> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Kandidaten beheren
> Krijg kandidaten in Spott, vind ze terug, houd hun fiche actueel en stel ze voor aan een klant.
In dit onderdeel leert u hoe u nieuwe kandidaten in Spott krijgt, hoe u ze terugvindt in uw
database en weergaven opbouwt waar u naar terugkeert, hoe u een kandidaatprofiel leest en
onderhoudt zodat alles over een persoon op één plek blijft, en hoe u contact opneemt en iemand
voorstelt voor een vacature.
1. [De kandidaten sourcen die u nodig hebt](#1-de-kandidaten-sourcen-die-u-nodig-hebt)
2. [De kandidaten vinden die u nodig hebt](#2-de-kandidaten-vinden-die-u-nodig-hebt)
3. [Uw weg vinden in een kandidaatprofiel](#3-uw-weg-vinden-in-een-kandidaatprofiel)
4. [Het volledige beeld van één kandidaat krijgen](#4-het-volledige-beeld-van-één-kandidaat-krijgen)
5. [Een profiel actueel houden](#5-een-profiel-actueel-houden)
6. [Contact opnemen](#6-contact-opnemen)
7. [Een kandidaat voorstellen voor een vacature](#7-een-kandidaat-voorstellen-voor-een-vacature)
Kies **Candidates** in de navigatiebalk links om uw volledige database te bekijken.
Spott → Dashboard → Candidates
### 1.1 Kandidaten handmatig toevoegen
Voeg één kandidaat per keer toe door de gegevens rechtstreeks in te vullen. Ideaal voor losse
toevoegingen waarbij u de fiche volledig in de hand wilt houden.
Candidates → Add candidates → Add manually
### 1.2 Kandidaten toevoegen via cv-upload
Upload cv's in bulk en laat Spott de gegevens van de kandidaat eruit halen, zonder dat u iets
moet intypen.
Candidates → Add candidate → Upload → Select files
U kunt **tot 1.000 cv's tegelijk** uploaden. Boven de 20 cv's is er geen controlestap.
Dubbele fiches worden in het rood gemarkeerd, en u beslist zelf of u ze toch aanmaakt.
Hoe Spott dubbels opspoort, en hoe u twee fiches tot één samenvoegt.
### 1.3 Kandidaten toevoegen door cv's door te sturen
Komen er al cv's binnen in uw mailbox? Stuur ze door naar Spott en sla het downloaden en
uploaden volledig over. De bijlage hoeft geen PDF te zijn, ook Word-documenten worden
uitgelezen.
Doorsturen naar [cv@spott.io](mailto:cv@spott.io)
Anders dan bij een upload via slepen en neerzetten is er geen scherm waarop u de uitgelezen
velden nakijkt voordat de fiche wordt aangemaakt, dus af en toe kan een detail gemist worden.
Spott antwoordt per e-mail wanneer er iets misloopt, bijvoorbeeld wanneer de mail zonder
bijlage binnenkwam.
De antwoorden die u kunt terugkrijgen, en hoe u elk ervan oplost.
### 1.4 Kandidaten toevoegen vanuit een CSV-bestand
Een andere manier om nieuwe kandidaten in Spott te krijgen is een CSV-bestand importeren. Dat
is de aangewezen weg voor een lijst die u al als rekenblad hebt, of voor een export uit het
systeem dat u achterlaat.
Velden koppelen, limieten, en wat een import wel en niet kan bijwerken.
### 1.5 LinkedIn-profielen importeren
Importeer leads of kandidaatprofielen van LinkedIn, Sales Navigator of Recruiter naar uw
Spott-database met de browserextensie. U importeert één profiel per keer, met het zijpaneel
open op het profiel dat u bekijkt. Mensen bewaren in een Recruiter-project brengt ze op zich
niet mee over.
Installeer ze, koppel ze en ontdek wat ze kan importeren. Alleen Chrome en Edge.
Elke manier om binnen te komen, als naslagwerk, inclusief wat elke methode voor u invult.
## 2. De kandidaten vinden die u nodig hebt
De pagina **Candidates** is uw database. Daar registreert, bewerkt en raadpleegt u
kandidaatgegevens, en onderneemt u met één klik actie op een kandidaat, zonder eerst het
profiel te openen.
### 2.1 De kandidatendatabase doorzoeken en filteren
De **zoekbalk** linksboven de kandidatentabel neemt namen en trefwoorden aan, en ondersteunt
volwaardige booleaanse zoekopdrachten met **AND**, **OR**, **NOT** en haakjes. Om iemand op
e-mailadres of telefoonnummer op te zoeken, gebruikt u de globale zoekfunctie (`⌘K` /
`Ctrl+K`).
De knop **Filters** opent gegroepeerde filters: functietitels, ervaringsniveau, werkverleden,
locatie, opleiding, verloning en uw eigen velden. Filters combineren met AND/OR-logica, of in
filtergroepen voor complexere zoekopdrachten.
Wilt u liever niet door de menu's werken, beschrijf dan uw ideale profiel in uw eigen woorden.
Spott zet die beschrijving voor u om in filters.
### 2.2 Uw tabelinstelling opslaan als weergave
Een **view** bewaart een volledige tabelinstelling: de filters, de sortering, welke kolommen
zichtbaar zijn, hun volgorde en hun breedte. Filtercombinaties die u vaak gebruikt, kunt u ook
opslaan als **preset filters** en met één klik opnieuw toepassen. Filters toepassen slaat ze
niet op, dus klik op **Save view** zodra de tabel eruitziet zoals u wilt.
Een **view** is dynamisch: de filters draaien opnieuw telkens wanneer u ze opent. Een
**list** blijft statisch tot u er zelf fiches aan toevoegt of uit verwijdert. Gebruik
weergaven voor "iedereen die aan deze criteria voldoet" en lijsten voor "deze specifieke
groep mensen".
### 2.3 Een diepere zoekopdracht uitvoeren via het tabblad Search
Wanneer filters niet volstaan, voert het tabblad **Search** een door AI gerangschikte
zoekopdracht uit over kandidaatprofielen, notities en cv-bijlagen. Beschrijf het profiel dat u
zoekt of verwijs naar een bestaande functiebeschrijving, en Spott stelt voorfilters en
rangschikkingscriteria voor die u kunt nakijken voordat de zoekopdracht loopt.
Gestructureerde filters, booleaanse zoekopdrachten, deep search en AI-zoekopdrachten.
Filters opslaan als weergave, en kolommen instellen.
## 3. Uw weg vinden in een kandidaatprofiel
Alles wat Spott over een persoon weet, staat op één profiel, dus het loont om de indeling te
kennen voordat u ermee aan de slag gaat. Open de pagina **Candidates** in het linkermenu en
klik op de naam van een kandidaat. De hoofding toont de naam, functie, het bedrijf en de
contactgegevens, en het profiel daaronder is opgedeeld in drie tabbladen:
* **Overview**: alle informatie over de persoon.
* **Candidate**: de sollicitaties, plaatsingen en matching.
* **Inbox**: de volledige berichtgeschiedenis, over alle kanalen heen.
### 3.1 Actie ondernemen vanuit de hoofding van het profiel
Rechtsboven op het profiel vindt u het **LinkedIn-profiel** van de kandidaat, de knop
**Present** om hem of haar aan een klant voor te stellen, en het menu **Actions**. Vanuit
Actions verstuurt u een e-mail of een agenda-uitnodiging, voegt u de kandidaat toe aan een
vacature of aan een lijst, maakt u een taak of een notitie aan, schrijft u de kandidaat in
voor een campagne, of voegt u twee personen samen.
### 3.2 Het zijpaneel gebruiken
Het tabblad **Overview** heeft links een rij subtabbladen en rechts een zijpaneel. Dat paneel
bevat **Details**, **Activity** en **Ask AI**, de drie dingen die u het vaakst nodig hebt
terwijl u een profiel leest.
Elke persoon bestaat maar **één keer** in Spott. Iemand kan een kandidaat zijn, een
contactpersoon bij een klant, of allebei, en de notities en geschiedenis blijven op dezelfde
fiche staan, ook als die persoon van bedrijf of functie verandert. De knop **Add as contact**
voegt de rol van contactpersoon toe aan diezelfde persoon. Er wordt geen kopie aangemaakt.
Elk tabblad op de fiche, uitgelegd.
Volg een kandidaat door de fases van een vacature.
## 4. Het volledige beeld van één kandidaat krijgen
Voordat u iemand belt of aan een klant voorstelt, brengt u zich hier op de hoogte: wat Spott
automatisch heeft opgepikt, wat uw collega's hebben genoteerd, en alles wat u nog wilt vragen.
### 4.1 De AI-samenvatting en de details bekijken
Het subtabblad **Summary** is uw vertrekpunt. Op basis van het volledige profiel toont het een
korte **AI-samenvatting** van de kandidaat, de **loonverwachtingen**, het **sentiment van de
kandidaat** uit recente gesprekken, de **komende afspraken**, plus **voorgestelde
veldwijzigingen** en **voorgestelde taken** die uit recente gesprekken, afspraken en notities
zijn opgepikt. Beweeg met de muis over een suggestie om te zien waarop ze gebaseerd is, en
aanvaard ze daarna of wijs ze af.
Het paneel **Details** rechts bevat de velden van de kandidaat: contactgegevens, locatie,
talen, beschikbaarheid, loonverwachting en de eigen velden die uw workspace gebruikt. Klik op
**Show all values** om elk veld te zien. De sollicitaties waarin de kandidaat momenteel zit,
staan op het tabblad **Candidate**.
### 4.2 De activiteitentijdlijn bekijken
**Activity** in het zijpaneel is een tijdlijn van alles wat er op de fiche gebeurd is, en van
wie het deed: **wijzigingen** aan velden, **notities**, **taken**, **afspraken**, **e-mails en
berichten**, **gesprekken**, **sollicitaties** inclusief wijzigingen van fase, en
**contacten**. Gebruik de knop **Filters** bovenaan de tijdlijn om alleen de gebeurtenissen te
tonen waarin u geïnteresseerd bent.
### 4.3 AI vragen stellen over de kandidaat
**Ask AI** is een persoonlijke assistent die het volledige profiel kent: details, ervaring,
notities, e-mails en sollicitaties. Stel vragen als "Vat de situatie met deze kandidaat samen",
"Geef me een overzicht van de sollicitaties" of "Wat moet ik nu doen met deze kandidaat?".
### 4.4 Notities lezen en toevoegen
Alle notities die aan de kandidaat gekoppeld zijn, verschijnen op het profiel, en ze dienen
meteen ook als context voor de AI-functies. U kunt op elk moment zelf notities aanmaken, en
notities en e-mails kunt u **vastzetten** in een zwevend venster dat op het scherm blijft
terwijl u door de rest van het profiel navigeert, wat handig is om notities te nemen tijdens
het lezen van een cv.
Staat de **Note Taker** aan, dan levert elke afspraak met de kandidaat automatisch een
notitie op, met een rechtstreekse link naar de opname en het volledige transcript.
Maak uw eigen velden aan, wijzig hun volgorde en kies welke standaard zichtbaar zijn.
Laat Spott deelnemen aan een afspraak en de notitie voor u schrijven.
## 5. Een profiel actueel houden
Een profiel is maar zoveel waard als het actueel is. Dit zijn de tabbladen waarin u werkt om de
geschiedenis, documenten en toestemmingen van een kandidaat kloppend te houden. Deze rondleiding
behandelt de subtabbladen voor bestanden, taken, toestemming en referenties, plus het
subtabblad Communication waar onderdeel 5 op verdergaat.
### 5.1 Ervaring en cv-gegevens bijwerken
Het subtabblad **Experience** toont de vaardigheden, werkervaring en opleiding van de kandidaat
met statistieken over de duur van elke functie, opgebouwd uit het cv, LinkedIn-updates en
andere bestanden. U kunt ook alles zelf invoeren of aanpassen. Staat er een cv op de fiche, zet
dan linksboven de schakelaar **Latest CV** aan om het cv-document zelf te lezen in plaats van
het uitgelezen profiel, zonder de fiche te verlaten.
De bedrijfsnamen in de werkervaring zijn aanklikbaar. Klikt u erop, dan opent een voorbeeld van
die werkgever met de omschrijving, de sector, het personeelsbestand door de jaren heen, de
financieringsrondes en de werknemers die u al in Spott hebt. Vanuit dat voorbeeld maakt **Add as
company** van de werkgever een klantfiche, wat handig is wanneer de huidige werkgever van een
kandidaat een prospect blijkt te zijn.
De knoppen bovenaan het tabblad houden het profiel fris: **Add note**, **Request updated CV** om
de kandidaat een link te sturen waarmee die zijn recentste cv kan uploaden, **Update with new
CV** om er zelf een nieuwer te uploaden, **Check for updates** om het profiel vanuit LinkedIn te
verversen, en **Generate CV** om een opgemaakt cv in het sjabloon van uw kantoor te maken.
**Update with new CV** vergelijkt het nieuwe document met het bestaande profiel en past alleen
toe wat gewijzigd is, zodat de correcties die u zelf hebt aangebracht niet overschreven
worden.
### 5.2 Bestanden beheren
Het subtabblad **Files** bevat alles wat aan de kandidaat is toegevoegd, te beginnen met het
cv. Klik op de drie puntjes naast een cv om er een opgemaakte versie van te maken, zodat elk cv
dat u met een klant deelt hetzelfde sjabloon volgt.
### 5.3 Taken rond een kandidaat opvolgen
Het subtabblad **Tasks** bevat de opvolgacties voor deze kandidaat. Wijs ze aan uzelf of aan een
collega toe, stel vervaldatums in en volg de afhandeling op.
### 5.4 Toestemming registreren
Het subtabblad **Consent** houdt de **toestemmingen** van de kandidaat bij, dus de GDPR en
andere compliancevereisten met type, bron en geldigheidsduur, en de **marketing-opt-outs**,
zodat de kandidaat uitgesloten kan worden van marketingmails. Het subtabblad verschijnt zodra
het bijhouden van toestemmingen voor uw workspace is ingeschakeld.
### 5.5 Referenties toevoegen
Op het subtabblad **References** noteert u de referenties van de kandidaat en voegt u per
referentie commentaar toe.
Ververs een fiche vanuit een nieuw cv of vanuit LinkedIn.
Registreer toestemmingen en volg de vervaldata op.
## 6. Contact opnemen
Alles wat u naar een kandidaat stuurt, vertrekt vanaf het profiel, zodat het gesprek en de
fiche op één plek blijven en uw collega's de geschiedenis kunnen zien.
### 6.1 Berichten sturen vanaf het kandidaatprofiel
Het subtabblad **Communication** bevat uw volledige berichtgeschiedenis met de kandidaat over
**e-mail**, **gekoppelde e-mails**, **WhatsApp** en **sms**, met de kanalen in een lijst aan de
linkerkant, opgesplitst in die van uw workspace en uw persoonlijke kanalen. U kunt van hieruit
antwoorden zonder het profiel te verlaten. De synchronisatie loopt in twee richtingen: berichten
die u buiten Spott verstuurt, duiken hier ook op, en omgekeerd. Voor de schermvullende versie
opent u het tabblad **Inbox**.
WhatsApp-gesprekken blijven privé per gebruiker, dus de WhatsApp-conversaties van een collega
zijn niet zichtbaar voor de rest van het team.
### 6.2 Een ontbrekend e-mailadres of telefoonnummer vinden
Wanneer de contactgegevens van een kandidaat onvolledig zijn, zoekt verrijking ze voor u op bij
meerdere dataleveranciers na elkaar. Open het profiel, klik op het lege veld voor e-mail of
telefoon, en gebruik de paarse knop **Enrich** die verschijnt.
De tabel Candidates doet hetzelfde in bulk: selecteer tot 1.000 personen met de vinkjes en
gebruik daarna het menu **Enrich** om persoonlijke e-mailadressen, werkadressen,
telefoonnummers, LinkedIn-URL's of een volledige profielupdate op te vragen. Verrijking wordt
per workspace ingeschakeld onder **Settings → Features**.
Credits worden alleen afgetrokken bij een geslaagde opzoeking, en de kostprijs verschilt: een
werkadres kost 1 credit, een persoonlijk e-mailadres 3, een telefoonnummer 10, een
LinkedIn-URL 1 en een profielupdate 5. Kijk de fiche na op gegevens die u al hebt voordat u
verrijking start.
Vind werkadressen en telefoonnummers, en ontdek wat het kost.
De schermvullende weergave van elk gesprek, over alle kanalen heen.
## 7. Een kandidaat voorstellen voor een vacature
Hier wordt het profiel een plaatsing: zoek de vacatures waarbij een kandidaat past en breng hem
of haar daarna onder de aandacht van de klant.
### 7.1 Een kandidaat aan een vacature matchen
Vanaf het profiel kunt u **vacatures zoeken die bij de kandidaat passen**, **gelijkaardige
kandidaten** zoeken om een shortlist te verbreden, **de kandidaat voorstellen** en nog veel meer
acties ondernemen.
### 7.2 Kandidaten aan een klant voorstellen
Met de knop **Present** rechtsboven stuurt u de kandidaat naar uw contactpersonen bij de klant
voor een bepaalde functie, met het cv of een gegenereerd rapport in bijlage. U kunt aan meerdere
contactpersonen tegelijk voorstellen, ofwel vanuit een contactenlijst, ofwel met de optie voor
bulkmail in het venster Present.
Selecteert u meerdere kandidaten, dan maakt **Generate Shortlist** één document voor de klant
dat de hele groep bestrijkt: een voorblad plus de individuele profielen, gegroepeerd per
bedrijf. Kies de vacature, het sjabloon, de taal en of u de kandidaten anonimiseert. Het draait
op de achtergrond, en zodra het klaar is kunt u het Word-document downloaden.
Stuur kandidaten naar een klant, apart of in bulk.
Volg een kandidaat door de fases van een vacature.
## Nu is het aan u
* [ ] Voeg kandidaten **handmatig** toe
* [ ] Voeg kandidaten toe via **cv-upload**
* [ ] Voeg kandidaten toe door **cv's per e-mail door te sturen**
* [ ] Voeg kandidaten toe vanuit een **CSV-bestand**
* [ ] Importeer **LinkedIn-profielen** in Spott
* [ ] Maak **één kandidaatweergave** met twee filters
* [ ] Open een kandidaat en schakel tussen de tabbladen **Overview**, **Candidate** en **Inbox**
* [ ] Stel **Ask AI** een vraag over een kandidaat
* [ ] Maak **één taak** aan, koppel er een bedrijf aan en wijs ze toe aan een collega
* [ ] Verstuur **één e-mail** vanaf het kandidaatprofiel
* [ ] Vind **één telefoonnummer of e-mailadres** met AI-verrijking
* [ ] **Stel een vacature voor** aan een kandidaat met behulp van AI
* [ ] Schrijf een kandidaat in voor een campagne met een **handmatige LinkedIn-stap**, open
daarna de taak die daaruit ontstaat en verstuur het bericht zelf vanuit LinkedIn
Die laatste zet mensen op het verkeerde been. Spott verstuurt of synchroniseert nooit
LinkedIn-berichten. Een handmatige LinkedIn-stap schrijft het bericht voor u en maakt een taak
aan, en die taak afvinken verstuurt niets: u verstuurt het nog steeds zelf vanuit LinkedIn.
Maak een vacature aan en laat kandidaten door de pijplijn lopen.