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# Colocaciones

> Cómo Spott registra y gestiona las contrataciones cerradas, uniendo candidato, vacante y cliente en un único registro de colocación.

Puedes ir rápidamente a la página Placements con `G` y después `P`. Consulta todos los
[atajos de teclado](https://docs.spott.io/es/docs/settings/keyboard-shortcuts.md).

Las **colocaciones** en Spott representan el resultado exitoso de tu proceso de reclutamiento: el momento en que un candidato encaja y se confirma para un puesto.

Una colocación une la **vacante**, el **candidato** y el **cliente**, y te da un registro completo de la contratación. Las colocaciones alimentan además los informes y el análisis de facturación, y te ayudan a seguir el rendimiento y a prever el crecimiento del negocio.

## Crear una colocación a partir de un candidato existente

### Paso 1. Ve a una vacante abierta

En Spott, ve a **Jobs**.

* Busca la vacante para la que quieres colocar a un candidato

* Haz clic en el título de la vacante

### Paso 2. Coloca a un candidato

Desde el pipeline de la vacante, selecciona al candidato y elige **Mark placed** en la barra
de acciones. Funciona con un candidato cada vez. O abre la candidatura:

* Haz clic en el **título profesional** del candidato, justo debajo de su nombre.
  Si haces clic en su *nombre* se abre el perfil del candidato, así que apunta al título
  de la línea de abajo.

* Selecciona **Mark placed**

### Paso 3. Elige el tipo de colocación

![Elegir un tipo de colocación](https://mintcdn.com/spott-docs/BcBJEduCI24YUK4-/images/placements/placement-form-type.webp?fit=max\&auto=format\&n=BcBJEduCI24YUK4-\&q=85\&s=978c42e1b5121fb4c44dfb3e7c06eabd)

Marcar a un candidato como colocado abre un flujo breve y guiado. Primero elige el **tipo de
colocación**, que define el modelo de honorarios y los campos que rellenas a continuación:

* **Contingent**, unos honorarios únicos por una colocación cerrada (una contratación
  indefinida típica).

* **Retained**, pagos escalonados a lo largo del encargo de búsqueda. La base de los honorarios
  puede ser un **porcentaje de la retribución o un importe fijo**, repartido entre los hitos de
  pago de tu acuerdo.

* **Contract**, un margen sobre la facturación del contratista, para trabajo temporal e interim.
  Puede que algunas pantallas y exportaciones antiguas todavía lo llamen **Staffing**.

### Paso 4. Rellena los datos

![El paso de datos de honorarios de la colocación](https://mintcdn.com/spott-docs/lDU_xVu3wPZWcJCf/images/placements/placement-dialog.webp?fit=max\&auto=format\&n=lDU_xVu3wPZWcJCf\&q=85\&s=e3eed5ee5bbb1f2122c43e5046da4eb1)

Los pasos restantes dependen del tipo que hayas elegido:

**Fee Details** siempre incluye la fecha de **placed at** y las fechas de **inicio** y **fin**.
Los honorarios en sí se recogen de forma distinta según el tipo:

* **Permanent** (Contingent o Retained): unos honorarios sobre la colocación, como porcentaje de
  la retribución o como importe fijo. Si la vacante ya tiene un **deal value**, la
  colocación parte de él, así que no tienes que volver a escribir los honorarios que
  acordaste con el cliente cuando aceptaste la vacante. Poner una fecha de fin en una
  colocación contingent devuelve al candidato al conjunto de candidatos disponibles cuando termine el contrato.

* **Contract**: la **jornada**, la **unidad** (diaria u horaria), la **tarifa facturada** al
  cliente y la **tarifa pagada** al contratista. Spott proyecta a partir de ahí el valor del
  contrato y los honorarios netos (el margen). En las colocaciones de interim puedes fijar un
  **número de días facturados fijo** en lugar de deducirlo de la jornada.

  Las tarifas son opcionales. Marca **No contract rates** para registrar la colocación sin
  ellas, por ejemplo cuando las tarifas aún no están acordadas o se facturan fuera de Spott.
  Los campos de tarifas y el reparto de honorarios desaparecen, y la colocación no muestra
  **Contract value** ni **Projected net fee (margin)** en lugar de un cero engañoso. Aun así
  puedes registrar [hojas de horas](https://docs.spott.io/es/docs/placements/timesheets.md), que toman sus tarifas de un
  tarifario, y crear facturas, que entonces empiezan sin líneas sugeridas.

![El paso de datos de honorarios de Contract con las tarifas y la previsión de facturación](https://mintcdn.com/spott-docs/P22nrzT8A299qFwb/images/placements/placement-fee-details.webp?fit=max\&auto=format\&n=P22nrzT8A299qFwb\&q=85\&s=97df935f159926b9e627bdf2d6bdfb7b)

Los otros dos pasos son iguales para todos los tipos:

* **Splits**: cómo se reparten los honorarios entre los usuarios. El total tiene que sumar 100 %.
  Si el reparto ya se acordó en la [vacante](https://docs.spott.io/es/docs/jobs/job-details.md), configúralo ahí: el
  acuerdo queda registrado antes de hacer la colocación, y una colocación permanente toma
  el reparto de la vacante automáticamente. Aun así puedes cambiarlo aquí.

* **Extra**: los campos de tu formulario de colocación, como el salario base, el salario
  adicional, las acciones y los honorarios en otras divisas. Tú decides qué campos aparecen aquí:
  los formularios de colocación se configuran en
  **Settings → [Templates](https://docs.spott.io/es/docs/settings/templates.md)**.

![El paso Extra del flujo de colocación](https://mintcdn.com/spott-docs/P22nrzT8A299qFwb/images/placements/placement-extra.webp?fit=max\&auto=format\&n=P22nrzT8A299qFwb\&q=85\&s=78cf4c535d074cdf019fdfc2eb046daa)

## Formularios de colocación a medida

Crea **tantos formularios de colocación como necesites**. Las colocaciones reales varían más de lo
que dan de sí los tres tipos: una contratación indefinida con una estructura de bonus recoge datos
distintos de otra con acciones, y un contrato de interim con una revisión de tarifa recoge otros
datos más. En lugar de forzarlo todo por un único formulario por tipo, creas un formulario para
cada variante que realmente uses, en **Settings → Templates**.

El formulario controla qué campos aparecen en el paso **Extra** y en el registro de colocación, así
que puedes registrar exactamente lo que necesita cada tipo, por ejemplo las revisiones de tarifa y
las prórrogas de contrato en las colocaciones Contract, o el salario base, el bonus y las
acciones en las indefinidas. Recoger los campos adecuados mantiene precisos tus informes y tu
facturación.

Una vez terminado el flujo, la candidatura muestra un bloque **Placement** que resume la
colocación, así que el resultado también es visible desde el lado del candidato. Lo que muestra
depende del tipo de colocación: una colocación contingent muestra la empresa, la vacante, la fecha
de inicio, el reparto de honorarios y los honorarios totales, mientras que una retained muestra en
su lugar el salario, el porcentaje de honorarios y sus hitos de pago.

![El bloque de colocación en una candidatura colocada](https://mintcdn.com/spott-docs/Aiq95478rJE1i5AL/images/placements/placement-on-application.webp?fit=max\&auto=format\&n=Aiq95478rJE1i5AL\&q=85\&s=4fa9c75a7a25a3c35e29df122eaa7bb6)

## Convertir una colocación temporal en indefinida

A los contratistas también se les acaba contratando. Cuando una colocación temporal se convierte en
una contratación indefinida, usa **Convert to contingent placement**, para que los honorarios de la contratación indefinida
se recojan como unos honorarios contingent únicos y no como una prórroga de contrato. Lo
encuentras en dos sitios:

* Ve a **Placements**, abre la pestaña **Contract** y haz clic en la colocación. El botón está en
  **Quick Actions**, en el panel de la derecha.
* O abre la candidatura del candidato y búscalo en el panel de la derecha, en
  **Details → Quick Actions**.

Al convertir se crea una **nueva colocación contingent, independiente**, para la misma
candidatura. La colocación Contract en sí no se modifica, no se cierra ni se elimina, así que su
historial y sus hojas de horas se quedan donde están.

![Quick Actions en una colocación temporal, con Convert to contingent placement](https://mintcdn.com/spott-docs/UI64IgfaprCJfOy5/images/placements/placement-quick-actions.webp?fit=max\&auto=format\&n=UI64IgfaprCJfOy5\&q=85\&s=81f77922fd71227b0cc652267e0a88d0)

Se abre el mismo flujo de cuatro pasos que ya conoces de hacer una colocación. El paso 2 cambia las
tarifas del contrato por unos **Contingent fee**: elige la base de los honorarios, importe fijo o
porcentaje, y el total, y después haz clic en **Save Placement**. **Extend placement**, justo al
lado, es la otra opción: úsala cuando el contrato continúe en lugar de convertirse.

## Vista general de las colocaciones

**Placements**, en la barra lateral, te da una vista general de todas las colocaciones en una
tabla, con una pestaña por tipo: **Contingent**, **Contract** y **Retained**. En la tabla de
contingent, las columnas son, en orden:

* **Candidate**, el nombre del candidato

* **Company**, la empresa donde se colocó al candidato

* **Job**, el puesto en el que se colocó al candidato

* **Placed By**, la persona responsable de la colocación

* **Placed At**, la fecha en la que se colocó al candidato

* **Start Date**, la fecha en la que el candidato empieza

* **Booked Revenue**, los ingresos generados por la colocación

* **Fee Split**, cómo se reparten los honorarios entre los usuarios. Puedes registrar los honorarios netos y brutos, y el reparto total tiene que sumar 100 por ciento.

* **Placement Form**, el formulario con el que se registró esta colocación

La pestaña **Contract** añade lo que importa en el trabajo por contrato, como la **End Date**, el
**Status** de la colocación y su **Weekly GP**.

![La tabla general de colocaciones](https://mintcdn.com/spott-docs/lDU_xVu3wPZWcJCf/images/placements/placements-table.webp?fit=max\&auto=format\&n=lDU_xVu3wPZWcJCf\&q=85\&s=44d1492e362283100016574edb5663a2)

Filtra la tabla hasta quedarte con las colocaciones que te interesan, por ejemplo por empresa, por
el usuario que colocó, por **Placed by Team** para ver juntas las colocaciones de un equipo,
o por fecha, y **exporta el resultado a Excel**.

### Los honorarios se muestran en las dos monedas

Las tablas de colocaciones suman todo en la **moneda de tu espacio de trabajo** para que
las cifras cuadren, lo que hasta ahora significaba que unos honorarios pactados en otra
moneda solo se veían convertidos. Las columnas de honorarios muestran ahora el **importe
en la moneda en la que realmente se pactaron**, junto a la cifra convertida.

Eso importa cuando cotejas una colocación con un contrato o una factura. El importe
convertido es el que mueve tus informes, y varía con el tipo de cambio; el importe local es
el que aceptó el cliente, y no varía. Ver los dos permite conciliar una colocación sin
deshacer la conversión.

El panel que hay encima de la tabla abarca **como máximo 12 semanas** a la vez. Puedes elegir un
rango más corto, pero no uno más largo, así que no es el sitio donde mirar un periodo más largo. La tabla en sí filtra por el rango de fechas que
quieras, y un informe de colocaciones en [Reports](https://docs.spott.io/es/docs/get-started/reports.md) no tiene ninguna
ventana.

Cuando unos honorarios se reparten entre compañeros, la colocación sigue perteneciendo al usuario
que figura en **Placed by** a efectos de recuento. Los porcentajes del reparto dividen los ingresos
registrados y nada más, así que un acuerdo compartido aparece como una sola colocación de la
persona que la hizo.

El filtro de usuario incluye a los **usuarios desactivados**, no solo a los activos. Alguien que ya
se ha ido siguió colocando a quien colocó, y dejarlo fuera sin avisar hace que las cifras del año
pasado se queden cortas. Lo mismo vale para los filtros de usuario en
[notas](https://docs.spott.io/es/docs/notes/adding-notes.md) y [listas](https://docs.spott.io/es/docs/lists/lists.md).

> [!NOTE]
>
> El **panel Contract está desconectado de esta tabla**: filtrar uno no filtra la otra. Define
> tus filtros allí donde estés leyendo las cifras.

### Editar o eliminar una colocación

Haz clic en la colocación en la tabla para abrirla y usa los **tres puntos** que hay junto a
**Placed by** para elegir:

* **Editar la colocación** si hay que actualizar algún dato. Esto incluye cambiar el tipo de
  colocación, por ejemplo de Contract a Permanent, y corregir unos honorarios o una fecha de
  inicio.

* **Eliminar la colocación** si ya no es relevante

Editar una colocación requiere el permiso **Edit Placement**, en **Edit restrictions** dentro del
rol del usuario en **Settings → Security**. Los administradores lo tienen, y un administrador
puede concederlo a otros roles. Los consultores que no lo tienen pueden ver una colocación y
abrirla, así que unos honorarios equivocados parecen algo que deberían poder corregir, pero la
acción Edit no es suya. Consulta [gestionar el acceso](https://docs.spott.io/es/docs/settings/managing-access.md).

La página de detalle de una colocación admite además **archivos adjuntos**, así que puedes guardar
documentos como el acuerdo firmado en la propia colocación.

### Cuando un candidato se retira

Una contratación indefinida que se retira antes de empezar, o que se marcha dentro del periodo
de garantía, no debe eliminarse: la colocación ocurrió, y eliminarla borra el historial junto
con los honorarios. En una colocación **contingent**, usa en su lugar **Drop out** en las
**Quick Actions** de la colocación.

La colocación se queda en la tabla Placements con sus **honorarios tachados**. Sigue contando
como colocación, pero sus honorarios dejan de contar para los ingresos y el margen bruto. Los
honorarios no se borran, solo se marcan como perdidos, así que **Undo drop out** los recupera
si al final el candidato empieza. Retirar una colocación requiere el mismo permiso que
editarla.

> [!WARNING]
>
> Drop out no toca nada de lo que ya hayas facturado. Si los honorarios se enviaron a
> [Xero](https://docs.spott.io/es/docs/integrations/xero-invoicing.md), anula la factura o emite tú mismo una nota de
> crédito allí.

## Colocaciones Contract

![El panel Contract con las previsiones de margen bruto](https://mintcdn.com/spott-docs/lDU_xVu3wPZWcJCf/images/placements/placements-staffing-dashboard.webp?fit=max\&auto=format\&n=lDU_xVu3wPZWcJCf\&q=85\&s=a0e257af10bd288555b754e6856236bc)

Para el trabajo temporal e interim, la pestaña **Contract** de Placements tiene su propio panel
con previsiones de margen bruto, basadas en las tarifas, las unidades y las jornadas registradas en
las colocaciones Contract, y que se puede alternar entre **KPI semanales y mensuales**. Puedes
filtrar las colocaciones Contract por estado, por ejemplo las prórrogas o las colocaciones que
están a punto de empezar o de terminar.

Las horas y los días realmente trabajados en una colocación temporal se registran como
[hojas de horas](https://docs.spott.io/es/docs/placements/timesheets.md), con un tarifario que fija los importes de
facturación y de pago. Las hojas de horas aprobadas son lo que facturas.

## Colocaciones retained

El trabajo retained se factura por fases, así que tiene su propia pestaña junto a **Contingent** y
**Contract**, construida en torno al avance y no a unos honorarios únicos.

![La pestaña Retained con el avance de los hitos de cada búsqueda](https://mintcdn.com/spott-docs/6vMimcNDyLLmtqBm/images/placements/placements-retained.webp?fit=max\&auto=format\&n=6vMimcNDyLLmtqBm\&q=85\&s=39fd83b87c90e41ddadf51d9c5acb937)

Cada fila es una búsqueda retained:

* **Company** y **Role**, y el **Team** que la trabaja
* **Est. Total fee**, lo que vale la búsqueda completa si se cierra
* **Realized fees**, lo que se ha facturado hasta ahora
* **Milestones**, una barra de progreso que muestra cuántos de los hitos acordados están hechos
* **Next milestone**, cuál toca a continuación y cuánto vale, para que veas qué se puede facturar
  pronto
* **Placed Candidate**, en cuanto la búsqueda se cubre

Como los hitos vienen de la vacante, define la estructura de honorarios en la
[pestaña Overview de la vacante](https://docs.spott.io/es/docs/jobs/job-details.md) antes de registrar la colocación.

### Definir hitos y registrar unos honorarios

En la pestaña **Overview** de la vacante, baja por la parte derecha y elige la estructura de
honorarios. Selecciona **Retained** y podrás añadir los hitos de tu acuerdo, cada uno con un
porcentaje o un importe.

Para registrar un hito como ingreso, **marca la casilla de ese hito**. Esto funciona antes de que
haya nadie colocado, que es justo la gracia de un retainer: el primer plazo de unos honorarios de
30.000 se puede facturar al inicio de la búsqueda, sin ningún candidato todavía en la vacante.

En el cuadro de diálogo de la colocación, **Retained** permanece atenuado hasta que la vacante
tenga una estructura de honorarios retained, así que configúrala antes en la vacante.

Las exportaciones de colocaciones a Excel incluyen los valores anidados de tus formularios de
colocación, para que puedas analizarlo todo en tus herramientas de BI. **Los atributos
personalizados de colocación también están en la exportación, en una hoja aparte** del libro, que
es justo donde la gente no los busca antes de concluir que faltan.

> [!NOTE]
>
> Puedes facturar una colocación desde la propia colocación con **New invoice**: unos
> honorarios contingent, un hito retained o las hojas de horas aprobadas de una colocación
> temporal. Con [Xero](https://docs.spott.io/es/docs/integrations/xero.md) conectado, la factura llega a Xero como
> borrador. Para alimentar otro sistema financiero, exporta tus colocaciones a Excel o envíalas
> **a través de la [API](https://docs.spott.io/docs/developers/api-overview.md)**.

> **[¿Empiezas ahora? Comienza por la guía](https://docs.spott.io/es/docs/onboarding/placements.md)**
>
> **Registrar y seguir colocaciones** en la guía Get Onboarded. Un recorrido guiado: marca a un candidato como colocado, elige el modelo de honorarios y aprende a leer las pestañas Contract y Retained.


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