> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Rapporteren in Spott
> Bouw rapporten, kies het juiste insight voor uw vraag en open de records achter elk cijfer.
In dit onderdeel leert u hoe u rapporten vindt en leest, insights bouwt op live gegevens uit
uw workspace, de resultaten filtert en groepeert, en de records achter elke metriek uitspit.
1. [Rapporten vinden en lezen](#1-rapporten-vinden-en-lezen)
2. [Een rapport bouwen en aanpassen](#2-een-rapport-bouwen-en-aanpassen)
3. [Voorbeeldrapporten als vertrekpunt gebruiken](#3-voorbeeldrapporten-als-vertrekpunt-gebruiken)
Klik op **Reports** onder **Tools** in de navigatiebalk links om het rapportagegedeelte te
openen.
## 1. Rapporten vinden en lezen
In het onderdeel Reports krijgt u herbruikbare weergaven van uw recruitmentprestaties, van
conversie in de pipeline en activiteit tot plaatsingen en omzet.
### 1.1 Begin bij het overzicht van de rapporten
Open **Reports** om een **New report** toe te voegen of om de rapporten te zien die u al
hebt. Het overzicht deelt ze op in:
* **Your reports:** rapporten die alleen u ziet.
* **Workspace:** rapporten die iedereen in de workspace ziet.
Elke workspace start met drie kant-en-klare rapporten:
* **Client breakdown:** bekijk uw bedrijfsgegevens en hoe uw klantenbestand eruitziet.
* **Candidates overview:** krijg zicht op de samenstelling en beschikbaarheid van uw
kandidaten.
* **Team performance:** vergelijk activiteit, fee-inkomsten en prestaties tussen gebruikers.
Open die eerst voordat u zelf iets bouwt. Misschien beantwoorden ze uw vraag al, of geven ze
u een bruikbaar vertrekpunt.
Er is geen tussenniveau voor delen binnen één team, tussen privérapporten en rapporten voor
de hele workspace. Wie rapporten mag bekijken, beheren en exporteren wordt per rol geregeld
onder **Settings → Security**.
### 1.2 Een rapport lezen en de cijfers uitspitten
Klik op een rapport om het te openen. Elk rapport bevat een of meer **insights**, en elk
insight beantwoordt één specifieke vraag op basis van live gegevens uit uw workspace.
Gebruik de keuzelijst **Time period** om `7D`, `1M`, `3M`, `6M`, `12M`, `All` of een eigen
periode te kiezen. Die periode geldt voor elk insight in het rapport.
Klik op een cijfer of op een waarde in een grafiek om de records erachter te openen. Met die
drill-down controleert u precies welke kandidaten, vacatures, sollicitaties of andere records
de metriek vormen.
Het rapport hierboven mengt bewust verschillende types insight: een funnel over de fases van
de pipeline, een uitsplitsing van waar die sollicitaties vandaan kwamen, en twee kaarten
**Single metric** voor de conversiepercentages die ertoe doen. Elk beantwoordt één vraag, en
samen beantwoorden ze de vraag hoe deze pipeline presteert.
## 2. Een rapport bouwen en aanpassen
Een rapport wordt uit insights opgebouwd. Voor elk insight kiest u welke records geanalyseerd
worden, wat u meet en hoe Spott het resultaat toont.
### 2.1 Een rapport maken en een insight toevoegen
Klik in het overzicht van de rapporten op **New report** en daarna op **Add new insight** om
de eerste visualisatie te bouwen.
Geef het insight een duidelijke titel. Terwijl u het in het paneel rechts instelt, toont de
linkerkant een voorbeeld op basis van uw live gegevens. Klik op **Save chart** wanneer het
insight klaar is.
### 2.2 De juiste gegevensbron kiezen
De **Data source** bepaalt welke records het insight kan tellen, filteren en groeperen.
* **Recruitment records:** kies Candidates, Jobs, Applications, Companies, Opportunities,
Contacts, Users, Notes, Placements of Rejections wanneer de vraag over één type record
gaat.
* **Interactions:** gebruik dit voor geregistreerde contactmomenten zoals e-mails,
WhatsApp-berichten, telefoongesprekken en agendameetings. Voor uitgaande e-mail telt het de
verzonden berichten. Opens en kliks van marketingcampagnes bekijkt u in **Marketing**.
* **Multi-source:** combineer meerdere recordtypes wanneer één bron de vraag niet alleen kan
beantwoorden.
Kies de bron die rechtstreeks bevat wat u nodig hebt. Gebruik **Applications** voor beweging
in de pipeline, **Placements** voor afgeronde plaatsingen en **Notes** voor activiteit die
uw team met consistente notitielabels registreert.
Rapporteert uw team over gesprekken, klantmeetings of referenties via notities, spreek dan
eerst een beperkte set notitielabels af. Consistente labels maken die activiteiten veel
makkelijker om correct te tellen.
### 2.3 Een type insight en een visualisatie kiezen
Het type insight bepaalt hoe Spott de geselecteerde gegevens meet:
* **Pivot:** splits een metriek uit over een ander veld, zoals vacatures per fase, per bedrijf
of per teamlid.
* **Historical values:** volg hoe een metriek door de tijd evolueert.
* **Funnel:** zie hoe records van de ene fase in de pipeline naar de volgende doorstromen.
* **Time in stage:** meet hoe lang records in elke fase blijven staan.
Welke types insight beschikbaar zijn, hangt af van de gegevensbron. **Funnel** en **Time in
stage** hebben fasegegevens nodig en verschijnen dus bij bronnen met fases, zoals
**Applications** en **Jobs**. Bronnen zonder fases, zoals Candidates, gebruiken **Pivot** en
**Historical values**.
Toon het resultaat als een **Bar**-, **Line**- of **Pie**-grafiek, als een **Table**, of als
één groot cijfer met **Single metric**.
### 2.4 Metrieken, filters, groepering en targets toevoegen
Rond het insight af door precies te bepalen wat het telt en welke records meetellen:
* **Metrics:** wat het insight telt. Kies **Add metric** om meerdere maatstaven in hetzelfde
insight te vergelijken.
* **Filters:** kies **Add filter** om dit insight te verfijnen op kenmerken, eigen kenmerken,
team, teamlid of een eigen periode. Anders dan de periodekiezer voor het hele rapport geldt
dit filter alleen voor dit insight.
* **Group by:** splits het resultaat bij een Pivot-insight uit over een kenmerk zoals fase,
bedrijf of teamlid.
* **Target:** zet een target aan en geef een getal in om de voortgang naar een doel te tonen,
en wanneer het bereikt is.
Houd elk insight bij één vraag. Heeft een grafiek filters of maatstaven nodig die niets met
elkaar te maken hebben om steek te houden, bouw er dan een tweede insight bij.
### 2.5 Een insight bewerken, dupliceren, exporteren of verwijderen
Open het menu **⋮** op een insight om:
* **Edit:** de bron, metrieken, filters, groepering, target of visualisatie te wijzigen.
* **Duplicate:** het insight als vertrekpunt voor een gelijkaardige vraag te gebruiken.
* **Export as Excel:** de gegevens van de grafiek te downloaden, eventueel met **Include
drilldown data** om de onderliggende records mee te nemen.
* **Delete:** het insight uit het rapport te halen.
Rapporten werken op live gegevens, maar kunnen momenteel niet ingepland of automatisch
gemaild worden.
Gegevensbronnen, types insight, metrieken, filters, groepering, targets en exports.
Het overzicht Reports, de kant-en-klare rapporten, drill-downs en zichtbaarheid.
Bepaal welke rollen rapporten mogen bekijken, beheren en exporteren.
## 3. Voorbeeldrapporten als vertrekpunt gebruiken
Deze voorbeelden tonen het soort vraag dat een gericht rapport kan beantwoorden. Pas de
insights aan naar de gegevens en de targets die voor uw team van belang zijn.
### 3.1 Kandidatenrapport
Gebruik een kandidatenrapport om de samenstelling en de huidige status van uw databank te
begrijpen:
* **Beschikbaarheid:** hoeveel kandidaten nu of later beschikbaar zijn.
* **Opleiding:** kandidaten vergeleken op opleidingsniveau.
* **Type tewerkstelling:** het soort werk dat kandidaten zoeken.
### 3.2 Rapport over teamprestaties
Gebruik een gebruikersrapport om de productiviteit van individuen en van het team te
vergelijken:
* **Geregistreerde activiteit:** notities en sollicitaties aangemaakt per gebruiker.
* **Meetings:** hoeveel meetings het team elke week houdt.
* **Commerciële output:** omzet uit plaatsingen en aangemaakte vacatures.
Een **Pivot**-insight gegroepeerd op gebruiker geeft u de tabel hierboven: één rij per
persoon, en een kolom **Current** en **Target** per metriek. Waar een target ingesteld is,
toont de cel de voortgang ertegenover en kleurt ze mee, zodat u in één oogopslag ziet wie
voorop loopt en wie achterblijft. Metrieken zonder target tonen gewoon een streepje.
Onder de tabel draagt hetzelfde recordtype grafieken voor de commerciële output:
fee-inkomsten en aangemaakte vacatures per gebruiker, verstuurde speculatieve cv's, en een
kaart **Single metric** voor het totale aantal cv's dat het team verstuurde.
### 3.3 Klantenrapport
Gebruik een bedrijvenrapport om de omvang van uw klantenbestand te begrijpen, en om te zien
waar bedrijven in uw commerciële pipeline staan.
### 3.4 Funnelrapport over sollicitaties
Gebruik een sollicitatierapport om te zien hoeveel kandidaten er in elke fase van een
bepaalde vacature zitten, en hoe lang ze daar blijven. Zo vindt u de fases waar sollicitaties
vertragen of afhaken.
## Nu is het aan u
* [ ] Maak een rapport over **kandidaten**, met twee insights
* [ ] Maak een rapport over **sollicitaties**, met twee insights
* [ ] Maak een rapport over **plaatsingen**, met twee insights
Bouw de gewoontes op die uw gegevens in Spott mettertijd nuttiger maken.