> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Factureren met QuickBooks

> Maak facturen in QuickBooks vanuit contingent-, retained en contractplaatsingen, inclusief goedgekeurde timesheets.

U maakt facturen aan vanuit het **plaatsingsrecord**. Spott stuurt elke factuur meteen naar
QuickBooks Online. Er is geen conceptstap: de factuur staat in Spott op **Authorised** en in
QuickBooks als openstaande factuur, klaar om door uw financiële team verstuurd te worden.

Hiervoor moet de [QuickBooks-integratie](https://docs.spott.io/nl/docs/integrations/quickbooks.md) gekoppeld zijn en
moeten uw pay codes gesynchroniseerd zijn. Zodra een factuur in QuickBooks staat, komt haar
status terug naar de plaatsing, zoals beschreven onder
[Factuurstatus opvolgen](#factuurstatus-opvolgen).

## Een contingent plaatsing factureren

![Het dialoogvenster New invoice met QuickBooks als provider, een geselecteerd QuickBooks-bedrijf en de zoekfunctie voor QuickBooks-klanten geopend, met Create QuickBooks customer onderaan](https://mintcdn.com/spott-docs/0_dAphR9fauZYMnj/images/integrations/quickbooks-customer-search.webp?fit=max\&auto=format\&n=0_dAphR9fauZYMnj\&q=85\&s=62dbfcfb5ff42550177957932f839b2a)

1. Open de plaatsing en klik op **+ New invoice** in de sectie **Invoices**.
2. **Provider:** kies **QuickBooks**.
3. **Recipient:** Spott kiest het bedrijf van de plaatsing. Schakel over naar **Contact** als u
   een persoon factureert.
4. **QuickBooks company:** kies het QuickBooks-bedrijf waar de factuur naartoe gaat. Dit veld
   verschijnt alleen als er meer dan één bedrijf gekoppeld is. Spott kiest vooraf het
   primaire bedrijf als het bedrijf in Spott daar al een QuickBooks-klant heeft, anders een
   bedrijf waar het er een heeft, anders het primaire. Leg het vast vóór de klant en de
   factuurregels, want als u het wijzigt, worden die allebei gewist. Na het aanmaken van de
   factuur kan het niet meer gewijzigd worden.
5. **QuickBooks customer:** de eerste keer dat u een bedrijf binnen een QuickBooks-bedrijf
   factureert, begint u te typen om de bijbehorende klant te zoeken, of kiest u
   **Create QuickBooks customer** als die nog niet bestaat. Bevestig met **Link**. Spott
   onthoudt de koppeling voor elke volgende factuur aan dat bedrijf binnen dat
   QuickBooks-bedrijf, dus deze stap ziet u niet meer terug. Wilt u ze later wijzigen,
   ontkoppel ze dan via **External Links** op de bedrijfspagina.
6. Klik op **Next** en controleer de factuurgegevens:
   * **Invoice date** en **Due date**, allebei verplicht.
   * **Currency**, overgenomen van de plaatsing. Spott rekent niet om tussen valuta.
   * **Line items:** kies een pay code uit die van het QuickBooks-bedrijf van de factuur, en
     Spott vult de omschrijving in. Stel **Units** en **Unit cost** in. Voor een eenmalige
     plaatsingsfee is het aantal eenheden meestal 1 en de eenheidsprijs de totale fee van de
     plaatsing. Voeg meer regels toe met **+ Line item**.
7. Klik op **Create**. De factuur verschijnt in de tabel **Invoices** van de plaatsing met haar
   factuurnummer uit QuickBooks, status **Authorised** en provider **QuickBooks**.

### Een factuur bewerken of openen

Via het menu **⋮** op de rij van de factuur:

* **Open in QuickBooks** opent de factuur in QuickBooks, waar u de volledige geschiedenis van
  wijzigingen ziet. De factuurgeschiedenis wordt in QuickBooks bijgehouden, niet in Spott.
* **Edit** laat u de factuur wijzigen zolang ze op **Authorised** staat. De ontvanger en het
  QuickBooks-bedrijf liggen vast. Uw wijzigingen synchroniseren naar de factuur in
  QuickBooks.

> [!TIP]
>
> U kunt een bedrijf ook vooraf aan zijn QuickBooks-klant koppelen, via de **External Links**
> van het bedrijf. Zie [Bedrijven aan QuickBooks-klanten koppelen](https://docs.spott.io/nl/docs/integrations/quickbooks.md#bedrijven-aan-quickbooks-klanten-koppelen).

## Een retained zoekopdracht factureren

Retained zoekopdrachten worden **per mijlpaal** gefactureerd, zodat u elke fase kunt
factureren zodra ze bereikt is. De mijlpalen komen uit de feestructuur op de vacature, die
ingesteld is zoals beschreven onder
[retained plaatsingen](https://docs.spott.io/nl/docs/placements/placements.md#retained-plaatsingen).

1. Open de retained zoekopdracht en klik op **New invoice**.
2. Vink onder **What would you like to invoice?** de mijlpalen aan die u wilt opnemen,
   bijvoorbeeld alleen **Shortlist** voor de eerste betaling. Bij elke mijlpaal staan het
   percentage en het bedrag.
3. Klik op **Next** en ga verder met provider, ontvanger, QuickBooks-bedrijf, QuickBooks-klant
   en factuurregels, zoals bij een contingent plaatsing.
4. Klik op **Create**. De factuur verschijnt onder de **Invoices** van de zoekopdracht.

## Een contractplaatsing factureren vanuit timesheets

Bij contractplaatsingen factureert u de tijd die echt gewerkt is. Elke plaatsing heeft een
**rate card** nodig, en u factureert haar **goedgekeurde timesheets**. Rate cards instellen en
timesheets loggen, indienen en goedkeuren komt aan bod in [Timesheets](https://docs.spott.io/nl/docs/placements/timesheets.md),
want niets daarvan hangt af van QuickBooks.

1. Klik op de plaatsing op **New invoice**. Kies onder **What would you like to invoice?**
   **Specific timesheets** en vink de timesheets aan die u wilt factureren. Alleen timesheets
   met status **Approved** kunnen aangevinkt worden; bij de andere staat "Only approved
   timesheets can be invoiced." Om één timesheet te factureren, kunt u ook op **+ New invoice**
   klikken in de kolom **Invoice** van haar rij.
2. Bevestig provider, ontvanger, QuickBooks-bedrijf en QuickBooks-klant, zoals bij elke andere
   factuur.
3. Spott vult de factuurregels in vanuit de timesheets: pay code, omschrijving, gewerkte
   eenheden en eenheidsprijs. De regels worden per tarief opgesplitst, zodat gewone uren en
   overuren apart verschijnen.
4. Klik op **Create**. Elke timesheet op de factuur linkt nu naar de nieuwe factuur.

Er kunnen meerdere timesheets op één factuur, zodat u een maand aan wekelijkse timesheets in
één keer kunt factureren.

![Het tabblad Invoices op een contractplaatsing, met een QuickBooks-factuur die vanuit een timesheet aangemaakt is en op Authorised staat](https://mintcdn.com/spott-docs/0_dAphR9fauZYMnj/images/integrations/quickbooks-invoice-timesheet.webp?fit=max\&auto=format\&n=0_dAphR9fauZYMnj\&q=85\&s=738980d5a0912813b46c07d8f50df96e)

### De plaatsing als geheel factureren

Kies **Placement** in plaats van **Specific timesheets** en Spott stelt één regel voor de hele
plaatsing voor: de charge rate maal het geschatte aantal eenheden, berekend uit het
werkschema en de begin- en einddatum, of 1 eenheid als de plaatsing geen einddatum heeft. Er
wordt niet gekeken naar de uren die echt gelogd zijn, dus controleer de regel en pas hem aan
voordat u op **Create** klikt.

## Factuurstatus opvolgen

Zodra een factuur in QuickBooks staat, houdt Spott het **factuurnummer** en de **status**
gesynchroniseerd. Het kan een minuut of twee duren voordat updates verschijnen, en soms moet u
de pagina vernieuwen.

| Status in Spott | Wat het betekent | Kunt u de factuur in Spott bewerken? |
| - | - | - |
| **Authorised** | Aangemaakt in Spott en naar QuickBooks gestuurd, openstaand en in afwachting van betaling | Ja |
| **Paid** | Betaling geregistreerd in QuickBooks | Nee |
| **Deleted** | De factuur is in QuickBooks verwijderd | Nee |

## Veelgestelde vragen

* **Kan ik eerst een concept maken?** Nee. Facturen uit Spott gaan als openstaande facturen
  naar QuickBooks en staan op **Authorised**. U kunt ze vanuit Spott nog bewerken zolang ze
  op **Authorised** staan.
* **Mijn klant heeft de factuur ontvangen voordat we ze nagekeken hadden.**
  **Automatically send imported invoices** staat aan in QuickBooks. Zet die instelling uit
  onder **Settings → Account and settings → Sales → Invoice payments**.
* **Kan ik een betaling registreren in Spott?** Nee. Registreer betalingen in QuickBooks, en
  Spott zet de factuur op **Paid**.
* **De QuickBooks-klant die ik nodig heb, staat niet in de lijst.** De lijst is eerst leeg,
  dus typ een deel van de naam om te zoeken. Bestaat de klant niet in QuickBooks, kies dan
  **Create QuickBooks customer**.
* **Er ontbreekt een pay code.** Vraag een admin om op **Sync** te klikken naast
  **Sync pay codes** onder **Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes**.
  Ontbreekt hij dan nog, controleer dan of het product of de dienst in QuickBooks bestaat.
* **Ik heb een factuur in QuickBooks verwijderd.** Spott toont ze als **Deleted** na het
  vernieuwen van de pagina.
* **Kan ik meer dan één QuickBooks-bedrijf koppelen?** Ja. Een admin kan er meerdere
  koppelen, bijvoorbeeld één per juridische entiteit, met **Connect another company** op de
  QuickBooks-integratiepagina. Elke factuur gaat naar het bedrijf dat u kiest in het venster
  **New invoice**. Zie [Uw QuickBooks-bedrijven koppelen](https://docs.spott.io/nl/docs/integrations/quickbooks.md#uw-quickbooks-bedrijven-koppelen).


This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.