> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# FAQ

> Antwoorden op de vragen die ons supportteam het vaakst krijgt, van synchronisatie en verrijking tot campagnes en de Note Taker.

De vragen die ons supportteam het vaakst krijgt, met het korte antwoord en waar u meer leest.

<Note>
  Staat uw antwoord er niet bij? Mail naar [support@spott.io](mailto:support@spott.io), of
  stel uw vraag via de <a href="https://app.spott.io/" target="_blank" rel="noreferrer">chatbubbel in Spott</a>.
</Note>

## E-mail en agenda

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Hoe lang duurt de eerste synchronisatie van e-mail en agenda?">
    Niet meteen: Spott synchroniseert jaren e-mail- en agendageschiedenis en koppelt die aan
    de mensen in uw database. Voor een gewone mailbox duurt dat doorgaans 8 tot 12 uur. Ziet
    uw agenda er vlak na het koppelen leeg uit, geef het dan tijd en kijk de dag erna
    opnieuw.
  </Accordion>

  <Accordion title="Ik krijg een foutmelding bij het koppelen van mijn e-mail of agenda">
    Verschijnt de fout op het toestemmingsscherm van Microsoft of Google, dan blokkeert het
    IT-beleid van uw organisatie de toestemming, niet Spott. Een beheerder kan Spott voor de
    hele organisatie toelaten (in Microsoft Entra ID onder Enterprise Applications, of het
    equivalent bij Google). Bent u zelf de beheerder, vink dan op het toestemmingsscherm
    "allow for everyone in my organization" aan.
  </Accordion>

  <Accordion title="E-mails die ik vanuit Spott verstuur, staan niet in mijn map Verzonden in Outlook">
    Komen ze wel aan bij de ontvanger en staan ze wel in Spott maar niet in Outlook, dan is de
    oorzaak vrijwel altijd een Microsoft-abonnement voor consumenten, dat uitgaande mail via
    een alias verstuurt. De oplossing is een Microsoft 365 Business-abonnement, geregeld door
    uw IT-beheerder.
  </Accordion>

  <Accordion title="Waarom zijn sommige e-mails vervaagd op het tabblad Communication van een kandidaat?">
    De eigenaar van die mailbox heeft zijn deelniveau beperkt. Iedereen bepaalt zelf hoeveel
    collega's van zijn gesynchroniseerde e-mail zien, onder **Settings → Accounts**: alleen
    metadata, onderwerp en metadata, of volledige toegang.
  </Accordion>

  <Accordion title="Waarom kan ik het e-mailadres van een collega niet aan een kandidaat toevoegen?">
    Dat is bewust geblokkeerd, voor iedereen en dus ook voor beheerders: het zou de volledige
    e-mailgeschiedenis van die collega met dat adres blootleggen en het model voor
    e-mailzichtbaarheid omzeilen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Hoe stel ik een verzenddomein in voor campagnes en marketing?">
    Ga naar **Settings → Domains**, voeg uw domein toe en maak de DNS-records aan die daar
    getoond worden. Versturen vanaf een geverifieerd domein beschermt uw afleverbaarheid.
    Marketingcampagnes kunnen alleen versturen vanaf mailboxen op een geverifieerd domein.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Kandidaten en data

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Hoe voeg ik dubbele records samen?">
    Open een van de dubbels en gebruik het menu **Actions**: Merge 2 people, Merge 2
    Companies of Merge 2 Jobs. Samenvoegen gebeurt telkens per twee: bij drie dubbels voegt u
    dus twee keer samen. Zie [records samenvoegen](/nl/docs/companies/merge-companies).
  </Accordion>

  <Accordion title="Waarom vind ik een kandidaat niet via de zoekfunctie?">
    De snelle zoekbalk zoekt op namen en trefwoorden. Voor identificatoren zoals een
    e-mailadres of telefoonnummer gebruikt u de globale zoekfunctie (`⌘K` / `Ctrl+K`). Voor
    diepgaand matchen op vaardigheden en ervaring gebruikt u het
    [tabblad Search](/nl/docs/candidates/search-candidates), dat het volledige profiel leest,
    inclusief notities en bijlagen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Hoe houd ik geplaatste of inactieve kandidaten uit een overzicht?">
    Voeg een filter toe (bijvoorbeeld op status of vacatures) en bewaar de opzet als een
    [view](/nl/docs/settings/using-views). Views onthouden filters, sortering en kolommen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wat kost verrijking, en wanneer worden credits aangerekend?">
    Credits worden pas afgeboekt wanneer de verrijking iets oplevert. De tarieven staan op de
    pagina **Billing** in Settings. Zie [verrijking](/nl/docs/candidates/contact-enrichment).
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan Spott een cv genereren in ons eigen sjabloon?">
    Ja. Gebruik **Generate CV** op het subtabblad Experience van een kandidaat of vanuit zijn
    Files. De sjablonen worden per workspace ingesteld; mail naar `support@spott.io` om het
    sjabloon in uw huisstijl te laten opzetten. Zie
    [cv's en klantdocumenten](/nl/docs/candidates/client-documents).
  </Accordion>

  <Accordion title="Vult een AI-attribuut ook mijn bestaande records in?">
    Alleen als het attribuut van bij het begin als AI-attribuut is aangemaakt. Zet u een
    bestaand attribuut later om, dan wordt het alleen voor nieuwe records door AI ingevuld, en
    achteraf is er geen bulkactie om de rest bij te werken; waarden kunnen wel record per
    record opnieuw gegenereerd worden.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## LinkedIn en de extensie

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wat kan Spott importeren uit een LinkedIn-profiel?">
    Alleen publiek beschikbare informatie: naam, functie, bedrijf, werkervaring, opleiding,
    locatie. Contactgegevens die alleen zichtbaar zijn binnen Recruiter of Sales Navigator
    kunnen niet geïmporteerd worden; gebruik daarvoor
    [verrijking](/nl/docs/candidates/contact-enrichment) om e-mailadressen en telefoonnummers te
    vinden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Het zijpaneel van de extensie loopt vast of toont een foutmelding">
    Sluit het zijpaneel en open het opnieuw (klik twee keer op het Spott-icoon in de
    werkbalk van uw browser). De LinkedIn-pagina vernieuwen helpt niet, want het paneel draait
    in een aparte context.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Campagnes

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wanneer worden campagnemails precies verstuurd?">
    Binnen het **Delivery Window** van de campagne: het tijdvenster dat u instelt, eventueel
    alleen op werkdagen. De verzendingen worden bovendien gespreid met willekeurige tussenpozen
    en daglimieten per mailbox om de afleverbaarheid te beschermen, en nieuwe verzendaccounts
    worden geleidelijk opgewarmd. Zie [campagnes](/nl/docs/outreach/campaigns).
  </Accordion>

  <Accordion title="Stopt een campagne wanneer iemand antwoordt?">
    Ja. **Reply received** en **meeting booked** zijn exitcriteria: de ontvanger verlaat de
    reeks automatisch. Na de laatste stap blijft Spott nog een tijdje antwoorden opvolgen,
    zodat late reacties toch opgevangen worden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik een campagne aanpassen nadat ze gestart is?">
    U kunt de inhoud van de berichten en de timing aanpassen voor stappen die de ontvangers nog
    niet bereikt hebben. Structurele wijzigingen (stappen toevoegen, verwijderen of van
    volgorde veranderen) liggen na de start vast: dupliceer in dat geval de campagne.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan een collega mijn campagne vanuit zijn eigen inbox versturen?">
    Nee, campagnes versturen vanuit de gekoppelde mailbox van wie de campagne gemaakt heeft.
    Laat de collega de campagne dupliceren en de ontvangers inschrijven; het duplicaat verstuurt
    dan vanuit zijn inbox.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Meetings en de Note Taker

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Waarom komt de Note Taker toch meeluisteren terwijl ik hem uitgezet heb?">
    Hij komt erbij zodra één collega uit uw workspace in de meeting hem aan heeft staan.
    Controleer eerst uw eigen instelling en vraag daarna de collega's in de uitnodiging om de
    hunne na te kijken.
  </Accordion>

  <Accordion title="De Note Taker is weggegaan of buitengezet. Komt hij terug?">
    Niet vanzelf. Rond het geplande tijdstip kunt u hem handmatig opnieuw laten deelnemen
    vanaf de meetingkaart in de agenda; hij neemt vanaf dat moment weer op.
  </Accordion>

  <Accordion title="Waarom toont mijn boekingslink weinig of geen beschikbaarheid?">
    De scheduler beschouwt agenda-afspraken met de status **Busy** of **Out of office** als
    blokkerend. Een dagvullende of meerdaagse afspraak op Busy veegt die dagen leeg: zet de
    status op Free of Tentative. Kijk ook de regels van de boekingslink zelf na (opzegtermijn,
    buffers, wekelijkse beschikbaarheid). Zie [de scheduler](/nl/docs/calendar/scheduler).
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Vacatures en matching

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Waarom krijg ik slechte matchingresultaten?">
    Meestal door drie oorzaken: te strenge harde filters (mik op een gefilterde groep van
    ongeveer 2.000 kandidaten of minder, maar niet bijna nul), criteria die als trefwoorden
    geschreven zijn in plaats van als een ideaal profiel, en te dunne kandidaatgegevens. De AI
    kan alleen rangschikken wat ze kan lezen, dus cv's, notities en transcripties doen ertoe.
    Zie [matching](/nl/docs/jobs/matching).
  </Accordion>

  <Accordion title="Door het bewerken van een scorecard bij een vacature zijn de scorecards van de kandidaten verdwenen. Hoe komt dat?">
    Structurele wijzigingen aan een scorecard verwijderen elke scorecard per kandidaat op die
    vacature, zodat de scores vergelijkbaar blijven, en dat is onomkeerbaar. De interface
    waarschuwt u vooraf. Leg de structuur dus vast voordat het team begint te scoren.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kan ik het label &#x22;posted X ago&#x22; verbergen op de vacaturesite?">
    Voorlopig niet; dat tijdstip wordt automatisch door het systeem toegevoegd aan publieke
    vacatures.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Plaatsingen

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wat gebeurt er als ik een veld uit een plaatsingsformulier verwijder?">
    De gegevens in dat veld verdwijnen uit elke eerdere plaatsing die het gebruikte, niet alleen
    uit toekomstige. Velden hernoemen en toevoegen is veilig. Exporteer de betrokken plaatsingen
    eerst als u de historiek nodig hebt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Waarom verschijnen velden uit het plaatsingsformulier niet als kolommen in de tabel met plaatsingen?">
    De tabel toont alleen de kernvelden, omdat verschillende plaatsingen verschillende
    formulieren kunnen gebruiken. Open de detailpagina van een plaatsing om de waarden uit het
    formulier te zien en te bewerken. Bij een export naar Excel zitten die waarden er wel bij.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## AI-assistenten en API

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Hoe koppel ik Spott aan ChatGPT of Claude?">
    Via de [MCP-server van Spott](/docs/developers/mcp): voeg Spott toe in
    [Claude](/docs/developers/claude) of [ChatGPT](/docs/developers/chatgpt) en keur de
    OAuth-vraag goed. Daarna kunt u vanuit het gesprek zoeken, records bijwerken en uw
    workflow uitvoeren.
  </Accordion>

  <Accordion title="Waar vind ik de API en de webhooks?">
    Zie [de Spott API](/docs/developers/api-overview) en
    [webhooks](/docs/developers/webhooks). API-sleutels maakt u aan onder **Settings → API**
    en ze zijn gebonden aan de gebruiker die ze aanmaakt.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

<Note>
  Staat uw vraag er niet bij? Mail naar [support@spott.io](mailto:support@spott.io). We houden
  deze pagina bij met wat klanten ons het vaakst vragen.
</Note>