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# Le reporting dans Spott
> Construisez des rapports, choisissez l'analyse adaptée à votre question, et ouvrez les fiches derrière chaque chiffre.
Dans cette section, vous apprenez à trouver et lire un rapport, à construire des insights à
partir des données en direct de votre espace de travail, à filtrer et regrouper les
résultats, et à examiner les fiches derrière chaque métrique.
1. [Trouver et lire un rapport](#1-trouver-et-lire-un-rapport)
2. [Créer et personnaliser un rapport](#2-créer-et-personnaliser-un-rapport)
3. [Utiliser des exemples de rapports](#3-utiliser-des-exemples-de-rapports)
Pour ouvrir la partie reporting, cliquez sur **Reports** sous **Tools** dans la barre de
navigation de gauche.
## 1. Trouver et lire un rapport
La partie Reports vous donne des vues réutilisables sur la performance de votre recrutement,
de la conversion du pipeline et de l'activité jusqu'aux placements et au chiffre d'affaires.
### 1.1 Partir de la vue d'ensemble des rapports
Ouvrez **Reports** pour ajouter un **New report**, ou pour retrouver les rapports que vous
avez déjà. La vue d'ensemble les sépare en deux :
* **Your reports :** les rapports visibles de vous seul.
* **Workspace :** les rapports visibles de tout l'espace de travail.
Chaque espace de travail démarre avec trois rapports prêts à l'emploi :
* **Client breakdown :** examinez les données entreprises et la physionomie de votre
portefeuille clients.
* **Candidates overview :** comprenez la composition et la disponibilité de vos candidats.
* **Team performance :** comparez l'activité, les honoraires et la performance des
utilisateurs.
Ouvrez-les avant de partir de zéro. Ils répondent peut-être déjà à votre question, ou vous
donneront un bon point de départ.
Il n'existe pas de niveau de partage limité à une équipe entre les rapports privés et les
rapports visibles de tout l'espace de travail. Qui peut consulter, gérer et exporter les
rapports se règle par rôle dans **Settings → Security**.
### 1.2 Lire un rapport et creuser ses chiffres
Cliquez sur un rapport pour l'ouvrir. Chaque rapport contient une ou plusieurs **insights**,
et chaque insight répond à une question précise à partir des données en direct de l'espace
de travail.
Utilisez le sélecteur **Time period** pour choisir `7D`, `1M`, `3M`, `6M`, `12M`, `All`, ou
une plage de dates personnalisée. Cette période s'applique à toutes les insights du rapport.
Cliquez sur un chiffre ou sur une valeur du graphique pour ouvrir les fiches qui le
composent. Cette descente dans le détail vous permet de vérifier exactement quels candidats,
postes, candidatures ou autres fiches constituent la métrique.
Le rapport ci-dessus mélange volontairement les types d'insight : un entonnoir sur les étapes
du pipeline, une ventilation de l'origine de ces candidatures, et deux cartes **Single
metric** pour les taux de conversion qui comptent. Chacune répond à une question, et
ensemble elles répondent à « comment se porte ce pipeline ».
## 2. Créer et personnaliser un rapport
Un rapport se construit à partir d'insights. Pour chaque insight, choisissez les fiches à
analyser, ce que vous voulez mesurer et la façon dont Spott doit afficher le résultat.
### 2.1 Créer un rapport et ajouter une insight
Depuis la vue d'ensemble des rapports, cliquez sur **New report**, puis sur **Add new
insight** pour construire sa première visualisation.
Donnez à l'insight un titre clair. Pendant que vous la configurez dans le panneau de droite,
la partie gauche en montre l'aperçu à partir de vos données réelles. Cliquez sur **Save
chart** quand l'insight est prête.
### 2.2 Choisir la bonne source de données
La **Data source** détermine les fiches que l'insight peut compter, filtrer et regrouper.
* **Recruitment records :** choisissez Candidates, Jobs, Applications, Companies,
Opportunities, Contacts, Users, Notes, Placements ou Rejections quand la question porte sur
un seul type de fiche.
* **Interactions :** utilisez cette source pour les points de contact enregistrés, e-mails,
messages WhatsApp, appels téléphoniques et rendez-vous. Pour l'e-mail sortant, elle compte
les messages envoyés. Les ouvertures et les clics des campagnes marketing s'analysent dans
**Marketing**.
* **Multi-source :** combinez plusieurs types de fiches quand une seule source ne suffit pas
à répondre.
Choisissez la source qui contient directement ce dont vous avez besoin. Utilisez
**Applications** pour les mouvements de pipeline, **Placements** pour les données de
placement abouties, et **Notes** pour l'activité que votre équipe consigne avec des labels
de note cohérents.
Si votre équipe veut suivre les appels, les rendez-vous clients ou les prises de
références via les notes, mettez-vous d'abord d'accord sur un petit jeu de labels de note.
Des labels cohérents rendent ces activités beaucoup plus faciles à compter correctement.
### 2.3 Choisir un type d'insight et une visualisation
Le type d'insight détermine la façon dont Spott mesure les données sélectionnées :
* **Pivot :** ventilez une métrique selon un autre champ, par exemple les postes par étape,
par entreprise ou par membre de l'équipe.
* **Historical values :** suivez l'évolution d'une métrique dans le temps.
* **Funnel :** observez la conversion des fiches d'une étape du pipeline à la suivante.
* **Time in stage :** mesurez le temps que les fiches passent à chaque étape.
Les types d'insight disponibles dépendent de la source de données. **Funnel** et **Time in
stage** ont besoin de données d'étape : ils apparaissent donc pour les sources organisées en
étapes comme **Applications** et **Jobs**. Les sources sans étapes, comme Candidates,
utilisent **Pivot** et **Historical values**.
Affichez le résultat sous forme de graphique **Bar**, **Line** ou **Pie**, de **Table**, ou
de chiffre clé **Single metric**.
### 2.4 Ajouter métriques, filtres, regroupement et objectifs
Terminez l'insight en décidant précisément ce qu'elle compte et quelles fiches elle inclut :
* **Metrics :** ce que compte l'insight. Choisissez **Add metric** pour comparer plusieurs
mesures dans la même insight.
* **Filters :** choisissez **Add filter** pour restreindre cette insight par attributs,
attributs personnalisés, équipe, membre d'équipe ou période propre. Contrairement au
sélecteur de période du rapport, ce filtre ne s'applique qu'à l'insight.
* **Group by :** pour une insight Pivot, ventilez le résultat selon un attribut comme
l'étape, l'entreprise ou le membre de l'équipe.
* **Target :** activez un objectif et saisissez un chiffre pour afficher la progression vers
ce but, et le moment où il est atteint.
Gardez chaque insight centrée sur une seule question. Si un graphique a besoin de filtres ou
de mesures sans rapport entre eux pour avoir du sens, construisez plutôt une seconde insight.
### 2.5 Modifier, dupliquer, exporter ou supprimer une insight
Ouvrez le menu **⋮** d'une insight pour :
* **Edit :** changer sa source, ses métriques, ses filtres, son regroupement, son objectif ou
sa visualisation.
* **Duplicate :** repartir de cette insight pour une question voisine.
* **Export as Excel :** télécharger les données du graphique, et éventuellement cocher
**Include drilldown data** pour y joindre les fiches sous-jacentes.
* **Delete :** retirer l'insight du rapport.
Les rapports s'appuient sur des données en direct, mais ils ne peuvent pas encore être
programmés ni envoyés automatiquement par e-mail.
Sources de données, types d'insight, métriques, filtres, regroupement, objectifs et exports.
La vue d'ensemble des rapports, les rapports prêts à l'emploi, les descentes dans le détail et la visibilité.
Définissez quels rôles peuvent consulter, gérer et exporter les rapports.
## 3. Utiliser des exemples de rapports
Ces exemples montrent le type de question auquel un rapport bien ciblé peut répondre. Adaptez
leurs insights aux données et aux objectifs qui comptent pour votre équipe.
### 3.1 Rapport candidats
Utilisez un rapport candidats pour comprendre la composition et l'état actuel de votre base :
* **Disponibilité :** combien de candidats sont disponibles maintenant ou plus tard.
* **Formation :** les candidats comparés par niveau de formation.
* **Type de contrat :** le type de travail que les candidats recherchent.
### 3.2 Rapport de performance de l'équipe
Utilisez un rapport utilisateurs pour comparer la productivité individuelle et collective :
* **Activité enregistrée :** notes et candidatures créées par utilisateur.
* **Rendez-vous :** combien de rendez-vous l'équipe tient chaque semaine.
* **Production commerciale :** chiffre d'affaires des placements et création de postes.
Une insight **Pivot** regroupée par utilisateur donne le tableau ci-dessus : une ligne par
personne, et une colonne **Current** et une colonne **Target** par métrique. Là où un
objectif est fixé, la cellule montre la progression et se colore en conséquence, ce qui
permet de voir d'un coup d'œil qui est en avance et qui est en retard. Les métriques sans
objectif affichent simplement un tiret.
Sous le tableau, le même type de fiche alimente des graphiques sur la production
commerciale : honoraires et postes créés par utilisateur, CV envoyés en approche spontanée,
et une carte **Single metric** pour le total des CV envoyés par l'équipe.
### 3.3 Rapport clients
Utilisez un rapport entreprises pour mesurer la taille de votre portefeuille clients et
situer chaque entreprise dans votre pipeline commercial.
### 3.4 Rapport en entonnoir sur les candidatures
Utilisez un rapport candidatures pour voir combien de candidats se trouvent à chaque étape
d'un poste donné, et combien de temps ils y restent. C'est ainsi que vous repérez les étapes
où les candidatures ralentissent ou décrochent.
## À vous de jouer
* [ ] Créez un rapport sur les **candidats**, avec deux insights
* [ ] Créez un rapport sur les **candidatures**, avec deux insights
* [ ] Créez un rapport sur les **placements**, avec deux insights
Prenez les habitudes qui rendent vos données Spott de plus en plus utiles avec le temps.