> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Compliance > Sehen, an wen Spott keine E-Mails mehr sendet, selbst eine Adresse sperren, doppelte Kandidaten prüfen und Dateien gesammelt entfernen, unter Tools → Compliance. Die [Einwilligungsverwaltung](https://docs.spott.io/de/docs/settings/gdpr-consent.md) betrifft den einzelnen Datensatz: wozu ein Kandidat oder Kontakt eingewilligt hat und bis wann. Die Seite **Compliance** unter **Tools** ist die workspaceweite Seite derselben Aufgabe. Sie hat drei Tabs: * **Suppressions**: jede E-Mail-Adresse, an die Spott nicht mehr sendet, und der Grund dafür. * **Duplicate candidates**: Paare von Kandidaten, die nach derselben Person aussehen. * **Files**: die Dateien in Ihrem gesamten Workspace, die Sie filtern und gesammelt löschen können. Wenn Sie **Compliance** unter **Tools** nicht sehen, ist die Seite für Ihren Workspace noch nicht eingeschaltet. Fragen Sie Ihren Customer Success Kontakt. ## Suppressions **Tools → Compliance → Suppressions** listet jede E-Mail-Adresse auf, an die Spott nicht mehr sendet, mit dem Grund und der Herkunft. ### Wie eine Adresse auf die Liste kommt Der größte Teil der Liste füllt sich von selbst: * **Abmeldungen.** Jemand klickt auf den Link **Unsubscribe** in einer [Marketing](https://docs.spott.io/de/docs/outreach/marketing.md)-E-Mail oder in einer automatisierten E-Mail, die mit **Send email from your configured domains** versendet wurde. Beide tragen diesen Link immer. * **Bounces.** Eine E-Mail an die Adresse ist dauerhaft zurückgekommen. * **Spam-Beschwerden.** Der Empfänger hat eine E-Mail als Spam markiert. * **Fehlgeschlagene Prüfungen.** Bevor eine Marketing-E-Mail rausgeht, prüft Spott im Hintergrund, ob jede Adresse gültig ist. Eine Adresse, die durchfällt, wird als **Undeliverable address** oder **High-risk address** erfasst und nicht angeschrieben. Das hält Ihre Bounce-Rate niedrig und schützt die Reputation Ihrer Absenderdomain. Eine Abmeldung von einer Adresse, die zu keinem Datensatz in Spott gehört, wird nicht erfasst. ### Eine Adresse selbst sperren Wenn Ihnen jemand am Telefon oder in einer Antwort sagt, dass er nie wieder von Ihnen hören möchte, fügen Sie seine Adresse von Hand hinzu, statt darauf zu hoffen, dass alle daran denken. 1. Gehen Sie zu **Tools → Compliance → Suppressions** und klicken Sie oben rechts auf **Add suppression**. 2. Geben Sie die **Email** ein. Eine Adresse auf einmal. 3. Wählen Sie den **Reason**: * **Manual (all channels)**, hier die Voreinstellung, blockiert jede E-Mail an diese Adresse. Siehe [was jeder Grund blockiert](#was-jeder-grund-blockiert). * **Manual (marketing)** blockiert nur Marketing-Kampagnen. 4. Speichern Sie. Die Adresse muss zu keinem Datensatz gehören. Sie können jemanden sperren, bevor er überhaupt importiert wird, und er bleibt gesperrt, wenn er ankommt. Sie können eine Sperre auch über den Untertab **Consent** eines Kandidaten hinzufügen und dabei eine der eigenen Adressen dieser Person wählen. Dort steht der Grund zunächst auf **Manual (marketing)**. Stellen Sie ihn also auf **Manual (all channels)** um, wenn die Person gebeten hat, überhaupt keine E-Mails mehr zu bekommen. ### Was jeder Grund blockiert Der Grund entscheidet, wie weit eine Sperre reicht: | Grund | Was er stoppt | | - | - | | **Manual (all channels)** | Jede E-Mail an die Adresse: die E-Mails, die Sie aus Ihrem eigenen Postfach schreiben, Schritte von [Outreach-Kampagnen](https://docs.spott.io/de/docs/outreach/campaigns.md), Marketing-Kampagnen und Automatisierungen mit **Send email from your configured domains** | | **Bounces**, **Marked as spam**, **Undeliverable address**, **High-risk address** | Die E-Mails, die Sie selbst schreiben, Outreach-Kampagnen und Marketing-Kampagnen | | **Unsubscribed**, **Unsubscribed (mass mailing)**, **Unsubscribed (automated emails)** | Marketing-Kampagnen und automatisierte E-Mails, die mit **Send email from your configured domains** versendet werden. Nicht die E-Mails, die Sie selbst schreiben, und nicht Outreach-Kampagnen | | **Manual (marketing)** | Nur Marketing-Kampagnen | Eine Abmeldung von Ihrem Newsletter hindert eine Recruiterin oder einen Recruiter also nicht daran, dieser Person persönlich zu antworten. Um auch das zu stoppen, fügen Sie eine Sperre mit **Manual (all channels)** hinzu. Manche E-Mails werden nie blockiert, egal aus welchem Grund: * **Send email notification from Spott**, die Automatisierungsaktion, die nur Ihre eigenen Spott-Benutzer anschreibt * Einladungen und Erinnerungen für das [Company Portal](https://docs.spott.io/de/docs/jobs/company-portal.md) * Die E-Mail, die verschickt wird, wenn jemand über Ihren [Terminbuchungslink](https://docs.spott.io/de/docs/calendar/scheduler.md) ein Meeting bucht Sperren gelten **nur für E-Mail**. SMS- und WhatsApp-Nachrichten sind nie betroffen. ### Was passiert, wenn Sie eine gesperrte Adresse anschreiben Spott lässt die E-Mail nicht hinaus, und es gibt keine Möglichkeit, sie trotzdem zu senden: * **Eine E-Mail schreiben**: Die Adresse wird schon beim Hinzufügen abgewiesen, mit "*address* is suppressed and can't receive emails, so it wasn't added as a recipient." Das gilt für **To**, **Cc**, **Bcc** und die Teilnehmer einer Kalendereinladung. In den Empfängervorschlägen trägt die Adresse das Kennzeichen **Suppressed**. * **Massen-E-Mail**: Gesperrte Personen werden übersprungen, und Spott sagt Ihnen, wie viele: "*#* people were skipped because their email address is suppressed". * **Geplante E-Mail**: Wird eine Adresse gesperrt, nachdem Sie die E-Mail geplant haben, schlägt die E-Mail zum geplanten Zeitpunkt fehl, statt rauszugehen. * **Outreach-Kampagne**: Sie können die Person weiterhin eintragen. Sobald ihr nächster E-Mail-Schritt ansteht, werden dieser Schritt und der Rest ihrer Sequenz abgebrochen, und sie wird mit **Recipient is suppressed** angezeigt. * **Marketing-Kampagne**: Die Person wird als **Skipped** angezeigt. ![Das Fenster Send email mit einem gesperrten Empfänger, gekennzeichnet als Suppressed, und der Erklärung, die beim Überfahren mit der Maus erscheint](https://mintcdn.com/spott-docs/8dpXoPoze1NS6VOr/images/settings/suppressed-recipient.webp?fit=max\&auto=format\&n=8dpXoPoze1NS6VOr\&q=85\&s=65d28f8a4ce6ef27fa03861e60813bb7) ### Eine Adresse, nicht die ganze Person Eine Sperre gehört zu **einer E-Mail-Adresse** und wird unabhängig von Groß- und Kleinschreibung abgeglichen. Die anderen Adressen der Person lassen sich weiterhin nutzen, und wenn Sie ihr schreiben, wählt Spott eine Adresse, die nicht gesperrt ist. Hat jemand seine alte Stelle verlassen und bounct seine geschäftliche Adresse jetzt, funktioniert seine private Adresse weiterhin. Marketing ist strenger: Eine Marketing-Kampagne lässt die **ganze Person** weg, wenn auch nur eine ihrer Adressen gesperrt ist. ### Die Liste lesen Jede Zeile zeigt: * **Email** * **Suppressed at**, Datum und Uhrzeit, mit einem Kennzeichen **Exempted**, wenn eine Ausnahme gilt * **Reason**, etwa **Manual (all channels)** oder **Unsubscribed** * **Source**: die Kollegin oder der Kollege, die einen manuellen Eintrag hinzugefügt haben, oder die Kampagne oder Automatisierung, aus der ein automatischer Eintrag stammt Nutzen Sie die Liste, um Bounces zu prüfen: Suchen Sie bei jemandem, dessen E-Mail gebounct ist, nach einer neueren Adresse, bevor Sie ihn abschreiben. Siehe [Ausschlüsse im Marketing](https://docs.spott.io/de/docs/outreach/marketing.md#ausschlüsse). ### Eine Sperre aufheben Wie Sie eine Sperre aufheben, hängt davon ab, woher sie stammt. * **Ein manueller Eintrag** lässt sich entfernen: Nutzen Sie **Delete** in der Zeile und bestätigen Sie. * **Eine Abmeldung, ein Bounce oder ein anderer automatischer Eintrag** lässt sich nicht löschen. Eine Abmeldung hält fest, worum jemand gebeten hat, deshalb bleibt sie bestehen. Nutzen Sie stattdessen **Exempt** und geben Sie einen Grund an, bis zu 1.000 Zeichen, damit die nächste Person sehen kann, warum Sie diese Person wieder anschreiben. Die Sperre bleibt mit einem Kennzeichen **Exempted** auf der Liste. Eine Sperre kann bis zu **dreimal** ausgenommen werden, wobei immer nur eine Ausnahme aktiv ist. Um eine Ausnahme rückgängig zu machen, widerrufen Sie sie im **Exemption log**, dann gilt die Sperre wieder. Für all das gibt es keine eigene Berechtigung: Wer die Seite Compliance öffnen kann, kann hinzufügen, löschen, ausnehmen und widerrufen. ## Duplicate candidates **Tools → Compliance → Duplicate candidates** listet Kandidaten auf, die wie dieselbe Person aussehen. Einwilligungen und Abmeldungen sind nur verlässlich, wenn jede Person genau einen Datensatz hat: Eine Abmeldung an der einen Kopie bewirkt bei der anderen nichts. Prüfen Sie die Paare und führen Sie sie zusammen, ein Paar nach dem anderen. Siehe [Duplikate zusammenführen](https://docs.spott.io/de/docs/candidates/merge-duplicates.md#vorgeschlagene-duplikate-prüfen). ## Files **Tools → Compliance → Files** bringt die Dateien aus Ihrem gesamten Workspace in einer filterbaren Tabelle zusammen. Hier räumen Sie auf, etwa indem Sie Dokumente entfernen, für deren Aufbewahrung Sie keinen Grund mehr haben. Um Dateien gesammelt zu löschen, markieren Sie sie und klicken in der erscheinenden Leiste auf **Delete**. Um alles zu erfassen, was Ihren Filtern entspricht, nutzen Sie die Gesamtauswahl, die jede passende Datei erreicht und nicht nur die auf dem Bildschirm. Bis zu **1.000** einzeln ausgewählte Dateien oder bis zu **10.000** mit der Gesamtauswahl gehen in einen Durchgang. Alles über 1.000 wird im Hintergrund gelöscht. Der Dialog **Delete files** verlangt, dass Sie eine Formulierung wie "delete 12 files" eingeben, bevor **Delete** freigegeben wird. > [!WARNING] > > Das Löschen einer Datei ist **endgültig**. Es gibt keinen Papierkorb und keinen Weg, sie > zurückzuholen. Filtern Sie also sorgfältig, bevor Sie alles auswählen. Sie können Dateien auch auf einem Datensatz gesammelt löschen: Der Tab **Files** bei Kandidaten, Kontakten, Unternehmen, Jobs, Opportunities und Platzierungen funktioniert genauso, für bis zu 1.000 Dateien. Siehe [den Tab Files](https://docs.spott.io/de/docs/candidates/managing-candidates.md#dateien). 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