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# Placements

> Comment Spott suit et gère les recrutements aboutis, en reliant candidats, postes et clients dans un seul enregistrement de placement.

Vous pouvez accéder rapidement à la page Placements avec `G` puis `P`. Voir tous les
[raccourcis clavier](https://docs.spott.io/fr/docs/settings/keyboard-shortcuts.md).

Les **placements** représentent dans Spott l'issue réussie de votre processus de recrutement, quand un candidat est retenu et confirmé sur un poste.

Un placement relie le **poste**, le **candidat** et le **client**, ce qui vous donne un enregistrement complet du recrutement. Les placements alimentent aussi le reporting et les analyses de chiffre d'affaires, pour suivre votre performance et anticiper la croissance de votre activité.

## Créer un placement à partir d'un candidat existant

### Étape 1. Ouvrir un poste en cours

Dans Spott, allez dans **Jobs**.

* Trouvez le poste sur lequel vous voulez placer un candidat

* Cliquez sur l'intitulé du poste

### Étape 2. Placer un candidat

Depuis le pipeline du poste, sélectionnez le candidat et choisissez **Mark placed** dans la
barre d'actions. Cela fonctionne sur un seul candidat à la fois. Ou bien ouvrez la
candidature :

* Cliquez sur le **titre professionnel** du candidat, juste sous son nom.
  Cliquer sur son *nom* ouvre le profil du candidat, visez donc bien le titre sur
  la ligne du dessous.

* Sélectionnez **Mark placed**

### Étape 3. Choisir le type de placement

![Choix d'un type de placement](https://mintcdn.com/spott-docs/BcBJEduCI24YUK4-/images/placements/placement-form-type.webp?fit=max\&auto=format\&n=BcBJEduCI24YUK4-\&q=85\&s=978c42e1b5121fb4c44dfb3e7c06eabd)

Marquer un candidat comme placé ouvre un court parcours guidé. Choisissez d'abord le
**placement type**, qui détermine le modèle d'honoraires et les champs à renseigner ensuite :

* **Contingent**, des honoraires uniques versés en cas de placement réussi (un
  recrutement permanent classique).

* **Retained**, des paiements échelonnés sur la durée de la mission de recherche. La base
  de calcul peut être un **pourcentage de la rémunération ou un montant forfaitaire**,
  réparti sur les jalons de paiement prévus dans votre accord.

* **Contract**, une marge sur la facturation d'un intervenant, pour le travail temporaire
  et l'intérim. Certains écrans et exports plus anciens l'appellent peut-être encore
  **Staffing**.

### Étape 4. Renseigner les détails

![L'étape de détail des honoraires du placement](https://mintcdn.com/spott-docs/lDU_xVu3wPZWcJCf/images/placements/placement-dialog.webp?fit=max\&auto=format\&n=lDU_xVu3wPZWcJCf\&q=85\&s=e3eed5ee5bbb1f2122c43e5046da4eb1)

Les étapes suivantes dépendent du type que vous avez choisi :

**Fee Details** contient toujours la date **placed at** ainsi que les dates de **start** et
de **end**. Les honoraires eux-mêmes se saisissent différemment selon le type :

* **Permanent** (Contingent ou Retained) : des honoraires sur le placement, exprimés en
  pourcentage de la rémunération ou en montant forfaitaire. Si le poste porte déjà une
  **deal value**, le placement part de cette valeur : les honoraires convenus avec le client
  au moment où vous avez pris le poste n'ont pas à être ressaisis. Renseigner une date de fin sur
  un placement contingent replace le candidat dans le vivier des candidats disponibles dès
  que le contrat se termine.

* **Contract** : le **working schedule**, l'**unit** (journalière ou horaire), le
  **charge rate** facturé au client et le **pay rate** versé à l'intervenant.
  Spott en déduit la valeur du contrat et les honoraires nets (la marge). Pour les
  placements en intérim, vous pouvez fixer un **fixed number of days billed** plutôt que
  de le déduire du rythme de travail.

  Les tarifs sont facultatifs. Cochez **No contract rates** pour enregistrer le placement
  sans eux, par exemple lorsque les tarifs ne sont pas encore convenus ou sont facturés en
  dehors de Spott. Les champs de tarif et la répartition des honoraires disparaissent, et le
  placement n'affiche ni **Contract value** ni **Projected net fee (margin)**, plutôt qu'un
  zéro trompeur. Vous pouvez toujours saisir des [feuilles de temps](https://docs.spott.io/fr/docs/placements/timesheets.md),
  qui tirent leurs tarifs d'une grille tarifaire, et créer des factures, qui démarrent alors
  sans lignes suggérées.

![L'étape Contract de détail des honoraires, avec les taux et la projection de facturation](https://mintcdn.com/spott-docs/P22nrzT8A299qFwb/images/placements/placement-fee-details.webp?fit=max\&auto=format\&n=P22nrzT8A299qFwb\&q=85\&s=97df935f159926b9e627bdf2d6bdfb7b)

Les deux autres étapes sont identiques quel que soit le type :

* **Splits** : la répartition des honoraires entre utilisateurs. Le total doit faire 100 %.
  Si la répartition a déjà été convenue sur le [poste](https://docs.spott.io/fr/docs/jobs/job-details.md),
  renseignez-la à cet endroit : l'accord est ainsi consigné avant même que le placement
  soit réalisé, et un placement permanent reprend automatiquement la répartition du poste.
  Vous pouvez toujours la modifier ici.

* **Extra** : les champs de votre formulaire de placement, par exemple le salaire de base,
  les compléments de salaire, l'actionnariat et les honoraires dans d'autres devises. Vous
  décidez des champs qui apparaissent ici : les formulaires de placement se configurent
  dans **Settings → [Templates](https://docs.spott.io/fr/docs/settings/templates.md)**.

![L'étape Extra du parcours de placement](https://mintcdn.com/spott-docs/P22nrzT8A299qFwb/images/placements/placement-extra.webp?fit=max\&auto=format\&n=P22nrzT8A299qFwb\&q=85\&s=78cf4c535d074cdf019fdfc2eb046daa)

## Formulaires de placement personnalisés

Créez **autant de formulaires de placement que nécessaire**. La réalité des placements est
plus variée que ces trois types : un recrutement permanent avec une structure de bonus ne
demande pas les mêmes données qu'un recrutement avec de l'actionnariat, et un contrat
d'intérim avec révision de taux en demande encore d'autres. Plutôt que de tout faire entrer
dans un seul formulaire par type, construisez un formulaire pour chaque variante que vous
pratiquez réellement, dans **Settings → Templates**.

Le formulaire détermine les champs qui apparaissent à l'étape **Extra** et sur
l'enregistrement du placement. Vous pouvez donc suivre exactement ce dont chaque type a
besoin, par exemple les révisions de taux et les prolongations de contrat sur les placements
en mission, ou le salaire de base, le bonus et l'actionnariat sur les placements permanents.
Saisir les bons champs garantit la justesse de votre reporting et de votre facturation.

Une fois le parcours terminé, la candidature affiche un bloc **Placement** qui résume le
placement, de sorte que l'issue est visible aussi du côté du candidat. Ce qu'il montre
dépend du type de placement : un placement contingent affiche l'entreprise, le poste, la date
de début, la répartition des honoraires et le total, tandis qu'un placement retained affiche à
la place le salaire, le pourcentage d'honoraires et ses jalons de paiement.

![Le bloc de placement sur une candidature placée](https://mintcdn.com/spott-docs/Aiq95478rJE1i5AL/images/placements/placement-on-application.webp?fit=max\&auto=format\&n=Aiq95478rJE1i5AL\&q=85\&s=4fa9c75a7a25a3c35e29df122eaa7bb6)

## Convertir un placement en mission en placement permanent

Les intervenants finissent parfois par être recrutés. Quand un placement en mission devient
un recrutement permanent, utilisez **Convert to contingent placement**, afin que les honoraires du poste permanent
soient saisis comme des honoraires contingents uniques et non comme une prolongation de
contrat. Vous le trouvez à deux endroits :

* Allez dans **Placements**, ouvrez l'onglet **Contract** et cliquez sur le placement. Le
  bouton se trouve sous **Quick Actions**, dans le panneau de droite.
* Ou ouvrez la candidature du candidat et trouvez-le dans le panneau de droite, sous
  **Details → Quick Actions**.

La conversion crée un **nouveau placement contingent, distinct**, pour la même candidature.
Le placement en mission lui-même n'est ni modifié, ni terminé, ni supprimé : son historique
et ses feuilles de temps restent où ils sont.

![Quick Actions sur un placement en mission, avec Convert to contingent placement](https://mintcdn.com/spott-docs/UI64IgfaprCJfOy5/images/placements/placement-quick-actions.webp?fit=max\&auto=format\&n=UI64IgfaprCJfOy5\&q=85\&s=81f77922fd71227b0cc652267e0a88d0)

Cela ouvre le même parcours en quatre étapes que pour un placement classique. L'étape 2
passe des taux de mission à un **Contingent fee** : choisissez la base de calcul, forfait ou
pourcentage, et le total, puis cliquez sur **Save Placement**. **Extend placement**, juste à
côté, est l'autre option : utilisez celle-là quand le contrat se prolonge au lieu d'être
converti.

## Vue d'ensemble des placements

**Placements** dans la barre latérale donne une vue d'ensemble de tous les placements sous
forme de tableau, avec un onglet par type : **Contingent**, **Contract** et **Retained**. Sur
le tableau contingent, les colonnes sont, dans l'ordre :

* **Candidate**, le nom du candidat

* **Company**, l'entreprise dans laquelle le candidat a été placé

* **Job**, le poste sur lequel le candidat a été placé

* **Placed By**, la personne responsable du placement

* **Placed At**, la date à laquelle le candidat a été placé

* **Start Date**, la date à laquelle le candidat commence

* **Booked Revenue**, les revenus générés par le placement

* **Fee Split**, la répartition des honoraires entre utilisateurs. Vous pouvez enregistrer les honoraires nets et bruts, et le total de la répartition doit faire 100 pour cent.

* **Placement Form**, le formulaire avec lequel ce placement a été saisi

L'onglet **Contract** ajoute ce qui compte pour le travail en mission, comme l'**End Date**,
le **Status** du placement et son **Weekly GP**.

![Le tableau de vue d'ensemble des placements](https://mintcdn.com/spott-docs/lDU_xVu3wPZWcJCf/images/placements/placements-table.webp?fit=max\&auto=format\&n=lDU_xVu3wPZWcJCf\&q=85\&s=44d1492e362283100016574edb5663a2)

Filtrez le tableau sur les placements qui vous intéressent, par exemple par entreprise, par
utilisateur ayant réalisé le placement, par **Placed by Team** pour voir ensemble les
placements d'une équipe, ou par date, puis **exportez le résultat vers Excel**.

### Les honoraires apparaissent dans les deux devises

Les tableaux de placements totalisent tout dans la **devise de votre espace de travail**
pour que les chiffres s'additionnent, ce qui voulait dire jusqu'ici qu'un honoraire
convenu dans une autre devise n'était affiché que converti. Les colonnes d'honoraires
montrent désormais le **montant dans la devise réellement convenue**, à côté du montant
converti.

Cela compte quand vous vérifiez un placement face à un contrat ou à une facture. Le montant
converti est celui sur lequel tourne votre reporting, et il bouge avec le taux de change ;
le montant local est celui que le client a accepté, et il ne bouge pas. Voir les deux vous
permet de rapprocher un placement sans refaire la conversion à l'envers.

Le tableau de bord au-dessus du tableau couvre **12 semaines au maximum** à la fois. Vous
pouvez choisir une plage plus courte, mais pas plus longue : ce n'est donc pas là qu'il faut
regarder une période plus longue. Le tableau, lui, se filtre
sur la plage de dates de votre choix, et un rapport de placements dans
[Reports](https://docs.spott.io/fr/docs/get-started/reports.md) n'a aucune limite de fenêtre.

Quand des honoraires sont répartis entre collègues, le placement reste attribué à
l'utilisateur indiqué dans **Placed by** pour le décompte. Les pourcentages de répartition ne
divisent que le chiffre d'affaires enregistré : une affaire partagée compte donc pour un seul
placement, au bénéfice de la personne qui l'a réalisé.

Le filtre par utilisateur inclut les **utilisateurs désactivés**, pas seulement les
utilisateurs actifs. Quelqu'un qui est parti depuis a quand même placé les personnes qu'il a
placées, et les exclure sans le dire fausse les chiffres de l'année précédente à la baisse.
Il en va de même pour les filtres par utilisateur sur les
[notes](https://docs.spott.io/fr/docs/notes/adding-notes.md) et les [listes](https://docs.spott.io/fr/docs/lists/lists.md).

> [!NOTE]
>
> Le **tableau de bord Contract est déconnecté de ce tableau** : filtrer l'un ne filtre pas
> l'autre. Réglez vos filtres à l'endroit où vous lisez les chiffres.

### Modifier ou supprimer un placement

Cliquez sur le placement dans le tableau pour l'ouvrir, puis utilisez les **trois points** à
côté de **Placed by** et choisissez :

* **Edit the placement** si des informations doivent être mises à jour. Cela inclut le
  changement de type de placement, par exemple de Contract à Permanent, et la correction
  d'honoraires ou d'une date de début.

* **Delete the placement** si le placement n'est plus pertinent

La modification d'un placement exige la permission **Edit Placement**, sous **Edit
restrictions** dans le rôle de l'utilisateur, dans **Settings → Security**. Les
administrateurs la possèdent, et un administrateur peut l'accorder à d'autres rôles. Les
consultants qui ne l'ont pas voient quand même un placement et peuvent l'ouvrir, si bien
qu'un montant erroné donne l'impression qu'ils pourraient le corriger, mais l'action Edit
n'est pas pour eux. Voir [la gestion des accès](https://docs.spott.io/fr/docs/settings/managing-access.md).

La page de détail d'un placement accepte aussi les **pièces jointes**, ce qui vous permet de
conserver des documents comme l'accord signé directement sur le placement.

### Quand un candidat se désiste

Un recrutement permanent qui se retire avant de commencer, ou qui part pendant la période de
garantie, ne doit pas être supprimé : le placement a bien eu lieu, et le supprimer efface
l'historique en même temps que les honoraires. Sur un placement **contingent**, utilisez
plutôt **Drop out** dans les **Quick Actions** du placement.

Le placement reste dans le tableau Placements avec ses **honoraires barrés**. Il compte
toujours comme un placement, mais ses honoraires ne comptent plus dans le chiffre d'affaires
ni dans la marge brute. Les honoraires ne sont pas effacés, seulement marqués comme perdus :
**Undo drop out** les rétablit donc si le candidat commence finalement. Le désistement
nécessite la même permission que la modification d'un placement.

> [!WARNING]
>
> Drop out ne touche à rien de ce que vous avez déjà facturé. Si les honoraires sont partis
> dans [Xero](https://docs.spott.io/fr/docs/integrations/xero-invoicing.md), annulez la facture ou émettez un avoir
> vous-même dans Xero.

## Placements en mission

![Le tableau de bord Contract avec les prévisions de marge brute](https://mintcdn.com/spott-docs/lDU_xVu3wPZWcJCf/images/placements/placements-staffing-dashboard.webp?fit=max\&auto=format\&n=lDU_xVu3wPZWcJCf\&q=85\&s=a0e257af10bd288555b754e6856236bc)

Pour le travail temporaire et l'intérim, l'onglet **Contract** sous Placements a son propre
tableau de bord avec des prévisions de marge brute, calculées à partir des taux, des unités
et des rythmes de travail saisis sur les placements en mission, avec un basculement entre
**KPI hebdomadaires et mensuels**. Vous pouvez filtrer les placements en mission par statut,
par exemple les prolongations ou les placements sur le point de commencer ou de se terminer.

Les heures et les jours réellement travaillés sur un placement en mission sont saisis sous
forme de [feuilles de temps](https://docs.spott.io/fr/docs/placements/timesheets.md), selon une grille tarifaire qui fixe
les taux de facturation et de rémunération. Ce sont les feuilles de temps approuvées que vous
facturez.

## Placements en mandat

Le travail en mandat se facture par étapes : il dispose donc de son propre onglet à côté de
**Contingent** et **Contract**, construit autour de l'avancement plutôt que d'honoraires
uniques.

![L'onglet Retained avec l'avancement des jalons par mission](https://mintcdn.com/spott-docs/6vMimcNDyLLmtqBm/images/placements/placements-retained.webp?fit=max\&auto=format\&n=6vMimcNDyLLmtqBm\&q=85\&s=39fd83b87c90e41ddadf51d9c5acb937)

Chaque ligne correspond à une mission de recherche en mandat :

* **Company** et **Role**, ainsi que la **Team** qui travaille dessus
* **Est. Total fee**, ce que vaut la mission complète si elle aboutit
* **Realized fees**, ce qui a été facturé jusqu'ici
* **Milestones**, une barre de progression indiquant combien de jalons convenus sont atteints
* **Next milestone**, le prochain jalon dû et sa valeur, pour voir ce qui sera bientôt
  facturable
* **Placed Candidate**, une fois la mission pourvue

Comme les jalons proviennent du poste, définissez la structure d'honoraires sur
l'[onglet Overview du poste](https://docs.spott.io/fr/docs/jobs/job-details.md) avant d'enregistrer le placement.

### Définir les jalons et enregistrer des honoraires

Sur l'onglet **Overview** du poste, faites défiler la colonne de droite et choisissez la
structure d'honoraires. Sélectionnez **Retained** : vous pouvez alors ajouter les jalons de
votre accord, chacun portant un pourcentage ou un montant.

Pour enregistrer un jalon en chiffre d'affaires, **cochez la case de ce jalon**. Cela
fonctionne avant même que quelqu'un soit placé, et c'est tout l'intérêt d'un mandat : la
première tranche de 30 000 d'honoraires peut être facturée au lancement de la recherche,
sans aucun candidat encore sur le poste.

Dans la boîte de dialogue de placement, **Retained** reste grisé tant que le poste ne porte
pas de structure d'honoraires en mandat : réglez-la donc d'abord sur le poste.

Les exports de placements vers Excel incluent les valeurs imbriquées de vos formulaires de
placement, pour vous permettre de tout analyser dans vos outils de BI. **Les attributs de
placement personnalisés figurent eux aussi dans l'export, sur un onglet distinct** du
classeur, ce qui explique que beaucoup les cherchent ailleurs et les croient absents.

> [!NOTE]
>
> Vous pouvez facturer un placement depuis le placement lui-même avec **New invoice** : des
> honoraires contingents, un jalon de mandat, ou les feuilles de temps approuvées d'un
> placement en mission. Lorsque [Xero](https://docs.spott.io/fr/docs/integrations/xero.md) est connecté, la facture part
> dans Xero sous forme de brouillon. Pour alimenter un autre système financier, exportez vos
> placements vers Excel ou transmettez-les **via l'[API](https://docs.spott.io/docs/developers/api-overview.md)**.

> **[Vous débutez ? Commencez par le guide](https://docs.spott.io/fr/docs/onboarding/placements.md)**
>
> **Enregistrer et suivre les placements** dans le guide Get Onboarded. Un pas à pas guidé : marquer un candidat comme placé, choisir le modèle d'honoraires et lire les onglets Contract et Retained.


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