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# Bandeja de entrada y calendario
> Mantén las conversaciones en su contexto, agenda reuniones y deja que candidatos o clientes reserven tiempo contigo.
En esta sección aprendes a conectar y usar la bandeja de entrada unificada, a crear plantillas
de mensaje reutilizables, a controlar la visibilidad del correo, a agendar y gestionar
reuniones y a compartir enlaces de reserva del Scheduler.
1. [Usar la bandeja de entrada unificada](#1-usar-la-bandeja-de-entrada-unificada)
2. [Usar tu calendario](#2-usar-tu-calendario)
Para abrir tus conversaciones, haz clic en **Inbox**, dentro de **Workspace**, en la barra de
navegación de la izquierda. Para gestionar reuniones, haz clic en **Calendar** en esa misma
sección.
## 1. Usar la bandeja de entrada unificada
La bandeja de entrada reúne en un solo sitio los canales de comunicación que tienes conectados
y mantiene cada conversación asociada a la persona correcta en Spott.
### 1.1 Conecta tu cuenta y deja que termine la primera sincronización
Antes de usar la bandeja de entrada, abre **Settings → Accounts** y confirma que tu cuenta de
Microsoft Outlook o de Google está conectada.
Si **Inbox** no aparece en la navegación de la izquierda, es que todavía hay que activar la
bandeja unificada para tu workspace en **Settings → Features**.
La primera sincronización del buzón y del calendario puede tardar hasta 12 horas. Los
mensajes nuevos siguen llegando mientras Spott importa el historial antiguo, así que un
historial incompleto durante ese periodo no significa que la conexión haya fallado.
### 1.2 Encuentra, lee y responde conversaciones
Abre **Inbox** para revisar la comunicación de los canales conectados a tu cuenta:
* **Correo:** los mensajes de tu cuenta conectada de Gmail o de Outlook.
* **WhatsApp:** las conversaciones de tu cuenta de WhatsApp conectada.
* **SMS:** los mensajes enviados desde un número con SMS de tu cuenta de VoIP.
Usa las pestañas de la parte superior de la página para moverte entre **Inbox**, con las
conversaciones activas y todo su historial, **Outbox**, con los mensajes programados o
pendientes de envío, y **Message templates**, con el contenido de correo reutilizable.
Selecciona una conversación en la columna izquierda para abrir su historial. Usa filtros como
**Awaiting a reply** para centrarte en las conversaciones que aún requieren una acción.
Desde un hilo abierto, haz clic en **Reply** o **Reply all**. En el editor puedes adjuntar
archivos o añadir tu firma, vincular la conversación a un registro de Spott y añadirle
etiquetas, partir de una plantilla de mensaje, insertar un enlace de reserva del Scheduler y
pedirle a la IA que redacte una presentación de candidato o de vacante.
Las respuestas se envían a través de la integración conectada de Gmail, Outlook o WhatsApp y
se guardan en Spott. Las conversaciones con candidatos aparecen además en la subpestaña
**Communication** de su perfil.
La bandeja de entrada solo sincroniza los mensajes con personas que ya existen en Spott como
candidato o como contacto. Si la dirección de correo de un remitente no está asociada a una
persona de tu workspace, añade a esa persona antes de esperar que aparezca la conversación.
### 1.3 Crea y usa una plantilla de mensaje
Las plantillas de aquí son para el correo. Las plantillas de presentación y de descripción de
vacante son un conjunto aparte, que se gestiona en **Settings → Templates**.
Abre **Inbox**, selecciona **Message templates** y haz clic en **New email template**. Elige
si la plantilla es **Personal** o compartida con el **Workspace**, y después rellena:
* **Name:** el nombre interno que usas para encontrar la plantilla.
* **Subject:** el asunto que ven los destinatarios.
* **Email body:** el contenido reutilizable del mensaje.
* **Attachments:** los archivos que deben salir con el mensaje.
Escribe `{` en el editor para añadir variables como el nombre del destinatario, el nombre de la
vacante o el de la empresa. Las variables se rellenan automáticamente cuando la información
correspondiente existe en Spott.
También puedes añadir **contenido generado por IA**, elegir si se basa en el destinatario, el
candidato, el contacto, la empresa o la vacante, y darle a Spott una instrucción sobre el
pasaje que debe escribir.
Las plantillas se guardan solas mientras escribes, no hay botón de guardar. Una vez creadas,
las plantillas personales y las del workspace están disponibles en **Start from template**
dentro de la bandeja de entrada, y también se pueden usar en las campañas.
Pon a las plantillas títulos claros y concretos, como "Presentación de candidato, ingeniero
de software", para que tú y tu equipo elijáis la correcta rápidamente.
### 1.4 Elige qué pueden ver tus compañeros
Para definir la visibilidad por defecto de tu correo y tu calendario, abre
**Settings → Accounts** y luego **Default email and calendar sharing**. Elige:
* **Metadata only:** tus compañeros ven los participantes y las marcas de tiempo, pero no el
asunto ni el cuerpo.
* **Subject line and metadata:** además ven el asunto.
* **Full access:** ven el cuerpo, el asunto, los adjuntos, los participantes y las marcas de
tiempo.
Es un ajuste personal, así que cada usuario elige su propio nivel de compartición. Las
conversaciones de WhatsApp siempre quedan privadas para el usuario conectado.
Canales, filtros, respuestas, sincronización y vinculación con registros.
Plantillas personales y de workspace, variables y contenido generado por IA.
## 2. Usar tu calendario
El calendario mantiene las reuniones sincronizadas con Outlook o Google y te da un único sitio
para agendar, actualizar y revisar eventos.
### 2.1 Revisa tu calendario
Abre **Calendar** desde la barra de navegación de la izquierda. Puedes alternar entre la vista
de lista y la de calendario, revisar las **Upcoming meetings** y mostrar los calendarios de
tus compañeros junto al tuyo cuando estás coordinando disponibilidad.
Tu cuenta de Outlook o de Google tiene que estar conectada en **Settings → Accounts**. Después
de la sincronización inicial, los cambios del calendario aparecen en Spott casi en tiempo real.
### 2.2 Agenda una reunión
Desde el calendario, haz clic en **Schedule meeting** en la esquina superior derecha. También
puedes hacer doble clic en una franja horaria, o hacer clic y arrastrar sobre el tiempo que
quieres reservar.
Rellena los datos de la reunión antes de enviar la invitación:
* **Recipients:** todos los que deben asistir.
* **Subject and body:** de qué trata la reunión.
* **Date and time:** el horario, la recurrencia o la opción **All day**.
* **Location:** un lugar físico, o activa **Online meeting**.
* **Show as free:** mantén el tiempo disponible en lugar de marcarlo como ocupado.
* **Hide attendee list:** evita que los destinatarios se vean entre ellos.
* **Dial in [Note Taker](/es/docs/notes/note-taker):** deja que Spott grabe y resuma la reunión
online.
Deja activado **Send calendar invite** cuando los asistentes deban recibir una invitación. Si
la reunión es remota, activa **Online meeting** para que Spott cree un enlace de Microsoft
Teams o de Google Meet desde tu cuenta principal conectada.
Spott no genera enlaces de Zoom. El Note Taker sí puede unirse a una reunión de Zoom cuando
se le invita a un enlace de Zoom existente.
### 2.3 Actualiza o cancela una reunión
Haz clic en un evento del calendario para abrir sus detalles. Desde ahí puedes:
* **Toggle Note Taker:** activa o desactiva la grabación y el resumen de esta reunión.
* **Reschedule:** cambia la fecha o la hora y envía la actualización a los asistentes.
* **Cancel event:** cancela la reunión y avisa a los asistentes.
* **Transcript:** abre la transcripción y el resumen después de una reunión grabada.
Para ver un vídeo paso a paso sobre cómo hacer que el Note Taker se una manualmente a una
reunión, haz clic [aquí](https://www.tella.tv/video/vid_cmrxa2xjb004r0aj8g3w5dd5k/view).
### 2.4 Deja que otros reserven tiempo con Scheduler
Para crear un enlace de reserva, abre **Settings → Calls** y entra en **Scheduler**. Activa
**Enable Spott calendar scheduler** y luego haz clic en **Create scheduling link**.
Configura cada enlace según el tipo de reunión que representa:
* **Meeting duration and slot interval:** la duración de la reunión y las horas de inicio
disponibles.
* **Maximum days in future:** con cuánta antelación se puede reservar.
* **Minimum booking notice:** cuánto aviso previo necesitas antes de una reunión.
* **Minimum booking buffer:** el margen que hay que dejar antes y después de las reuniones
existentes.
* **Weekly availability:** las horas reservables de cada día.
Puedes crear varios enlaces con reglas distintas y activar o desactivar cada uno por separado.
Copia un enlace para compartirlo directamente, o insértalo mientras escribes un correo con
**Insert calendar scheduler link**. Quien abra el enlace solo ve las horas que permiten tu
calendario conectado y las reglas de reserva de ese enlace.
Las reservas aparecen en tu calendario y se vinculan a los registros correspondientes en Spott.
Los eventos marcados como **Busy** o **Out of office** bloquean la disponibilidad del
Scheduler. Los marcados como **Free** o **Tentative**, no. Outlook crea enlaces de Teams y
Google crea enlaces de Meet, según cuál sea tu cuenta principal conectada.
Disponibilidad, tipos de reunión, reglas de reserva y enlaces para compartir.
Invitaciones, enlaces de reunión, asistentes y actualizaciones de eventos.
## Ahora te toca a ti
* [ ] Conecta tu buzón y comprueba que las conversaciones llegan a los registros correctos
* [ ] Crea una **plantilla de correo**, personal o de workspace
* [ ] Define tu **nivel de compartición del correo**
* [ ] **Agenda una reunión** desde el calendario
* [ ] Crea un **enlace de reserva** e insértalo en un correo
Usa recordatorios y contexto compartido para mantener tu mesa en marcha.