> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Vacatures beheren
> Maak vacatures aan, bepaal wie u zoekt, vind kandidaten met AI en stuur de pipeline tot aan de plaatsing.
In dit onderdeel leert u vacatures terugvinden en aanmaken, elke functie scherp stellen,
AI-matching gebruiken, kandidaten door de pipeline sturen, sollicitaties aantrekken en de
voortgang met klanten delen.
1. [Vacatures zoeken en filteren, aanmaken of importeren](#1-vacatures-zoeken-en-filteren-aanmaken-of-importeren)
2. [Bepaal wie u zoekt in het tabblad Overview](#2-bepaal-wie-u-zoekt-in-het-tabblad-overview)
3. [De juiste kandidaten vinden met AI](#3-de-juiste-kandidaten-vinden-met-ai)
4. [De vacaturepipeline begrijpen](#4-de-vacaturepipeline-begrijpen)
5. [Campagnes of advertenties opzetten om kandidaten aan te trekken](#5-campagnes-of-advertenties-opzetten-om-kandidaten-aan-te-trekken)
6. [Klanten eenvoudig laten meekijken met het Company Portal](#6-klanten-eenvoudig-laten-meekijken-met-het-company-portal)
Klik op **Jobs** in de navigatiebalk links om de pagina Jobs te openen.
## 1. Vacatures zoeken en filteren, aanmaken of importeren
Op de pagina **Jobs** zoekt en filtert u naar elke bestaande functie, en maakt of importeert
u de functies die er nog niet zijn.
### 1.1 Vacatures terugvinden in de database
Er zijn twee manieren om de vacature te vinden die u zoekt: de zoekbalk en de filters.
Gebruik de **zoekbalk** bovenaan de pagina Jobs om vacatures te vinden op basis van tekst uit
hun velden. Voor een preciezere zoekopdracht zet u exacte zinsdelen tussen dubbele
aanhalingstekens en combineert u ze met **AND**, **OR** of **NOT**.
Klik op **Filters** wanneer u de database wilt beperken op basis van specifieke
vacaturegegevens:
* **Status:** vind vacatures in een bepaalde fase.
* **Locatie en bedrijf:** focus op functies voor een bepaalde plaats of klant.
* **Gebruikers en team:** vind vacatures waarvan bepaalde collega's eigenaar zijn of
waaraan zij meewerken.
* **Datums:** beperk op aanmaak-, start-, eind- of volgendetaakdatum.
* **Tewerkstellingsgegevens:** filter op locatietype of contracttype.
* **Aangepaste velden:** gebruik de criteria die voor uw workspace zijn aangemaakt.
U kunt de database ook sorteren op velden als vacaturenaam, bedrijf, status, datums,
contracttype, locatietype of de vervaldatum van de volgende taak.
### 1.2 Een vacatureweergave bewaren
Wissel tussen de weergave **List** en **Board**, afhankelijk van hoe u de database wilt
doornemen. Dezelfde filters en sortering werken in beide indelingen.
Om de opzet als weergave te bewaren, klikt u rechtsboven op de naam van de huidige weergave,
bijvoorbeeld **Default view**, en kiest u **+ Create new view**. Geef de weergave een naam en
bewaar ze, zodat u later naar dezelfde filters, sortering en kolommen kunt terugkeren.
### 1.3 Een vacature handmatig aanmaken
Klik rechtsboven op de pagina Jobs op **Add job** om een functie van nul op te bouwen. Vul de
functietitel, het bedrijf en de status in, en voeg daarna alle beschikbare details toe zoals
contracttype, locatietype, salarisvork, omschrijving en klantcontacten.
Klik op **Create job** om de functie aan de lijst Jobs toe te voegen, en klik daarna op de
titel om het tabblad **Overview** te openen.
### 1.4 Een bestaande vacaturepublicatie importeren
Staat de vacature al online, importeer ze dan in plaats van ze opnieuw in te tikken. Gebruik
in het venster **Add new job** de optie **Import from URL** om de link naar een publieke
vacature te plakken, of gebruik de [browserextensie](/nl/docs/settings/chrome-extension) om de
publicatie te importeren vanaf de pagina die u bekijkt.
Spott vult de velden van de vacature op basis van de publicatie, en u kunt de informatie
nakijken of aanpassen voordat u verdergaat.
Filters, lijst- en bordweergave, en bewaarde weergaven.
Een vacature handmatig aanmaken, vanaf een URL of via import.
## 2. Bepaal wie u zoekt in het tabblad Overview
Op het tabblad **Overview** maakt u van een nieuw vacaturerecord een duidelijke briefing die
zowel uw team als de AI van Spott kan gebruiken.
### 2.1 De vacature in de juiste volgorde opbouwen
Klik vanaf de pagina Jobs op de vacaturetitel om het tabblad **Overview** te openen. Doorloop
de opbouw in deze volgorde, zodat elke stap de volgende genoeg context geeft:
1. **Bestanden en notities:** voeg het functiedocument van de klant toe en koppel de
briefing- of intakenotities aan de vacature.
2. **Details genereren:** klik op **Regenerate details** om de vacature-informatie op te
stellen of te verbeteren op basis van het gekoppelde materiaal.
3. **Details en fees:** bevestig de vereisten, locaties, verloning en de afgesproken
feestructuur.
4. **Klantcontacten:** koppel de mensen die bij de functie betrokken zijn.
5. **Scorecard:** stel het beoordelingssjabloon handmatig op, of genereer het uit de
sourcingcriteria.
6. **Ask AI:** stel vragen zodra het vacaturerecord de context bevat die de AI nodig heeft.
Notities worden niet automatisch aan een vacature gekoppeld. Open de betreffende notitie en
koppel ze aan de vacature, zodat ze op het record verschijnt en als AI-context beschikbaar
wordt.
### 2.2 Het zijpaneel gebruiken tijdens het opbouwen
Gebruik **Details** in het zijpaneel om de velden van de vacature na te kijken, opvolgtaken
aan te maken en een scorecard te genereren. Open **Ask AI** wanneer u een antwoord nodig hebt
op basis van de details, notities, bijlagen en sourcingcriteria van de vacature.
De sourcingcriteria op het tabblad Overview voeden de AI-matching, dus maak de harde
vereisten en de gewenste eigenschappen zo specifiek mogelijk.
Het opbouwproces in zes stappen: bestanden en notities, details, fees, contacten en de scorecard.
## 3. De juiste kandidaten vinden met AI
Zodra de briefing van de vacature volledig is, gebruikt u **Matching** om nieuwe kandidaten
te vinden van wie het profiel bij de functie past.
### 3.1 Een zoekopdracht uitvoeren
Open de vacature, kies **Matching** en klik op **Start new job search**. Spott zet de
omschrijving, de notities en de sourcingcriteria van de vacature om in voorgestelde
prefilters en criteria.
Neem ze door via **Edit criteria**, pas aan wat nodig is, en klik daarna op **Run search**.
Matching zoekt naar nieuwe kandidaten en laat iedereen weg die al in de pipeline van de
vacature zit. Gebruik het tabblad **Candidates** om de mensen te bekijken die al aan de
functie gekoppeld zijn.
### 3.2 Prefilters en criteria correct gebruiken
Spott gebruikt prefilters en criteria voor verschillende delen van de zoekopdracht:
* **Prefilters** zijn harde vereisten waaraan een kandidaat moet voldoen voordat Spott hem
of haar rangschikt, zoals functietitel, studierichting, trefwoorden of jaren ervaring.
* **Criteria** zijn eigenschappen in gewone taal waarmee de overblijvende kandidaten worden
gerangschikt, bijvoorbeeld "Frans op professioneel niveau".
Gebruik **Match all filters** om elke prefilter te verplichten, of zet die optie uit wanneer
kandidaten aan een willekeurige prefilter mogen voldoen. Spott toont hoeveel kandidaten door
de filters raken, zodat u ze kunt verruimen als de pool te klein is.
Criteria zijn genummerd volgens prioriteit: wie hoger in de lijst staat, weegt zwaarder door
in de matchscore. Versleep een criterium om de volgorde te wijzigen, klik op **×** om het te
verwijderen, of kies **Add criteria** om er een toe te voegen.
Gebruik prefilters voor de vereisten die absoluut moeten kloppen, en criteria voor de
eigenschappen die u wilt vergelijken. Trefwoorden horen bij de prefilters thuis, niet als
een apart criterium.
### 3.3 De resultaten beoordelen en opvolgen
Begin bij de kandidaten met de hoogste matchscores. Klik op een score om de redenering van
Spott te lezen, en open het kandidatenprofiel voordat u beslist.
Matchscores beoordelen alleen de AI-criteria. Elke kandidaat in de resultaten is al door de
prefilters geraakt, ook wie een zwakke score heeft.
Vanuit de resultaten kunt u:
* **Kandidaten beoordelen:** vergelijk hun totaalscore en hun beoordeling per criterium.
* **Sterke matches toevoegen:** zet geschikte kandidaten in de pipeline van de vacature.
* **De zoekopdracht verfijnen:** pas de prefilters of criteria aan en voer ze opnieuw uit.
* **De indeling wijzigen:** gebruik de kaartweergave om grondiger te lezen, of de
tabelweergave om sneller te vergelijken.
Gebruik **Search history** om een eerdere zoekopdracht opnieuw te openen in plaats van ze
opnieuw op te bouwen.
Kaart- en tabelweergave, zoekgeschiedenis en een zoekopdracht delen.
## 4. De vacaturepipeline begrijpen
Het tabblad **Candidates** toont iedereen die aan de vacature gekoppeld is, en waar elke
persoon zich in het wervingsproces bevindt.
### 4.1 De pipeline doornemen
Open een vacature en kies **Candidates**. Gebruik de **Board view** om kandidatenkaarten
visueel doorheen de fases te verplaatsen, of de **List view** wanneer u een sorteerbare en
filterbare tabel nodig hebt.
Sleep een kaart om een kandidaat tussen fases te verplaatsen, of laat ze in de groep met
afgewezen kandidaten vallen om de kandidaat in zijn huidige fase af te wijzen. Zo blijft de
rapportering over conversie per fase correct, zonder dat u een aparte afwijzingsfase nodig
hebt.
Vink meerdere kandidaten aan wanneer u op allemaal dezelfde actie wilt uitvoeren. U kunt:
* **De pipeline bijwerken:** kandidaten naar een fase verplaatsen, hun label wijzigen of ze
afwijzen.
* **Kandidaten ordenen:** ze aan een andere vacature of aan een lijst toevoegen.
* **Kandidaten contacteren:** een e-mail sturen, ze voorstellen of ze inschrijven in een
[campagne](/nl/docs/outreach/campaigns).
* **Delen met de klant:** ze publiceren op het Company Portal.
Pipelinefases worden voor de hele workspace geconfigureerd en niet per vacature. Om ze te
wijzigen opent u **Settings → Stages**, en houd er rekening mee dat de wijziging geldt voor
elke vacature die die pipeline gebruikt.
### 4.2 Kandidaten aan een fase toevoegen
Klik op **+** bij de fase waar de kandidaat moet starten. Zoek een bestaande kandidaat, of
kies **Upload CV** om een nieuwe aan te maken, en klik daarna op **Add to job**.
### 4.3 Werken vanuit het sollicitatierecord
Klik op een kandidatenkaart om de sollicitatie te openen die deze persoon met deze vacature
verbindt. De sollicitatie bevat het activiteitenoverzicht, de interne conversatie van uw
team, Ask AI, scorecards, meetings en snelle acties voor de volgende stap.
Vanuit de sollicitatie kunt u een e-mail sturen, een notitie of een scorecard toevoegen, de
kandidaat voorstellen, hem of haar op het Company Portal publiceren, of hem of haar als
afgewezen of geplaatst markeren.
Een kandidaat wordt pas als geplaatst gemarkeerd zodra u de verplichte gegevens van de
plaatsing hebt ingevuld, inclusief de feegegevens en de feeverdelingen.
Kaarten, weergave-instellingen en bulkacties.
Geplande meetings, interviewknoppen en de interne conversatie.
## 5. Campagnes of advertenties opzetten om kandidaten aan te trekken
Gebruik campagnes om mensen te benaderen die al in uw database zitten, of adverteer de
vacature publiek wanneer u wilt dat kandidaten zelf solliciteren.
### 5.1 Een campagne voor de vacature aanmaken
Zijn campagnes voor uw workspace ingeschakeld, gebruik dan het tabblad **Campaigns** van de
vacature om geselecteerde profielen in te schrijven in een reeks berichten en herinneringen.
U kunt campagnes ook aanmaken en beheren via **Campaigns** in de navigatiebalk links.
### 5.2 De vacaturetekst schrijven of genereren
Open de vacature en kies **Advertising**. Schrijf of plak de vacaturetekst, of klik op
**Generate job description** om ze met AI op te stellen uit de details van de vacature.
Gebruik **Ask AI** in het zijpaneel om de toon, de vereisten, de lengte of de taal te
verfijnen voordat u publiceert.
### 5.3 Kiezen waar u publiceert
Het jobboard van Spott toont uw openstaande functies online en ontvangt sollicitaties
rechtstreeks in Spott. In het paneel aan de rechterkant:
* Zet de schakelaar **Spott job board** op **Open** om de vacature te publiceren. U kunt
ze op elk moment terug op **Closed** zetten.
* Kies de **fase voor binnenkomende sollicitaties** waarin nieuwe kandidaten moeten
belanden.
* Gebruik **Preview** om de publicatie te zien zoals kandidaten ze krijgen, en **Copy
link** om de sollicitatielink te delen.
Koppel een bestaande vacature van LinkedIn Recruiter zodat de sollicitanten ervan in
Spott binnenkomen. Zie
[een LinkedIn-vacature koppelen](/nl/docs/jobs/linkedin-job-posting).
Met een multiposterintegratie ingeschakeld verspreidt u de vacature in één keer naar veel
jobboards:
* [Broadbean](/nl/docs/integrations/broadbean)
* [Idibu](/nl/docs/integrations/idibu)
* [VDAB](/nl/docs/integrations/vdab), voor het Vlaamse publieke jobboard
Multiposting verloopt via **uw eigen commerciële account** bij de multiposter.
Publicatiecredits, tarieven per board en prijzen regelt u met de multiposter, niet met
Spott.
Een vacature sluiten in Spott sluit de gepubliceerde advertenties niet. Sluit elke
advertentie afzonderlijk, of stel een automatisering in, zodat een ingevulde functie geen
sollicitaties meer ontvangt.
### 5.4 Binnenkomende sollicitaties beoordelen
Open het tabblad **Inbound** van de vacature om de mensen te bekijken die via het jobboard
van Spott, via LinkedIn of via een multiposter solliciteerden. Spott koppelt elke sollicitatie
aan de vacature, verrijkt de kandidatengegevens en zet de persoon klaar ter beoordeling.
Per sollicitant kunt u:
* **De AI-score bekijken:** open de score om de beoordeling per criterium te zien.
* **De kandidaat aanvaarden:** verplaats een of meer sollicitanten naar de pipelinefase van
uw keuze.
* **De kandidaat afwijzen:** wijs de sollicitatie af en kies of u het databaserecord van de
kandidaat behoudt of verwijdert.
Wilt u iemand afwijzen en tegelijk mailen, klik dan eerst op **Send email** en gebruik de
afwijzingsschakelaar in de berichtcomposer. Zo sluit u de sollicitatie af en verstuurt u de
uitleg in één beweging.
Een binnenkomende sollicitant krijgt pas een matchscore nadat u een zoekopdracht op de
vacature hebt uitgevoerd.
Het jobboard, de huisstijl en waar de publicatie verschijnt.
Beoordelen, aanvaarden en afwijzen, inclusief afwijzingsmails.
## 6. Klanten eenvoudig laten meekijken met het Company Portal
Het **Company Portal** geeft geselecteerde klantcontacten een beveiligd overzicht in real
time van de kandidaten die u wilt delen.
### 6.1 Kandidaten op het portaal publiceren
Open de vacature en kies **Company Portal**. Publiceer één kandidaat met **Publish on
portal**, of selecteer meerdere kandidaten in de pipeline en kies **Add to company portal**.
Wilt u dat kandidaten automatisch verschijnen, zet dan **Show all candidates in real time**
aan en kies welke pipelinefases naar het portaal publiceren.
### 6.2 Klanttoegang instellen
Gebruik het paneel aan de rechterkant om het portaal te openen of te sluiten, klantcontacten
uit te nodigen, hun ervaring te bekijken en te kiezen welke kandidaatvelden zij te zien
krijgen.
Alleen contactpersonen die geregistreerd staan bij het bedrijf van de vacature kunnen voor
het Company Portal ervan worden uitgenodigd.
Klanten kunnen kandidaten bekijken, commentaar geven en een interview aanvragen. Ze kunnen
kandidaten niet tussen fases verplaatsen, ze niet afwijzen en geen bestanden in bulk
exporteren.
### 6.3 Feedback van klanten opvolgen
Open **Activity** binnen het Company Portal voor een doorlopend logboek van wat uw klant
deed: wie voor het portaal werd uitgenodigd, bij welke kandidaat er commentaar werd
achtergelaten en wat er gezegd werd, en welke indruk er bij een kandidaat werd genoteerd.
Het overzicht registreert wat een klant **doet**, niet wat hij bekijkt. Er is geen
aanduiding of een bepaald profiel geopend werd, dus een kandidaat zonder commentaar en
zonder score werd niet noodzakelijk overgeslagen.
Het vacaturerecord houdt ook zijn **Files**, **Notes**, **Tasks** en **Communication** naast
het portaal bij, zodat de interne context aan dezelfde functie gekoppeld blijft.
Contactpersonen uitnodigen, wat klanten kunnen doen en activiteit opvolgen.
## Nu is het aan u
* [ ] Maak een **vacatureweergave** met twee filters
* [ ] Maak een **nieuwe vacature** aan
* [ ] Laat de **Note Taker** aansluiten bij een briefinggesprek, of voeg briefingnotities toe aan de vacature
* [ ] **Genereer details** en een vacaturetekst met AI
* [ ] **Publiceer de vacature** op het portaal
* [ ] Pas **AI-matching** toe op uw kandidaten en voeg één harde filter toe
* [ ] **Voeg kandidaten toe** aan de vacaturepipeline
Bedrijven, contactpersonen en business development.