> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# QuickBooks

> Koppel QuickBooks Online om plaatsingen vanuit Spott te factureren, met pay codes, klanten en factuurstatus automatisch gesynchroniseerd.

Met de QuickBooks-integratie **maken uw consultants facturen voor plaatsingen rechtstreeks in
Spott** en sturen ze die naar QuickBooks Online. Uw financiële team verstuurt ze daarna zoals
gewoonlijk vanuit QuickBooks en registreert de betaling, en Spott volgt de status van elke
factuur op bij de plaatsing.

Met de integratie kunt u:

* **Uw producten en diensten uit QuickBooks als pay codes naar Spott synchroniseren**, zodat
  factuurregels dezelfde codes en omschrijvingen gebruiken als in QuickBooks.
* **Een bedrijf in Spott één keer aan zijn QuickBooks-klant koppelen**, of de klant vanuit
  Spott aanmaken, zodat elke volgende factuur naar de juiste facturatie-entiteit gaat.
* **Facturen maken** vanuit contingent-, contract- en retained plaatsingen, ook facturen op
  basis van goedgekeurde timesheets.
* **In één oogopslag zien** welke plaatsingen gefactureerd zijn, welke facturen nog openstaan
  en welke betaald zijn.

> [!NOTE]
>
> Facturen uit Spott worden niet als concept aangemaakt. Ze komen in QuickBooks aan als
> openstaande facturen, klaar om te versturen, en staan in Spott op **Authorised**. U kunt ze
> vanuit Spott nog altijd bewerken.

Deze pagina behandelt het instellen van de integratie. Het maken van facturen en het
opvolgen van hun status zodra ze in QuickBooks staan, vindt u op
[Factureren met QuickBooks](https://docs.spott.io/nl/docs/integrations/quickbooks-invoicing.md). Facturen versturen
en afletteren gebeurt in QuickBooks, niet in Spott.

## Voordat u begint

Controleer of deze dingen in orde zijn voordat uw team zijn eerste factuur maakt:

* **Een Spott-admin heeft QuickBooks gekoppeld.** Dat gebeurt één keer voor de hele
  workspace, met één QuickBooks-bedrijf of meerdere.
* **Uw producten en diensten zijn ingesteld in QuickBooks.** Spott importeert ze als pay
  codes, met hun namen en omschrijvingen.
* **Automatically send imported invoices staat uit in QuickBooks.** Staat die instelling aan,
  dan mailt QuickBooks elke factuur uit Spott naar de klant zodra ze binnenkomt. U vindt ze in
  QuickBooks onder **Settings → Account and settings → Sales → Invoice payments**.

## Uw QuickBooks-bedrijven koppelen

1. Ga naar **Settings → Integrations** en kies **QuickBooks**.
2. Klik op **Connect** en meld u aan met uw Intuit-account.
3. Kies onder **Please select your company** het QuickBooks-bedrijf dat u wilt koppelen en
   klik op **Connect** om Spott er toegang toe te geven. Spott toont
   **Successfully connected!** en brengt u terug. Het bedrijf verschijnt als uw
   **Primary company**.
4. Om nog een bedrijf te koppelen, bijvoorbeeld een tweede juridische entiteit, klikt u op
   **Connect another company** en kiest u het op dezelfde manier. Het verschijnt als
   **Connected company**.

Elk bedrijf heeft een eigen rij, met zijn naam en **Connected**.

![De QuickBooks-integratiepagina met drie gekoppelde bedrijven, een primair bedrijf en twee andere, de knop Connect another company en Manage pay codes](https://mintcdn.com/spott-docs/0_dAphR9fauZYMnj/images/integrations/quickbooks-connected.webp?fit=max\&auto=format\&n=0_dAphR9fauZYMnj\&q=85\&s=7fd5ce615d866aaf2f3999b9fd4a25de)

> [!NOTE]
>
> Alleen workspace-admins kunnen deze integratie koppelen. Een QuickBooks Online-account is
> vereist.

QuickBooks-bedrijven zijn in Spott niet verbonden aan een merk, entiteit of kantoor. Elke
factuur gaat naar het QuickBooks-bedrijf dat u kiest wanneer u de factuur maakt, zoals
beschreven in
[Factureren met QuickBooks](https://docs.spott.io/nl/docs/integrations/quickbooks-invoicing.md#een-contingent-plaatsing-factureren).

### Een bedrijf ontkoppelen

Open op de QuickBooks-integratiepagina het keuzemenu naast **Connected** op de rij van het
bedrijf en klik op **Disconnect**. Alleen dat bedrijf wordt ontkoppeld; de andere blijven
gekoppeld. Zijn facturen, klantkoppelingen en pay codes blijven bewaard, maar zijn pas weer
bruikbaar als u het opnieuw koppelt.

Het primaire bedrijf is altijd het bedrijf dat als eerste gekoppeld werd. Ontkoppelt u het,
dan wordt het oudste resterende bedrijf primair. Wordt de verbinding aan de kant van
QuickBooks verbroken, klik dan op **Reconnect** op de rij van het bedrijf.

## Pay codes synchroniseren vanuit QuickBooks

Pay codes zijn de items die u factureert, zoals een fee voor een vaste plaatsing of een
uurtarief voor ontwikkeling. Ze komen uit uw producten en diensten in QuickBooks.

1. Open op de QuickBooks-integratiepagina **Manage pay codes**. U kunt ook naar
   **Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes** gaan.
2. Klik naast **Sync pay codes: Import the latest item codes from QuickBooks** op **Sync**.
   Zijn er meerdere bedrijven gekoppeld, dan importeert dit uit allemaal tegelijk, en is de
   lijst gegroepeerd per bedrijf.
3. Geïmporteerde codes verschijnen in de lijst onder hun QuickBooks-bedrijf, samen met hun
   omschrijving.

Is ook Xero gekoppeld, dan heeft de pagina Pay Codes een aparte rij **Sync pay codes** per
provider.

Synchroniseer opnieuw telkens uw financiële team producten en diensten in QuickBooks
toevoegt of wijzigt. De synchronisatie werkt **in één richting**: wijzigingen in QuickBooks
komen naar Spott, maar pay codes die u in Spott aanmaakt, worden niet naar QuickBooks
gestuurd.

Een code bestaat maar één keer in uw workspace. Hebben twee bedrijven allebei een product of
dienst met dezelfde code, dan houdt Spott één gedeelde pay code bij, met één omschrijving,
gekoppeld aan beide.

> [!TIP]
>
> U kunt pay codes ook rechtstreeks in Spott aanmaken met **Create pay code**. Die dienen
> alleen om op te volgen, bijvoorbeeld als u QuickBooks niet gebruikt. Gebruik
> QuickBooks-pay codes voor alles wat u via QuickBooks factureert.

### Een Spott-pay code naar QuickBooks verhuizen

Hebt u een pay code in Spott aangemaakt en wilt u die nu via QuickBooks factureren:

1. Maak in QuickBooks een product of dienst aan waarvan de naam **exact** overeenkomt met de
   pay code in Spott, inclusief hoofdletters en spaties. `OT` en `ot` gelden als
   verschillende codes.
2. Klik terug in Spott opnieuw op **Sync**.

Spott koppelt de twee, en de pay code verhuist naar zijn QuickBooks-bedrijf. Rate cards en
timesheets die hem al gebruiken, blijven gewoon werken.

### Omschrijvingssjablonen

De omschrijving van een pay code wordt de regelomschrijving op de factuur. In plaats van vaste
tekst kunt u ze schrijven als een sjabloon dat gegevens uit de plaatsing invult. Dat werkt
voor elke pay code, ook voor codes die uit QuickBooks gesynchroniseerd zijn: open een
QuickBooks-pay code in Spott en voeg variabelen toe aan de omschrijving.

1. Open een pay code en klik in het veld **Description**.
2. Typ `{` en kies een plaatsingsvariabele, zoals voornaam, achternaam, bedrijf of
   startdatum.

Zo wordt `Placement of { First name } { Last name } at { Company }, starting { Start date }`
op de factuur *Plaatsing van John Doe bij Acme, vanaf 2024-02-01*.

* Alleen **plaatsingsvariabelen** kunnen gebruikt worden.
* Een omschrijving zonder variabelen wordt gebruikt zoals ze geschreven is.
* Dekt één factuur meerdere plaatsingen, dan kunnen de variabelen niet ingevuld worden en
  staat er op de regel **N/A**. Pas die regel met de hand aan voordat u de factuur verstuurt.

> [!NOTE]
>
> Uw sjabloon wordt alleen in Spott bewaard; het product of de dienst in QuickBooks houdt zijn
> eigen omschrijving. Zodra u de omschrijving van een pay code in Spott bewerkt, overschrijft
> de synchronisatie vanuit QuickBooks die niet meer. Wilt u terug naar de omschrijving uit
> QuickBooks, maak het veld dan leeg en synchroniseer opnieuw.

## Bedrijven aan QuickBooks-klanten koppelen

Elk bedrijf in Spott wordt gefactureerd via een QuickBooks-klant. U kunt de koppeling vooraf
leggen vanuit het bedrijfsrecord, of de eerste keer dat u dat bedrijf factureert. Zijn er
meerdere QuickBooks-bedrijven gekoppeld, dan kan een bedrijf in Spott in elk daarvan één
QuickBooks-klant hebben.

Zo legt u de koppeling vanuit het bedrijfsrecord:

1. Open het bedrijf in Spott en klik op **External Links**.
2. Klik op de **+** naast **QuickBooks**.
3. Zijn er meerdere bedrijven gekoppeld, kies dan het **QuickBooks company**. Het primaire
   bedrijf is vooraf geselecteerd.
4. Kies de **QuickBooks customer** in het keuzemenu.

Bestaat de klant nog niet in QuickBooks, kies dan **Create QuickBooks customer** wanneer u de
factuur maakt.

Zodra de koppeling gelegd is, gaat elke factuur aan dat bedrijf binnen dat QuickBooks-bedrijf
naar dezelfde klant, en krijgt u de vraag niet opnieuw. Anders dan bij Xero kan de koppeling
ongedaan gemaakt worden: ontkoppel ze met de knop **External Links** op de bedrijfspagina.

> [card] [Maak uw eerste factuur](https://docs.spott.io/nl/docs/integrations/quickbooks-invoicing.md)
>
> **Factureren met QuickBooks** loopt het factureren van contingent-, retained en
> contractplaatsingen stap voor stap door, inclusief rate cards en timesheets, en hoe u de
> status van elke factuur opvolgt zodra die in QuickBooks staat.


This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.