> ## Documentation Index
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# Configurer Spott
> Connectez-vous, configurez votre propre compte, puis réglez les paramètres du workspace qui s'appliquent à tout le monde.
Dans cette section, vous apprenez à vous connecter, à configurer vos préférences
personnelles et votre profil, à connecter votre messagerie, votre agenda, vos messages et
votre téléphonie, à installer l'extension et l'application mobile, et, si vous êtes admin, à
régler les paramètres du workspace qui s'appliquent à toute votre organisation.
1. [Configurer votre propre compte](#1-configurer-votre-propre-compte)
2. [Admins : configurer le workspace](#2-admins-configurer-le-workspace)
Pour ouvrir **Settings**, cliquez sur le logo Spott en haut à gauche.
**La section 1 est pour tout le monde. La section 2 est pour les admins.** Chaque
utilisateur configure son propre compte dans la section 1. Si vous êtes l'admin du
workspace, poursuivez avec la section 2, qui couvre les paramètres s'appliquant à tous les
utilisateurs.
Ce que contiennent Personal, Workspace et Admin, et où chaque domaine est documenté.
## 1. Configurer votre propre compte
Voici la configuration que chaque utilisateur réalise pour son propre compte, dans l'ordre
qui rend chaque étape utile.
### 1.1 Se connecter pour la première fois
Rendez-vous sur [app.gospott.com](https://app.gospott.com/) et connectez-vous avec vos
identifiants.
Si votre workspace utilise le SSO, connectez-vous la première fois via votre lien
d'invitation et créez un mot de passe. Ensuite, vous pourrez vous connecter avec Microsoft
ou Google.
### 1.2 Régler vos préférences
Ouvrez **Settings**, sélectionnez **Preferences** et définissez vos valeurs par défaut.
* **Default currency**, pré-remplie à la création de nouveaux champs monétaires
* **Default country code**, l'indicatif par défaut à l'ajout de nouveaux numéros de
téléphone
* **Default AI language**, la langue utilisée pour les contenus générés par l'IA
* **Default distance unit**, utilisée pour les filtres de rayon géographique
* **Spell check**, à activer pour utiliser le correcteur orthographique du navigateur sur
les messages sortants
* **Time zone**, utilisé pour les événements d'agenda et les horodatages
* **Date format**, définit l'affichage des dates
* **Time format**, affichage sur 12 ou 24 heures
* **Time display**, horodatages affichés en relatif ou en absolu
* **First day of the week**, pour les agendas
* **Display language**, la langue de votre workspace
* **Interface theme**, thème clair ou sombre
* **Default candidate, contact, and company tab**, l'onglet sur lequel vous arrivez à
l'ouverture d'une fiche
La référence complète des préférences personnelles.
### 1.3 Compléter votre profil et activer la MFA
Ouvrez l'onglet **Profile** pour mettre à jour la façon dont vous apparaissez dans Spott et
définir vos options de sécurité.
* **Profile picture** : téléversez votre photo
* **Username** : votre nom affiché dans Spott
* **Initials** : affichées en guise d'avatar lorsque aucune photo n'est définie
* **Changez votre mot de passe**
* **Authentification multifacteur** : protégez votre compte avec une application
d'authentification. Une fois configurée, un code à 6 chiffres vous est demandé en plus de
votre mot de passe à la connexion.
Mot de passe, MFA, et ce que le SSO change au parcours de connexion.
### 1.4 Choisir vos notifications
Ouvrez l'onglet **Notifications** pour décider quels événements vous parviennent, afin de
rester informé sans bruit inutile. Pour chaque type d'événement, vous pouvez être notifié
dans l'application, par e-mail, ou les deux.
* **Notifications de tâches** : attributions, complétions et mentions
* **Notifications de notes** : lorsque quelqu'un vous signale sur une note
* **Notifications de postes** : candidatures, commentaires, changements de statut et
nouveaux postes
* **Notifications de candidats** : lorsque les informations d'un candidat sont mises à jour
Chaque type d'événement et chaque canal.
### 1.5 Connecter votre messagerie et votre agenda
Ouvrez l'onglet **Accounts** et connectez votre compte Google ou Outlook pour que vos
e-mails et vos rendez-vous remontent dans Spott.
**Jusqu'à deux adresses par utilisateur.** Vous pouvez connecter deux adresses e-mail à
votre compte, avec **Connect a second Microsoft account** ou **Connect a second Google
account** sur la page Accounts. Une même adresse ne peut pas être connectée deux fois, ni
l'être à la fois via Google et via Microsoft.
La première synchronisation de la boîte mail et de l'agenda peut prendre jusqu'à 12 heures.
Les nouveaux messages continuent d'arriver pendant que Spott importe l'historique : un
historique incomplet durant cette période ne signifie donc pas que la connexion a échoué.
Réglez ensuite les trois éléments qui rendent votre boîte mail utilisable :
* **Votre niveau de partage.** Choisissez ce que vos collègues voient de vos e-mails :
* **Metadata only** : vos collègues voient qui a envoyé l'e-mail et quand. Tout le reste
reste privé.
* **Subject line and metadata** : l'objet, les participants et l'horodatage sont partagés.
Le corps du message reste privé.
* **Full access** : tout est partagé avec votre workspace, y compris le corps du message
et les pièces jointes.
C'est un réglage personnel : chaque utilisateur le modifie pour sa propre boîte mail.
* **Votre signature**, en un clic. Ajoutez une ou plusieurs signatures en envoyant un e-mail
vide à [signatures@spott.io](mailto:signatures@spott.io). Elle apparaît ici en moins de
deux minutes. Cochez la case pour choisir celle par défaut.
* **La police et la taille par défaut** de vos e-mails sortants.
Chaque type de compte connectable, et ce que chacun synchronise.
Ce que couvre la synchronisation de la messagerie et de l'agenda Outlook.
Ce que couvre la synchronisation de Gmail et Google Calendar.
### 1.6 Connecter WhatsApp et votre numéro d'appel
**WhatsApp.** Connectez WhatsApp pour une synchronisation bidirectionnelle de vos messages
entre Spott et votre mobile. La carte indique l'état de la connexion, par exemple Connected
ou Not connected.
**Partage des données pour les messages**
* **WhatsApp** : vous seul voyez vos messages avec les contacts et les candidats, et vous
ne voyez pas ceux envoyés par vos collègues.
* **E-mail** : vous choisissez un accès complet ou restreint pour vos collègues. Restreint
signifie qu'ils ne voient que l'objet et les métadonnées.
**Votre numéro d'appel.** Si votre workspace dispose d'une intégration de téléphonie, ouvrez
l'onglet **Calls** et sélectionnez le numéro depuis lequel vous appelez. Une fois défini,
vous bénéficiez de l'appel en un clic depuis n'importe quelle fiche, ainsi que de
l'enregistrement des appels, de la transcription automatique et des analyses IA sur chaque
appel connecté.
Un numéro compatible SMS vous permet aussi d'envoyer des textos aux candidats et aux
contacts depuis Spott. Les numéros éligibles dépendent de votre fournisseur VoIP.
Appel en un clic, enregistrement, transcription et analyses IA.
Envoyez et recevez des textos depuis les numéros de votre compte VoIP.
Le fonctionnement de la synchronisation bidirectionnelle et ce qui reste privé.
Tous les fournisseurs de téléphonie auxquels Spott se connecte, et leur configuration.
### 1.7 Installer l'extension de navigateur et l'application mobile
**L'extension de navigateur** importe des candidats, des contacts et des entreprises depuis
LinkedIn, Sales Navigator ou Recruiter, et importe des annonces depuis une page de vacance
en ligne.
L'extension ne fonctionne que sur Google Chrome et Microsoft Edge.
**L'application mobile**, pour iOS et Android, vous permet de :
* Consulter les informations des candidats et des contacts
* Enregistrer les rendez-vous en présentiel et gérer vos notes
Pendant l'enregistrement d'un rendez-vous en présentiel, ne quittez pas l'application Spott
et ne laissez pas votre écran s'éteindre.
Installer, connecter et dépanner l'extension.
### 1.8 Configurer le Note Taker et vos liens de prise de rendez-vous
**Le Note Taker.** Par défaut, il rejoint automatiquement le salon d'attente de toutes les
réunions en ligne de votre agenda connecté, pour enregistrer et transcrire la conversation.
Si vous passez ce réglage sur **Do not join by default**, le bot doit être programmé réunion
par réunion depuis l'agenda.
Définissez votre **langue de repli pour la transcription**, utilisée lorsque Spott a un
faible niveau de confiance dans la langue détectée.
D'autres participants peuvent déclencher le Note Taker. Même si vous l'avez désactivé, le
bot peut rejoindre une réunion lorsqu'un autre participant invité a activé la présence
automatique.
**Vos liens de prise de rendez-vous.** Créez des liens de prise de rendez-vous pour que les
candidats et les contacts réservent directement dans votre agenda. Chaque lien possède ses
propres disponibilités, types de rendez-vous et règles de réservation.
Voici ce que voient vos contacts lorsque vous partagez un lien de prise de rendez-vous. La
page est aux couleurs et au logo de votre entreprise.
Comment il rejoint une réunion, ce qu'il produit et comment l'en retirer.
Disponibilités, types de rendez-vous et partage des liens depuis un e-mail.
### 1.9 Apprendre les raccourcis clavier
Spott propose des raccourcis pour passer d'une page à l'autre et créer des fiches sans
toucher la souris. Les deux à connaître dès le premier jour sont la **recherche globale**
(`⌘K` ou `Ctrl+K`), qui retrouve n'importe quelle fiche du workspace par nom, adresse
e-mail, numéro de téléphone ou identifiant, et les raccourcis de création d'un candidat,
d'un contact, d'une entreprise ou d'un poste.
Tous les raccourcis de navigation et de création de fiches.
Retrouvez n'importe quelle fiche par nom, adresse e-mail, numéro de téléphone ou
identifiant.
## 2. Admins : configurer le workspace
Les paramètres du workspace définissent le comportement de Spott pour toute votre
organisation. Les modifications faites ici s'appliquent à tous les utilisateurs et façonnent
aussi bien les processus internes que ce que voient vos interlocuteurs externes.
Si ces onglets n'apparaissent pas dans la barre latérale des réglages, votre rôle n'a pas
accès aux paramètres du workspace. Voir **2.10 Gérer les accès**.
### 2.1 Définir votre identité visuelle et vos pages publiques
Ouvrez **General** pour gérer la configuration de base de votre organisation : son nom, son
identité visuelle, ses URL publiques, ses liens sociaux et sa politique de confidentialité.
Ces réglages déterminent tout ce qu'un candidat ou un client voit : votre page carrières, vos
pages de réservation et vos formulaires publics.
**Personnaliser la mention de consentement**
Par défaut, Spott fournit une mention de [consentement](/fr/docs/settings/gdpr-consent)
affichée en bas de tous les formulaires publics. Si vous préférez utiliser votre propre
texte, collez-le dans cette section des paramètres.
Logo, favicon, couleur d'accentuation et textes visibles publiquement.
### 2.2 Personnaliser vos étapes de pipeline
Ouvrez **Stages** pour personnaliser les étapes de pipeline que suivent les candidats dans
vos postes et vos présentations spontanées.
La liste **Job stages** correspond au pipeline suivi par les candidats sur un poste, par
exemple Application, Long list, Short list, Outreach, Interview, Presentation et Offer.
* Faites glisser les étapes par leur poignée pour les réordonner.
* Cliquez sur **Add stage** pour en créer une, et utilisez le menu de la ligne (les trois
points) pour la renommer ou changer sa couleur.
* Ajoutez des **stage labels** lorsqu'une étape nécessite des sous-catégories sur lesquelles
votre équipe peut faire des rapports.
Deux marqueurs indiquent à Spott comment mesurer votre pipeline :
* **CV sent** : l'étape à partir de laquelle un CV compte comme envoyé au client. C'est ce
qui alimente la métrique « CV sent » dans les rapports.
* **First interview** : l'étape à partir de laquelle un premier entretien compte comme
réalisé.
Les **Speculative presentation stages** définissent un pipeline distinct pour les
présentations spontanées de candidats, géré de la même façon que les étapes de poste.
Au-delà du processus de recrutement, vous configurez également :
* Les **Company stages**, pour gérer les relations avec les entreprises
* Les **Job statuses**, pour suivre l'avancement des postes
* Les **Opportunity statuses**, pour votre pipeline d'opportunités
Réglez correctement les deux marqueurs avant que votre équipe ne commence à travailler.
Tous les chiffres « CV sent » et « First interview » des rapports en découlent.
Chaque liste d'étapes, plus les sous-étapes et les taux de conversion.
### 2.3 Créer vos labels
Ouvrez **Labels** pour créer les labels qui catégorisent notes, tâches, refus et e-mails dans
tout votre workspace, et sur lesquels vous ferez vos rapports.
Spott regroupe les labels selon leur usage :
* **Note labels** : catégorisent les notes, par exemple Follow up ou Candidate interview.
* **Task labels** : catégorisent les tâches pour qu'elles apparaissent dans le bon contexte.
* **Rejection labels** : uniformisent les motifs de refus des candidatures.
* **Email labels** : organisent les e-mails dans la boîte de réception, par exemple
Submission ou Offer.
Cliquez sur **Add label** dans une section pour en créer un, donnez-lui un nom et une
couleur, et il devient disponible sur les fiches correspondantes.
Comment les labels alimentent le filtrage et les rapports.
### 2.4 Étoffer votre modèle de données
Ouvrez **Data model** pour voir chaque type de fiche avec son nombre d'attributs :
Candidates, Jobs, Applications, Companies, Contacts, Opportunities et Files. Cliquez sur un
type de fiche pour gérer ses attributs.
**Créez les attributs personnalisés dont votre activité a besoin.** Tout ce que vous voulez
suivre, filtrer, rechercher ou analyser et pour quoi Spott n'a pas de champ standard devient
ici un attribut personnalisé : préavis, certifications, spécialisations sectorielles,
préférences contractuelles.
Le type d'un attribut est figé une fois celui-ci créé. Décidez avant de le créer s'il
s'agit d'un texte, d'un nombre, d'une date ou d'une liste de choix.
**Attributs mis en favori**
Les attributs mis en favori apparaissent par défaut sur les fiches, tandis que les autres
restent accessibles sous **Show all values**. Faites glisser les attributs pour définir
leur ordre d'affichage.
**Laissez l'IA remplir les colonnes que vous ne voulez pas saisir.** Les colonnes remplies
par l'IA alimentent automatiquement un attribut personnalisé à partir du profil et du CV du
candidat : un champ comme « années d'expérience en management » se remplit tout seul à mesure
que les fiches arrivent.
Une colonne remplie par l'IA se génère sur les fiches nouvelles et modifiées. Les fiches
existantes doivent être actualisées avant que la colonne se remplisse.
**Définissez vos finalités de consentement.** Chaque type de fiche porte également les
finalités de consentement que vous suivez : c'est là que se configurent le RGPD et tout autre
cadre auquel vous êtes soumis. Les recruteurs enregistrent ensuite le consentement sur la
fiche du candidat elle-même.
Les types d'attributs, et pourquoi un type est figé une fois créé.
Créez des attributs pour les postes, les candidats, les entreprises et les contacts.
Quand elles se génèrent, et comment les actualiser.
Finalités de consentement et désinscriptions marketing, pour le RGPD et au-delà.
### 2.5 Activer les fonctionnalités dont votre équipe a besoin
Ouvrez **Features** pour activer ou désactiver les fonctionnalités à l'échelle du workspace,
comme l'enrichissement, la mise à jour automatique des profils, la boîte de réception unifiée
et les campagnes d'approche.
Deux d'entre elles méritent une vraie décision plutôt qu'un réglage par défaut :
* **Contact enrichment** retrouve les adresses e-mail et les numéros de téléphone manquants.
C'est le principal consommateur de crédits : activez-la en connaissant son coût.
* **Auto-updating profiles** consulte LinkedIn à intervalles réguliers et actualise les
profils candidats qui ont changé. Vous décidez de la fréquence, donc du coût.
Deux réglages du Note Taker s'appliquent à tout le workspace bien qu'ils se trouvent dans
l'onglet **Calls** : l'**enregistrement vidéo**, qui, désactivé, empêche la conservation des
vidéos de réunion, et l'**apparence du Note Taker**, à savoir le nom du bot et son image de
fond. Les deux s'appliquent à tout le monde dans votre organisation.
Ce que chaque interrupteur active.
Fréquence de mise à jour et maîtrise de la consommation de crédits.
Ce que l'enrichissement trouve, et le coût de chaque recherche.
Enregistrez et partagez les vues filtrées à partir desquelles votre équipe travaille.
### 2.6 Téléverser vos modèles et vos formulaires
Ouvrez **Templates** pour gérer tout ce que Spott réutilise dans le produit, afin que votre
équipe reste cohérente.
Il existe six types de modèles :
* **Presentation email templates** : la consigne utilisée pour présenter les candidats et les
postes.
* **Email templates** : vos [modèles d'e-mail](/fr/docs/inbox/message-templates) personnels et
ceux du workspace.
* **Note templates** : des structures de note réutilisables pour votre workspace.
* **Insight templates** : les instructions que l'IA utilise pour générer les analyses
d'appels. Voir le [Note Taker de Spott](/fr/docs/notes/note-taker).
* **Job description templates** : les instructions que l'IA utilise pour générer les
descriptions de poste.
* **Placement forms** : les champs personnalisés et la mise en page utilisés lors de
l'enregistrement d'un [placement](/fr/docs/placements/placements).
Ouvrez une catégorie pour consulter, modifier ou créer des modèles.
**Vos modèles de CV et de rapport aux couleurs de votre cabinet se trouvent ici aussi.**
Téléversez les modèles Word de votre cabinet pour que **Generate CV**, les rapports
candidats et les shortlists sortent dans votre charte. Tant qu'aucun modèle Word n'est
téléversé, Spott n'a aucune mise en forme à appliquer.
Chaque type de modèle, et la façon dont Spott en choisit un.
CV mis en forme, rapports candidats et shortlists dans votre propre modèle.
### 2.7 Vérifier votre domaine d'envoi
Ouvrez **Verified domains** et vérifiez le domaine depuis lequel vous envoyez vos e-mails, en
ajoutant les enregistrements DNS que Spott vous fournit. Enregistrez ensuite les adresses
d'expédition que votre équipe utilisera.
Les campagnes marketing et les e-mails envoyés par les automatisations ne partent pas tant
que votre domaine d'envoi n'est pas vérifié. Faites-le tôt, car la propagation DNS peut
prendre du temps.
Ajouter les enregistrements DNS, dépanner la vérification et enregistrer les expéditeurs.
Chauffez votre domaine, gardez une liste propre et atteignez la boîte de réception.
### 2.8 Connecter vos intégrations
Ouvrez **Integrations** pour relier Spott aux outils externes utilisés par votre équipe :
fournisseurs de téléphonie, messagerie et agenda, outils de sourcing et diffuseurs
d'annonces. Toutes les intégrations natives se trouvent dans cet onglet.
Messagerie, agenda, téléphonie, messages, job boards et fournisseurs de données.
### 2.9 Mettre en place des automatisations
Ouvrez **Automations** pour déclencher automatiquement des actions sur des événements dans
Spott : ouvrir des fenêtres au bon moment, envoyer des e-mails, mettre à jour des champs, et
plus encore. Le journal d'exécution vous montre ce qui s'est déclenché et quand.
Déclencheurs, actions, activation et journal d'exécution.
### 2.10 Gérer les accès
Spott propose un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC), qui renforce la sécurité en
attribuant des permissions à des rôles, de sorte que chacun n'accède qu'à ce dont son travail
a besoin. Les principales restrictions portent sur les paramètres du workspace et sur les
opérations de suppression, de fusion et d'export.
**Créez vos rôles.** Dans l'onglet **Security**, vous pouvez créer de nouveaux rôles.
Pour chaque rôle, utilisez les interrupteurs pour activer les fonctionnalités qu'il doit
avoir. Vous pouvez par exemple donner aux responsables d'équipe l'accès aux paramètres du
workspace afin qu'ils créent de nouveaux champs, alors que les membres ordinaires ne le
peuvent pas.
**Invitez vos utilisateurs.** Une fois les permissions attribuées à vos rôles, invitez les
utilisateurs avec le bouton orange de l'onglet **Users**, puis attribuez-leur un rôle.
Chaque ligne affiche le nom et l'adresse du membre, son **statut** (`accepted` une fois qu'il
s'est connecté, `pending` tant que l'invitation est en attente), les **rôles** qu'il détient
et sa date d'arrivée. Les rôles se modifient directement depuis la ligne, et un membre peut
en détenir plusieurs, par exemple **Team lead** en plus d'**Admin**.
Retirer un utilisateur le désactive au lieu de supprimer son compte, de sorte que son
activité passée lui reste attribuée.
**Créez vos équipes et vos bureaux.** Regroupez les utilisateurs en équipes et en bureaux
pour que les tableaux de bord, les filtres et les rapports puissent se lire par équipe et pas
seulement par personne. Partout où vous pouvez filtrer par utilisateur, vous pouvez filtrer
par équipe.
Rôles, permissions et MFA à l'échelle du workspace.
Bureaux et équipes, et où vous pouvez filtrer par ceux-ci.
### 2.11 Aller plus loin : API et webhooks
**API.** Créez et gérez des clés d'API pour accéder aux données de Spott en toute sécurité et
construire des intégrations, des flux de travail ou des applications sur mesure.
**Webhooks.** Configurez des points de terminaison webhook pour recevoir des notifications en
temps réel lorsque des événements se produisent dans Spott.
Les points de terminaison disponibles, des exemples d'utilisation et les événements
auxquels vous pouvez vous abonner.
## À vous de jouer
**Tous les utilisateurs**
* [ ] Connectez-vous et réglez vos **préférences**
* [ ] Complétez votre **profil** et activez la MFA
* [ ] Ajustez vos **notifications**
* [ ] Connectez votre **messagerie et votre agenda**, et choisissez un niveau de partage
* [ ] Synchronisez votre **signature**
* [ ] Installez l'**extension de navigateur**
* [ ] Réglez votre préférence de **Note Taker** et créez un **lien de prise de rendez-vous**
**Admins**
* [ ] Définissez votre **identité visuelle** et votre mention de consentement
* [ ] Personnalisez vos **étapes**, et réglez les marqueurs CV sent et First interview
* [ ] Créez vos **labels**
* [ ] Ajoutez les **attributs personnalisés** dont votre activité a besoin
* [ ] Activez les **fonctionnalités** que votre équipe utilisera
* [ ] Téléversez votre **modèle de CV Word** et créez un **formulaire de placement**
* [ ] Vérifiez votre **domaine d'envoi**
* [ ] Créez vos **rôles**, invitez vos **utilisateurs** et constituez vos **équipes**
Faites entrer vos candidats, vos clients et vos postes dans Spott.