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# Tareas y notas
> Usa las tareas como recordatorios en todo Spott y da a tu equipo y a la IA el contexto que necesitan con notas vinculadas.
En esta sección aprendes a crear y organizar tareas, a vincular los seguimientos con los
registros adecuados, a añadir notas manuales y automáticas, y a usar plantillas para que los
resúmenes de reuniones sean útiles y coherentes.
1. [Usar las tareas como recordatorios en toda la plataforma](#1-usar-las-tareas-como-recordatorios-en-toda-la-plataforma)
2. [Usar las notas para dar contexto a tu equipo y a la IA](#2-usar-las-notas-para-dar-contexto-a-tu-equipo-y-a-la-ia)
Para abrir tus seguimientos, haz clic en **Tasks** en la barra de navegación de la izquierda.
Para revisar o crear notas, haz clic en **Notes**.
## 1. Usar las tareas como recordatorios en toda la plataforma
Las tareas mantienen a la vista las llamadas, la preparación de entrevistas, el seguimiento de
una oferta y cualquier otro pendiente. Vincula cada tarea a los registros a los que afecta,
para que el siguiente paso aparezca allí donde esté trabajando tu equipo.
### 1.1 Crea y vincula una tarea
Abre **Tasks** y haz clic en **Add task**, en la esquina superior derecha. Añade un título y
una fecha de vencimiento, y luego escribe `@` seguido del nombre de una persona, una empresa o
una vacante para vincular la tarea a ese registro.
Una tarea vinculada aparece en la pestaña **Tasks** de cada candidato, contacto, empresa o
vacante conectados. Así el recordatorio queda junto al contexto que necesitas para resolverlo.
### 1.2 Encuentra y gestiona tus tareas
Cuando abres Tasks, Spott aplica dos filtros automáticamente:
* **Status: Open**, para que las tareas completadas no aparezcan en tu lista activa.
* **Assigned to: you**, para que la lista empiece por las tareas de las que eres responsable.
Estos valores por defecto te mantienen centrado en tu propio trabajo activo. Quita un filtro
haciendo clic en su etiqueta, o añade filtros como el responsable, un rango de fechas de
vencimiento o el estado.
Usa la lista de tareas para:
* **Trabajar por urgencia:** las tareas se agrupan por fecha de vencimiento, y las vencidas
aparecen destacadas en rojo.
* **Encontrar una tarea:** usa la barra de búsqueda para localizar un seguimiento concreto.
* **Editar una tarea:** haz clic en su título para cambiar sus datos.
* **Completar una tarea:** márcala como completada cuando esté hecha y desaparecerá de la
vista por defecto.
Las tareas no solo se crean a mano. Las campañas y las automatizaciones las crean por ti,
para pasos manuales como una llamada de teléfono o un mensaje de LinkedIn. Las tareas de
campaña se pueden filtrar específicamente en tu lista de pendientes.
### 1.3 Elige cómo te llegan las notificaciones de tareas
Para controlar los avisos de tareas, abre **Settings → Notifications** y elige si las
asignaciones, las tareas completadas y las menciones te llegan en la aplicación, por correo o
de ambas formas.
Estas preferencias son personales, así que cada usuario configura sus propias notificaciones.
Tareas manuales y automáticas, filtros, etiquetas y registros vinculados.
Elige qué eventos de tareas te llegan en la aplicación o por correo.
## 2. Usar las notas para dar contexto a tu equipo y a la IA
Las notas conservan lo que tu equipo aprende en llamadas y reuniones. Una vez vinculadas a los
registros adecuados, además mejoran el matching, los resúmenes, los informes, las
descripciones de vacante y Ask AI.
### 2.1 Crea, organiza y vincula una nota manual
Abre **Notes** y haz clic en **Add note**. Escribe la nota en el editor. Se guarda sola, así
que no hay botón de guardar.
Usa el panel lateral para añadir:
* **Properties:** revisa a quién pertenece la nota, usa **Link meeting** para asociarla a un
evento del calendario y elige un tipo de actividad, como una reunión online, una llamada
entrante o un mensaje de voz.
* **Labels:** clasifica la nota para que tu equipo pueda filtrar e informar sobre tipos de
actividad coherentes.
* **Linked records:** conecta la nota con uno o varios candidatos, contactos, empresas o
vacantes.
Al final de una nota nueva, selecciona **Start from template** para partir de una estructura
reutilizable, o **Record note** para grabar una nota de voz de hasta cinco minutos.
Usa la **barra de búsqueda** de la página Notes para encontrar notas existentes. Admite
consultas booleanas cuando necesitas una búsqueda más precisa.
Una nota vinculada sigue disponible en la lista principal de Notes y aparece además en la
pestaña **Notes** de cada registro conectado, y en la entrada de la reunión vinculada.
La IA de Spott solo puede usar una nota como contexto después de que esté vinculada a un
registro. Una nota sin vincular se queda en la lista de Notes, pero es invisible para el
matching, los resúmenes y Ask AI.
### 2.2 Registra reuniones y llamadas automáticamente
Las notas automáticas se crean cuando el Spott Note Taker se une a una reunión online o cuando
una integración de VoIP conectada graba una llamada. Cada nota lleva un resumen de la IA, la
transcripción completa y un enlace a la grabación.
Para activar el Note Taker:
1. Abre **Settings → Accounts** y conecta tu calendario de Google o de Microsoft Outlook.
2. Abre **Settings → Calls** y activa **Enable Spott Note Taker**.
3. Acepta los términos y condiciones.
El Note Taker se une a las reuniones que contienen un enlace válido de Zoom, Microsoft Teams o
Google Meet. Espera en la sala hasta que se le admite, después transcribe la conversación y
normalmente crea la nota entre dos y cinco minutos después de terminar la reunión.
Spott vincula las notas de reunión con una persona a partir de la dirección de correo de un
asistente, y las notas de llamada a partir de su número de teléfono. Si no encuentra ninguna
coincidencia, abre la nota y usa **Link record** para vincularla a mano.
Desactivar el Note Taker impide que se programe para reuniones nuevas y cancela las
incorporaciones previstas, pero las grabaciones, transcripciones y resúmenes existentes
siguen disponibles.
### 2.3 Usa correctamente las plantillas de nota y de insight
Abre **Settings → Templates** para gestionar las estructuras que Spott reutiliza.
* Las **note templates** son formatos reutilizables para las notas manuales, como los
debriefings de entrevista o los resúmenes de llamadas con clientes. Eliges una al empezar
una nota.
* Las **insight templates** son las instrucciones que sigue la IA al resumir reuniones y
llamadas. Spott elige la plantilla por su cuenta leyendo la descripción de cada una, así que
no tienes que elegir ninguna para cada reunión.
En una insight template, escribe una descripción que explique cuándo debe usarse. Después dale
forma al resultado con secciones, instrucciones, longitud y formato.
Mantén esas descripciones bien diferenciadas entre sí y pide información que tu equipo vaya a
releer de verdad. Unos límites claros ayudan a Spott a elegir la plantilla correcta, y unas
secciones enfocadas hacen que los resúmenes merezcan la pena.
Cambiar una insight template solo afecta a las notas futuras. Para actualizar una nota
automática existente, abre su menú **⋮** y selecciona **Resummarize transcript**, y luego
elige la plantilla y el idioma del resultado.
Notas manuales, notas automáticas, etiquetas, vinculación y nuevos resúmenes.
Actívalo, añádelo a las reuniones y resuelve las notas que no aparecen.
Crea plantillas de nota y plantillas de insight para la IA.
Qué lee la IA y cómo la mejora el contexto vinculado.
## Ahora te toca a ti
* [ ] Crea una **tarea** que etiquete a un candidato y a una vacante, y luego búscala en la
pestaña **Tasks** del candidato
* [ ] Deja que el **Note Taker** se una a una reunión y lee la nota que crea
* [ ] Crea una **plantilla de nota**, úsala en una reunión o una llamada, vincula la nota a un
candidato o contacto y búscala en su pestaña **Notes**
Crea los informes y análisis que el dashboard no responde.