> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Gérer les postes
> Créez des postes, définissez le profil recherché, trouvez des candidats avec l'IA, et pilotez le pipeline jusqu'au placement.
Dans cette section, vous apprenez à retrouver et créer des postes, à définir chaque mandat,
à utiliser le matching par IA, à faire avancer les candidats dans le pipeline, à attirer des
candidatures et à partager l'avancement avec vos clients.
1. [Search and filter jobs, create or import them](#1-rechercher-et-filtrer-les-postes-en-créer-ou-en-importer)
2. [Define who you are looking for in the Overview](#2-définir-le-profil-recherché-dans-l’onglet-overview)
3. [Find the right candidate matches with AI](#3-trouver-les-bons-candidats-avec-l’ia)
4. [Understand the job pipeline](#4-comprendre-le-pipeline-d’un-poste)
5. [Create campaigns or advertising to attract inbound candidates](#5-lancer-des-campagnes-ou-diffuser-une-annonce-pour-attirer-des-candidats)
6. [Make tracking easy for clients with the Company Portal](#6-simplifier-le-suivi-pour-vos-clients-avec-le-company-portal)
Pour ouvrir la page Jobs, cliquez sur **Jobs** dans la barre de navigation de gauche.
## 1. Rechercher et filtrer les postes, en créer ou en importer
La page **Jobs** est l'endroit où vous retrouvez n'importe quel poste existant par la
recherche et les filtres, et où vous créez ou importez ceux qui n'y sont pas encore.
### 1.1 Retrouver un poste dans la base
Il y a deux façons de retrouver le poste que vous cherchez : la barre de recherche et les
filtres.
Utilisez la **barre de recherche** en haut de la page Jobs pour retrouver des postes à
partir du texte de leurs champs. Pour une recherche plus précise, mettez les expressions
exactes entre guillemets droits et combinez-les avec **AND**, **OR** ou **NOT**.
Cliquez sur **Filters** quand vous voulez restreindre la base sur des informations
précises :
* **Status :** retrouver les postes à une étape donnée.
* **Location et company :** vous concentrer sur les postes d'un lieu ou d'un client
particulier.
* **Users et team :** retrouver les postes portés ou appuyés par certains collègues.
* **Dates :** filtrer sur la création, le début, la fin ou la prochaine tâche.
* **Détails du contrat :** filtrer par type de lieu de travail ou type de contrat.
* **Champs personnalisés :** utiliser les critères créés pour votre espace de travail.
Vous pouvez aussi trier la base sur des champs comme le nom du poste, l'entreprise, le
statut, les dates, le type de contrat, le type de lieu de travail ou l'échéance de la
prochaine tâche.
### 1.2 Enregistrer une vue sur les postes
Basculez entre les vues **List** et **Board** selon la façon dont vous voulez parcourir la
base. Les mêmes filtres et le même tri fonctionnent dans les deux affichages.
Pour enregistrer votre configuration sous forme de vue, cliquez sur le nom de la vue en
cours en haut à droite, par exemple **Default view**, et sélectionnez **+ Create new view**.
Donnez un nom à la vue, puis enregistrez-la pour retrouver plus tard les mêmes filtres, le
même tri et les mêmes colonnes.
### 1.3 Créer un poste à la main
Cliquez sur **Add job** en haut à droite de la page Jobs pour créer un poste de zéro.
Renseignez l'intitulé, l'entreprise et le statut, puis ajoutez les informations
disponibles : type de contrat, type de lieu de travail, fourchette salariale, description
et contacts client.
Cliquez sur **Create job** pour ajouter le poste à la liste, puis cliquez sur son intitulé
pour ouvrir l'onglet **Overview**.
### 1.4 Importer une annonce existante
Si l'annonce existe déjà en ligne, importez-la plutôt que de la ressaisir. Dans la fenêtre
**Add new job**, utilisez **Import from URL** pour coller le lien d'une annonce publique, ou
servez-vous de l'[extension navigateur](/fr/docs/settings/chrome-extension) pour importer
l'annonce depuis la page que vous consultez.
Spott remplit les champs du poste à partir de l'annonce, et vous pouvez vérifier ou
modifier les informations avant de continuer.
Filtres, vue liste et vue tableau, et vues enregistrées.
Créer un poste à la main, depuis une URL, ou par import.
## 2. Définir le profil recherché dans l'onglet Overview
L'onglet **Overview** est l'endroit où vous transformez une fiche poste toute neuve en un
brief clair, utilisable à la fois par votre équipe et par l'IA de Spott.
### 2.1 Configurer le poste dans le bon ordre
Depuis la page Jobs, cliquez sur l'intitulé du poste pour ouvrir son onglet **Overview**.
Déroulez la configuration dans cet ordre, pour que chaque étape donne à la suivante assez de
contexte :
1. **Fichiers et notes :** joignez la description de poste du client, et rattachez au poste
les notes de briefing ou d'intake.
2. **Générer les informations :** cliquez sur **Regenerate details** pour créer ou enrichir
les informations du poste à partir des éléments rattachés.
3. **Informations et honoraires :** confirmez les exigences, les lieux, la rémunération et
la structure d'honoraires convenue.
4. **Contacts client :** rattachez les personnes impliquées dans le mandat.
5. **Grille d'évaluation :** créez le modèle d'évaluation à la main, ou générez-le à partir
des critères de sourcing.
6. **Ask AI :** posez vos questions une fois que la fiche poste contient le contexte dont
l'IA a besoin.
Les notes ne sont pas rattachées automatiquement à un poste. Ouvrez la note concernée et
rattachez-la au poste, pour qu'elle apparaisse sur la fiche et devienne disponible comme
contexte pour l'IA.
### 2.2 Utiliser le panneau latéral pendant la définition du poste
Utilisez **Details** dans le panneau latéral pour passer en revue les champs du poste, créer
des tâches de suivi et générer une grille d'évaluation. Ouvrez **Ask AI** quand vous voulez
une réponse fondée sur les informations, les notes, les pièces jointes et les critères de
sourcing du poste.
Les critères de sourcing de l'onglet Overview alimentent le matching par IA : formulez donc
les exigences incontournables et les qualités souhaitées de la façon la plus précise
possible.
Le parcours de configuration en six étapes : fichiers et notes, informations, honoraires, contacts et grille d'évaluation.
## 3. Trouver les bons candidats avec l'IA
Une fois le brief complet, utilisez **Matching** pour trouver de nouveaux candidats dont le
profil correspond au poste.
### 3.1 Lancer une recherche sur un poste
Ouvrez le poste, sélectionnez **Matching**, puis cliquez sur **Start new job search**. Spott
transforme la description, les notes et les critères de sourcing du poste en pré-filtres et
critères suggérés.
Passez-les en revue avec **Edit criteria**, apportez les modifications nécessaires, puis
cliquez sur **Run search**.
Le matching cherche de nouveaux candidats et écarte toute personne déjà présente dans le
pipeline du poste. Utilisez l'onglet **Candidates** pour revoir les personnes déjà
rattachées au mandat.
### 3.2 Bien utiliser les pré-filtres et les critères
Spott utilise les pré-filtres et les critères pour deux rôles différents dans la recherche :
* Les **pré-filtres** sont des exigences incontournables qu'un candidat doit remplir avant
que Spott ne le classe : intitulé de poste, domaine d'études, mots-clés ou années
d'expérience.
* Les **critères** sont des qualités formulées en langage naturel, utilisées pour classer
les candidats restants, par exemple « français courant en contexte professionnel ».
Utilisez **Match all filters** pour exiger tous les pré-filtres, ou désactivez-le quand les
candidats peuvent n'en remplir qu'un seul. Spott indique combien de candidats passent les
filtres, ce qui vous permet de les élargir si le vivier est trop réduit.
Les critères sont numérotés par ordre de priorité : ceux placés le plus haut pèsent
davantage dans le score de correspondance. Faites glisser un critère pour changer sa
position, cliquez sur **×** pour le retirer, ou sélectionnez **Add criteria** pour en créer
un autre.
Réservez les pré-filtres aux exigences qui doivent être vraies, et les critères aux
qualités que vous voulez comparer. Les mots-clés relèvent des pré-filtres, pas d'un critère
à part entière.
### 3.3 Passer en revue les résultats et agir
Commencez par les candidats aux meilleurs scores. Cliquez sur un score pour lire le
raisonnement de Spott, et ouvrez la fiche du candidat avant de trancher.
Les scores de correspondance n'évaluent que les critères IA. Tous les candidats présents
dans les résultats ont déjà passé les pré-filtres, y compris ceux dont le score est faible.
Depuis les résultats, vous pouvez :
* **Examiner les candidats :** comparer leur score global et leur note sur chaque critère.
* **Ajouter les bons profils :** faire entrer les candidats pertinents dans le pipeline du
poste.
* **Affiner la recherche :** modifier les pré-filtres ou les critères et la relancer.
* **Changer d'affichage :** utiliser la vue cartes pour une lecture approfondie, ou la vue
tableau pour comparer plus vite.
Utilisez **Search history** pour rouvrir une recherche antérieure au lieu de la reconstruire.
Vue cartes et vue tableau, historique des recherches, et partage d'une recherche.
## 4. Comprendre le pipeline d'un poste
L'onglet **Candidates** affiche toutes les personnes rattachées au poste, et où chacune en
est dans le processus.
### 4.1 Passer le pipeline en revue
Ouvrez un poste et sélectionnez **Candidates**. Utilisez la **Board view** pour déplacer
visuellement les cartes candidat d'une étape à l'autre, ou la **List view** quand vous avez
besoin d'un tableau triable et filtrable.
Faites glisser une carte pour déplacer un candidat d'une étape à l'autre, ou déposez-la dans
le groupe des rejetés pour rejeter le candidat à son étape actuelle. Vos statistiques de
conversion par étape restent ainsi justes, sans avoir besoin d'une étape « rejeté » séparée.
Sélectionnez plusieurs candidats avec les cases à cocher quand vous voulez leur appliquer la
même action à tous. Vous pouvez :
* **Mettre le pipeline à jour :** déplacer les candidats vers une étape, changer leur label,
ou les rejeter.
* **Organiser les candidats :** les ajouter à un autre poste ou à une liste.
* **Contacter les candidats :** envoyer un e-mail, les présenter, ou les inscrire à une
[campagne](/fr/docs/outreach/campaigns).
* **Partager avec le client :** les publier sur le Company Portal.
Les étapes du pipeline sont configurées pour tout l'espace de travail, et non poste par
poste. Pour les modifier, ouvrez **Settings → Stages**, et gardez à l'esprit que la
modification touche tous les postes qui utilisent ce pipeline.
### 4.2 Ajouter des candidats à une étape
Cliquez sur le **+** de l'étape où le candidat doit démarrer. Cherchez un candidat existant,
ou sélectionnez **Upload CV** pour en créer un, puis cliquez sur **Add to job**.
### 4.3 Travailler depuis la candidature
Cliquez sur une carte candidat pour ouvrir la candidature qui relie cette personne à ce
poste. La candidature réunit le fil d'activité, le fil interne de votre équipe, Ask AI, les
grilles d'évaluation, les rendez-vous et les actions rapides pour l'étape suivante.
Depuis la candidature, vous pouvez envoyer un e-mail, ajouter une note ou une grille
d'évaluation, présenter le candidat, le publier sur le Company Portal, ou le marquer comme
rejeté ou placé.
Un candidat n'est marqué comme placé qu'une fois les informations de placement complétées,
y compris le détail des honoraires et leur répartition.
Cartes, réglages de vue et actions groupées.
Rendez-vous à venir, boutons d'entretien et fil interne.
## 5. Lancer des campagnes ou diffuser une annonce pour attirer des candidats
Utilisez les campagnes pour approcher des personnes déjà présentes dans votre base, ou
diffusez le poste publiquement quand vous voulez que les candidats postulent d'eux-mêmes.
### 5.1 Créer une campagne pour le poste
Si les campagnes sont activées pour votre espace de travail, utilisez l'onglet **Campaigns**
du poste pour inscrire les profils sélectionnés dans une séquence de messages et de
relances. Vous pouvez aussi créer et gérer vos campagnes depuis **Campaigns** dans la barre
de navigation de gauche.
### 5.2 Rédiger ou générer l'annonce
Ouvrez le poste et sélectionnez **Advertising**. Rédigez ou collez le texte de l'annonce, ou
cliquez sur **Generate job description** pour la créer avec l'IA à partir des informations
du poste.
Utilisez **Ask AI** dans le panneau latéral pour ajuster le ton, les exigences, la longueur
ou la langue avant publication.
### 5.3 Choisir où publier
Le jobboard Spott présente vos postes ouverts en ligne et reçoit les candidatures
directement dans Spott. Dans le panneau de droite :
* Basculez l'interrupteur **Spott job board** sur **Open** pour publier l'annonce. Vous
pouvez le remettre sur **Closed** à tout moment.
* Choisissez l'**inbound applications stage** où doivent arriver les nouveaux candidats.
* Utilisez **Preview** pour voir l'annonce telle que les candidats la verront, et **Copy
link** pour partager le lien de candidature.
Reliez une annonce LinkedIn Recruiter existante pour que ses candidats arrivent dans
Spott. Voir [relier une annonce LinkedIn](/fr/docs/jobs/linkedin-job-posting).
Avec une intégration de multidiffusion activée, diffusez l'annonce sur de nombreux
jobboards à la fois :
* [Broadbean](/fr/docs/integrations/broadbean)
* [Idibu](/fr/docs/integrations/idibu)
* [VDAB](/fr/docs/integrations/vdab), le service public de l'emploi flamand
La multidiffusion passe par **votre propre compte commercial** chez le multidiffuseur.
Les crédits de publication, les frais par jobboard et la tarification se règlent avec le
multidiffuseur, pas avec Spott.
Clôturer un poste dans Spott ne clôture pas ses annonces publiées. Fermez chaque annonce
séparément, ou mettez en place une automatisation, afin qu'un poste pourvu cesse de
recevoir des candidatures.
### 5.4 Traiter les candidatures entrantes
Ouvrez l'onglet **Inbound** du poste pour passer en revue les personnes qui ont postulé via
le jobboard Spott, LinkedIn ou un multidiffuseur. Spott rattache chaque candidature au
poste, enrichit les données du candidat et le met en file d'attente pour revue.
Pour chaque candidat, vous pouvez :
* **Consulter le score IA :** ouvrez le score pour voir l'évaluation sur chaque critère.
* **Accepter le candidat :** faire entrer un ou plusieurs candidats dans l'étape de pipeline
de votre choix.
* **Rejeter le candidat :** rejeter la candidature, et choisir de conserver ou de supprimer
la fiche du candidat dans la base.
Pour rejeter quelqu'un et lui écrire en même temps, cliquez d'abord sur **Send email** et
utilisez l'interrupteur de rejet dans la fenêtre de rédaction. Cela clôture la candidature et
envoie l'explication en une seule fois.
Un candidat entrant ne reçoit un score de correspondance qu'une fois que vous avez lancé
une recherche sur le poste.
Le jobboard, l'image de marque, et où l'annonce apparaît.
Examiner, accepter et rejeter, e-mails de refus compris.
## 6. Simplifier le suivi pour vos clients avec le Company Portal
Le **Company Portal** donne aux contacts client de votre choix une vue sécurisée et en temps
réel des candidats que vous décidez de partager.
### 6.1 Publier des candidats sur le portail
Ouvrez le poste et sélectionnez **Company Portal**. Publiez un candidat avec **Publish on
portal**, ou sélectionnez plusieurs candidats dans le pipeline et choisissez **Add to company
portal**.
Si vous voulez que les candidats apparaissent automatiquement, activez **Show all candidates
in real time** et choisissez les étapes du pipeline qui doivent alimenter le portail.
### 6.2 Régler l'accès du client
Utilisez le panneau de droite pour ouvrir ou fermer le portail, inviter les contacts client,
prévisualiser ce qu'ils verront et choisir les champs candidat auxquels ils ont accès.
Seuls les contacts enregistrés sous l'entreprise associée au poste peuvent être invités sur
son Company Portal.
Les clients peuvent examiner les candidats, commenter et demander un entretien. Ils ne
peuvent pas déplacer les candidats entre les étapes, les rejeter, ni exporter les fichiers en
masse.
### 6.3 Suivre les retours du client
Ouvrez **Activity** dans le Company Portal pour disposer d'un journal de ce que votre client
a fait : qui a été invité sur le portail, sur quel candidat il a commenté et ce qu'il a
écrit, et l'impression qu'il a laissée sur un candidat.
Le fil enregistre ce qu'un client **fait**, pas ce qu'il regarde. Rien n'indique si un
profil donné a été ouvert : un candidat sans commentaire ni impression n'a donc pas
forcément été écarté.
La fiche poste conserve par ailleurs ses onglets **Files**, **Notes**, **Tasks** et
**Communication** à côté du portail, pour que le contexte interne reste rattaché au même
mandat.
Inviter des contacts, ce que les clients peuvent faire, et le suivi de l'activité.
## À vous de jouer
* [ ] Créez une **vue de liste de postes** avec deux filtres
* [ ] Créez un **nouveau poste**
* [ ] Faites rejoindre un appel de briefing au **Note Taker**, ou ajoutez des notes de briefing au poste
* [ ] **Générez les informations** et une description de poste avec l'IA
* [ ] **Publiez le poste** sur le portail
* [ ] Appliquez le **matching par IA** à vos candidats, et ajoutez un filtre incontournable
* [ ] **Ajoutez des candidats** au pipeline du poste
Entreprises, contacts et développement commercial.