelf wordt per type anders vastgelegd:

* **Permanent** (Contingent of Retained): een fee op de plaatsing, als percentage van de
  verloning of als vast bedrag. Heeft de vacature al een **deal value**, dan vertrekt de
  plaatsing daarvan, zodat u de fee die u met de klant afsprak toen u de vacature aannam
  niet opnieuw hoeft in te typen. Zet u een einddatum op een contingent plaatsing, dan
  komt de kandidaat na afloop van het contract weer in de pool van beschikbare kandidaten
  terecht.

* **Contract**: het **werkschema**, de **eenheid** (per dag of per uur), het **charge
  rate** dat aan de klant gefactureerd wordt en het **pay rate** dat de contractor
  ontvangt. Spott berekent daaruit de contractwaarde en de nettofee (marge). Voor
  interimplaatsingen kunt u een **vast aantal gefactureerde dagen** instellen in plaats
  van het uit het werkschema af te leiden.

  De tarieven zijn optioneel. Vink **No contract rates** aan om de plaatsing zonder tarieven
  te registreren, bijvoorbeeld wanneer ze nog niet afgesproken zijn of buiten Spott
  gefactureerd worden. De tariefvelden en de feeverdeling verdwijnen, en de plaatsing toont
  geen **Contract value** of **Projected net fee (margin)** in plaats van een misleidende nul.
  U kunt nog altijd [timesheets](https://docs.spott.io/nl/docs/placements/timesheets.md) registreren, die hun tarieven
  uit een rate card halen, en facturen aanmaken, die dan zonder voorgestelde regels beginnen.

![De stap met de feedetails voor Contract, met tarieven en facturatieprognose](https://mintcdn.com/spott-docs/P22nrzT8A299qFwb/images/placements/placement-fee-details.webp?fit=max\&auto=format\&n=P22nrzT8A299qFwb\&q=85\&s=97df935f159926b9e627bdf2d6bdfb7b)

De twee andere stappen zijn voor elk type gelijk:

* **Splits**: hoe de fee over gebruikers verdeeld wordt. Het totaal moet 100% zijn. Werd
  de verdeling al op de [vacature](https://docs.spott.io/nl/docs/jobs/job-details.md) afgesproken, stel ze daar dan
  in: de afspraak ligt dan vast voor de plaatsing gemaakt wordt, en een vaste plaatsing
  neemt de verdeling automatisch over van de vacature. U kunt ze hier nog altijd wijzigen.

* **Extra**: de velden uit uw plaatsingsformulier, zoals basisloon, bijkomend loon,
  aandelen en fees in andere valuta. U bepaalt zelf welke velden hier verschijnen:
  plaatsingsformulieren stelt u in onder **Settings → [Templates](https://docs.spott.io/nl/docs/settings/templates.md)**.

![De stap Extra in het plaatsingsproces](https://mintcdn.com/spott-docs/P22nrzT8A299qFwb/images/placements/placement-extra.webp?fit=max\&auto=format\&n=P22nrzT8A299qFwb\&q=85\&s=78cf4c535d074cdf019fdfc2eb046daa)

## Eigen plaatsingsformulieren

Maak **zoveel plaatsingsformulieren als u nodig hebt**. Echte plaatsingen verschillen meer
van elkaar dan de drie types: een vaste aanwerving met een bonusstructuur vraagt andere
gegevens dan een met aandelen, en een interimcontract met een tariefherziening vraagt weer
andere. In plaats van alles door één formulier per type te duwen, bouwt u een formulier voor
elke variant die u werkelijk doet, onder **Settings → Templates**.

Het formulier bepaalt welke velden in de stap **Extra** en op het plaatsingsrecord
verschijnen, zodat u precies bijhoudt wat elk type nodig heeft, bijvoorbeeld
tariefherzieningen en contractverlengingen bij contractplaatsingen, of basisloon, bonus en
aandelen bij vaste aanwervingen. De juiste velden vastleggen houdt uw rapportering en
facturatie correct.

Zodra het proces afgerond is, draagt de sollicitatie een blok **Placement** dat de plaatsing
samenvat, zodat het resultaat ook aan de kant van de kandidaat zichtbaar is. Wat het toont,
hangt af van het type plaatsing: een contingent plaatsing toont het bedrijf, de vacature, de
startdatum, de feeverdeling en de totale fee, terwijl een retained plaatsing in de plaats
daarvan het salaris, het feepercentage en de betaalmijlpalen toont.

![Het plaatsingsblok op een geplaatste sollicitatie](https://mintcdn.com/spott-docs/Aiq95478rJE1i5AL/images/placements/placement-on-application.webp?fit=max\&auto=format\&n=Aiq95478rJE1i5AL\&q=85\&s=4fa9c75a7a25a3c35e29df122eaa7bb6)

## Een contractplaatsing omzetten naar een vaste

Contractors worden aangeworven. Wordt een contractplaatsing een vaste aanwerving, gebruik dan
**Convert to contingent placement**, zodat de vaste fee als eenmalige contingent fee wordt
vastgelegd in plaats van als contractverlenging. U vindt de knop op twee plaatsen:

* Ga naar **Placements**, open het tabblad **Contract** en klik op de plaatsing. De knop staat
  onder **Quick Actions** in het paneel rechts.
* Of open de sollicitatie van de kandidaat en zoek de knop in het paneel rechts onder
  **Details → Quick Actions**.

Omzetten maakt een **nieuwe, aparte contingent plaatsing** aan voor dezelfde sollicitatie. De
contractplaatsing zelf wordt niet gewijzigd, beëindigd of verwijderd, dus haar historiek en
timesheets blijven waar ze staan.

![Quick Actions op een contractplaatsing, met Convert to contingent placement](https://mintcdn.com/spott-docs/UI64IgfaprCJfOy5/images/placements/placement-quick-actions.webp?fit=max\&auto=format\&n=UI64IgfaprCJfOy5\&q=85\&s=81f77922fd71227b0cc652267e0a88d0)

Dat opent hetzelfde proces in vier stappen dat u van een gewone plaatsing kent. Stap 2 gaat
van contracttarieven over naar een **Contingent fee**: kies de berekeningsbasis, vast bedrag
of percentage, en het totaal, en klik dan op **Save Placement**. **Extend placement**, er vlak
naast, is de andere optie: gebruik die wanneer het contract gewoon doorloopt in plaats van omgezet te worden.

## Overzicht van de plaatsingen

**Placements** in de zijbalk geeft u een overzicht van alle plaatsingen in een tabel, met een
tabblad per type: **Contingent**, **Contract** en **Retained**. Op de contingent tabel zijn de
kolommen, in volgorde:

* **Candidate**, de naam van de kandidaat

* **Company**, het bedrijf waar de kandidaat geplaatst werd

* **Job**, de functie waarin de kandidaat geplaatst werd

* **Placed By**, wie voor de plaatsing verantwoordelijk is

* **Placed At**, de datum waarop de kandidaat geplaatst werd

* **Start Date**, de datum waarop de kandidaat start

* **Booked Revenue**, de opbrengst uit de plaatsing

* **Fee Split**, hoe de fee over gebruikers verdeeld wordt. U kunt zowel netto- als brutofees vastleggen, en het totaal van de verdeling moet 100 procent zijn.

* **Placement Form**, met welk formulier deze plaatsing vastgelegd werd

Het tabblad **Contract** voegt toe wat voor contractwerk telt, zoals de **End Date**, de
**Status** van de plaatsing en haar **Weekly GP**.

![De overzichtstabel met plaatsingen](https://mintcdn.com/spott-docs/lDU_xVu3wPZWcJCf/images/placements/placements-table.webp?fit=max\&auto=format\&n=lDU_xVu3wPZWcJCf\&q=85\&s=44d1492e362283100016574edb5663a2)

Filter de tabel op de plaatsingen die u interesseren, bijvoorbeeld op bedrijf, op de gebruiker
die plaatste, op **Placed by Team** om de plaatsingen van één team samen te zien, of op
datum, en **exporteer het resultaat naar Excel**.

### Fees staan in beide valuta's

Plaatsingstabellen tellen alles op in de **valuta van uw werkruimte**, zodat de cijfers
kloppen. Daardoor werd een fee die in een andere valuta was afgesproken tot nu toe alleen
omgerekend getoond. Feekolommen tonen nu het **bedrag in de valuta waarin de fee
werkelijk is afgesproken**, naast het omgerekende bedrag.

Dat telt wanneer u een plaatsing naast een contract of een factuur legt. Het omgerekende
bedrag is waar uw rapportering op draait, en het beweegt mee met de wisselkoers; het lokale
bedrag is wat de klant heeft afgesproken, en dat beweegt niet. Beide zien betekent dat u
een plaatsing kunt afpunten zonder de omrekening terug te rekenen.

Het dashboard boven de tabel beslaat **maximaal 12 weken** tegelijk. U kunt een kortere periode
kiezen, maar geen langere, dus daar kijkt u niet naar een langere periode. De tabel zelf filtert op elke periode die u wilt, en een
plaatsingsrapport in [Reports](https://docs.spott.io/nl/docs/get-started/reports.md) heeft helemaal geen venster.

Wordt een fee over collega's verdeeld, dan blijft de plaatsing voor de telling toebehoren aan
de gebruiker in **Placed by**. De verdeelpercentages splitsen enkel de geboekte omzet, dus een
gedeelde deal telt als één plaatsing voor wie ze maakte.

Het gebruikersfilter bevat ook **gedeactiveerde gebruikers**, niet alleen actieve. Wie
intussen vertrokken is, heeft de mensen die hij plaatste nog altijd geplaatst, en die
weglaten geeft de cijfers van vorig jaar stilletjes te laag weer. Datzelfde geldt voor de
gebruikersfilters op [notities](https://docs.spott.io/nl/docs/notes/adding-notes.md) en [lijsten](https://docs.spott.io/nl/docs/lists/lists.md).

> [!NOTE]
>
> Het **Contract-dashboard staat los van deze tabel**: het ene filteren filtert het andere
> niet. Stel uw filters in waar u de cijfers leest.

### Een plaatsing bewerken of verwijderen

Klik in de tabel op de plaatsing om ze te openen en gebruik dan de **drie puntjes** naast
**Placed by**. Daar kiest u:

* **Edit the placement** als er details bijgewerkt moeten worden. Dat omvat ook het type
  plaatsing wijzigen, bijvoorbeeld van Contract naar Permanent, en een fee of startdatum
  corrigeren.

* **Delete the placement** als ze niet meer relevant is

Een plaatsing bewerken vraagt het recht **Edit Placement**, onder **Edit restrictions** op de
rol van de gebruiker in **Settings → Security**. Beheerders hebben het, en een beheerder kan
het aan andere rollen geven. Consultants zonder dit recht zien een plaatsing nog steeds en
kunnen ze openen, waardoor een verkeerde fee eruitziet als iets wat zij moeten kunnen
rechtzetten, maar de actie Edit is niet voor hen. Zie
[toegang beheren](https://docs.spott.io/nl/docs/settings/managing-access.md).

De detailpagina van een plaatsing ondersteunt ook **bijlagen**, zodat u documenten zoals de
ondertekende overeenkomst bij de plaatsing zelf kunt bewaren.

### Wanneer een kandidaat afhaakt

Een vaste aanwerving die zich terugtrekt voor de start, of vertrekt binnen de garantieperiode,
verwijdert u niet: de plaatsing heeft plaatsgevonden, en ze verwijderen wist de geschiedenis
samen met de fee. Gebruik op een **contingent** plaatsing in de plaats **Drop out** in de
**Quick Actions** van de plaatsing.

De plaatsing blijft in de tabel Placements staan met haar **fee doorgestreept**. Ze telt nog
als plaatsing, maar haar fee telt niet meer mee voor de omzet of de brutowinst. De fee wordt
niet gewist, alleen als verloren gemarkeerd, dus met **Undo drop out** komt ze terug als de
kandidaat toch begint. Voor Drop out is hetzelfde recht nodig als voor het bewerken van een
plaatsing.

> [!WARNING]
>
> Drop out raakt niets aan wat u al gefactureerd hebt. Ging de fee naar
> [Xero](https://docs.spott.io/nl/docs/integrations/xero-invoicing.md), maak de factuur daar dan zelf ongeldig of stel een
> creditnota op.

## Contractplaatsingen

![Het Contract-dashboard met prognoses van de brutomarge](https://mintcdn.com/spott-docs/lDU_xVu3wPZWcJCf/images/placements/placements-staffing-dashboard.webp?fit=max\&auto=format\&n=lDU_xVu3wPZWcJCf\&q=85\&s=a0e257af10bd288555b754e6856236bc)

Voor tijdelijk en interimwerk heeft het tabblad **Contract** onder Placements een eigen
dashboard met prognoses van de brutomarge, op basis van de tarieven, eenheden en werkschema's
die op contractplaatsingen vastgelegd zijn, met een schakelaar tussen **wekelijkse en
maandelijkse KPI's**. U kunt contractplaatsingen filteren op status, bijvoorbeeld verlengingen of
plaatsingen die binnenkort starten of aflopen.

De uren en dagen die op een contractplaatsing echt gewerkt zijn, worden gelogd als
[timesheets](https://docs.spott.io/nl/docs/placements/timesheets.md), tegenover een rate card die het tarief aan de klant
en de betaling aan de contractor vastlegt. Goedgekeurde timesheets zijn wat u factureert.

## Retained plaatsingen

Retained werk wordt in fasen gefactureerd en krijgt daarom een eigen tabblad naast
**Contingent** en **Contract**, opgebouwd rond voortgang in plaats van rond één enkele fee.

![Het tabblad Retained met de voortgang per mijlpaal en per zoekopdracht](https://mintcdn.com/spott-docs/6vMimcNDyLLmtqBm/images/placements/placements-retained.webp?fit=max\&auto=format\&n=6vMimcNDyLLmtqBm\&q=85\&s=39fd83b87c90e41ddadf51d9c5acb937)

Elke rij is één retained zoekopdracht:

* **Company** en **Role**, en het **Team** dat eraan werkt
* **Est. Total fee**, wat de hele zoekopdracht opbrengt als ze afgerond raakt
* **Realized fees**, wat er tot nu toe gefactureerd is
* **Milestones**, een voortgangsbalk die toont hoeveel van de afgesproken mijlpalen behaald
  zijn
* **Next milestone**, welke mijlpaal er als volgende aankomt en wat ze waard is, zodat u ziet
  wat binnenkort factureerbaar is
* **Placed Candidate**, zodra de zoekopdracht ingevuld is

Omdat de mijlpalen van de vacature komen, stelt u de feestructuur in op
[het tabblad Overview van de vacature](https://docs.spott.io/nl/docs/jobs/job-details.md) voordat u de plaatsing logt.

### Mijlpalen instellen en een fee boeken

Ga op het tabblad **Overview** van de vacature naar beneden aan de rechterkant en kies de
feestructuur. Kiest u **Retained**, dan kunt u de mijlpalen van uw overeenkomst toevoegen,
elk met een percentage of een bedrag.

Om een mijlpaal als omzet te boeken, **vinkt u het vakje van die mijlpaal aan**. Dat kan al
voordat er iemand geplaatst is, en dat is net het punt van een retainer: de eerste schijf van
een fee van 30.000 kan bij de start van de zoekopdracht gefactureerd worden, nog voor er een
kandidaat op de vacature staat.

In het plaatsingsvenster blijft **Retained** in het grijs staan tot de vacature een retained
feestructuur draagt, dus stel die eerst op de vacature in.

Exports van plaatsingen naar Excel bevatten de geneste formulierwaarden uit uw
plaatsingsformulieren, zodat u alles in uw BI-tools kunt analyseren. **Ook eigen
plaatsingskenmerken zitten in de export, op een apart tabblad** van het werkboek, en dat is
net waar mensen niet kijken voor ze besluiten dat ze ontbreken.

> [!NOTE]
>
> U kunt een plaatsing vanuit de plaatsing zelf factureren met **New invoice**: een contingent
> fee, een retained mijlpaal of de goedgekeurde timesheets van een contractplaatsing. Is
> [Xero](https://docs.spott.io/nl/docs/integrations/xero.md) gekoppeld, dan gaat de factuur als concept naar Xero. Om een
> ander boekhoudsysteem te voeden, exporteert u uw plaatsingen naar Excel of stuurt u ze **via
> de [API](https://docs.spott.io/docs/developers/api-overview.md)** door.

> **[Nieuw hierin? Begin met de gids](https://docs.spott.io/nl/docs/onboarding/placements.md)**
>
> **Plaatsingen registreren en opvolgen** in de gids Get Onboarded. Een begeleide rondleiding: markeer een kandidaat als geplaatst, kies het feemodel en lees de tabbladen Contract en Retained.


This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.