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# Timesheets
> Die gearbeiteten Stunden und Tage einer Vertragsplatzierung erfassen, mit Rate Cards für Charge und Pay, Freigabe und Rechnungsstellung.
Bei einer Vertragsplatzierung ergibt sich der Umsatz aus der tatsächlich gearbeiteten Zeit,
nicht aus einem vorab vereinbarten Honorar. Timesheets geben Ihnen einen Ort, an dem Sie
sehen, was gearbeitet, was freigegeben und was abgerechnet wurde, direkt an der Platzierung.
Der Ablauf ist jedes Mal derselbe: Richten Sie pro Platzierung einmal eine **Rate Card** ein,
erfassen Sie für jeden Zeitraum ein **Timesheet**, lassen Sie es **freigeben** und **rechnen**
Sie es **ab**. Nichts davon braucht Xero. Verbinden Sie [Xero](/de/docs/integrations/xero), gehen
die Rechnungen als Entwürfe an Xero; ohne Xero erstellt Spott die Rechnung selbst.
## 1. Eine Rate Card einrichten
Eine Rate Card legt fest, was Sie dem Kunden berechnen und dem Contractor für die
gearbeiteten Tage und Zeiten zahlen, und welcher Pay Code gilt. **New timesheet bleibt
deaktiviert, bis die Platzierung eine Rate Card hat**, deshalb kommt dieser Schritt zuerst.
1. Öffnen Sie die Vertragsplatzierung und wählen Sie im Menü **⋮** den Eintrag
**Create rate card**.
2. Wählen Sie ein **Template**, falls Ihr Admin eines angelegt hat, oder füllen Sie die
Felder selbst aus:
* **Name**, zum Beispiel "Standardsätze".
* **Pay code**, der Code, unter dem die Zeit abgerechnet wird. Ist Xero verbunden, werden
diese [aus Ihren Xero-Artikeln synchronisiert](/de/docs/integrations/xero#pay-codes-aus-xero-synchronisieren).
* **Unit**, **Day** oder **Hour**. Wenn Sie nur tageweise abrechnen, verwenden Sie Day.
* **Currency**, **Base charge rate** (dem Kunden berechnet) und **Base pay rate** (an den
Contractor gezahlt).
3. Klicken Sie auf **Next**, um Regeln für Sätze hinzuzufügen, die vom Basissatz abweichen,
etwa für Überstunden. Legen Sie für jede Regel fest:
* **Rule name**, zum Beispiel "Überstunden".
* **Applies to**, der ganze Tag oder ein Teil des Tages. Ein Teil des Tages erfordert eine
Start- und Endzeit und ist nur bei stundenbasierten Rate Cards verfügbar.
* **Days**, zum Beispiel Samstag und Sonntag.
* **Pay code**, **Billable**, **Charge rate** und **Pay rate**.
4. Fügen Sie mit **+ Add rule** weitere Regeln hinzu und klicken Sie dann auf **Create**.
Admins können wiederverwendbare Rate Cards unter **Settings → Templates → Rate Card Templates →
Rate Cards** speichern. Lässt eine Vorlage die Charge Rate und Pay Rate leer, verwendet Spott
die Sätze aus der Platzierung.
## 2. Ein Timesheet erfassen
1. Wählen Sie an der Platzierung **New timesheet** aus dem Menü **⋮**. Der Tab **Timesheets**
erscheint erst, wenn die Platzierung ihr erstes Timesheet hat, und trägt ab dann eine
eigene Schaltfläche für das nächste.
2. **Period:** Wählen Sie **This week**, **Last week**, **Last 2 weeks**, **This month** oder
**Custom**. Ein Timesheet muss innerhalb der Platzierungsdaten liegen und darf sich nicht
mit einem bestehenden überschneiden.
3. Lassen Sie **Prefill the week from the working schedule** angehakt, um mit den regulären
Arbeitstagen und -zeiten der Platzierung zu beginnen.
4. **Days / Hours:** Passen Sie an, was gearbeitet wurde.
* **Tagesbasierte Rate Cards:** Schalten Sie jeden gearbeiteten Tag ein. Es werden nur
ganze Tage unterstützt.
* **Stundenbasierte Rate Cards:** Legen Sie pro Tag Start- und Endzeiten fest. Doppelklicken
Sie auf den Balken, um einen weiteren Block hinzuzufügen, zum Beispiel Überstunden am
Abend. Jede Farbe steht für eine andere Regel der Rate Card.
5. **Check:** Prüfen Sie die Gesamtzeit sowie Charge und Pay pro Tag und klicken Sie dann auf
**Next** und **Save**.
## 3. Prüfen, einreichen und freigeben
Der Tab **Timesheets** an der Platzierung listet jeden Zeitraum mit seinem Status. Öffnen Sie
einen, um die Aufschlüsselung zu sehen: die an jedem Tag gearbeiteten Stunden oder Tage,
welche Regel galt und welche Charge und Pay sich daraus ergeben.
Ein gespeichertes Timesheet beginnt als **Draft**. Wählen Sie im Menü **⋮** seiner Zeile
**Submit** und danach **Approve**, sobald der Kunde zugestimmt hat. Sie können es auch mit
**Edit** bearbeiten oder mit **Void** stornieren.
## 4. Freigegebene Timesheets abrechnen
Nur **Approved** Timesheets lassen sich abrechnen. Klicken Sie an der Platzierung auf **New
invoice**, wählen Sie **Specific timesheets** und haken Sie die Timesheets an, die Sie
abrechnen möchten. Mehrere Timesheets können auf eine Rechnung, und nach der Abrechnung
verweist jedes Timesheet auf seine Rechnung im Tab **Invoices** neben **Timesheets**.
Spott füllt die Rechnungspositionen aus den Timesheets aus, aufgeteilt nach Satz, sodass
reguläre Stunden und Überstunden getrennt erscheinen. Die vollständige Anleitung, samt
Xero-Kontakt und Rechnungsstatus, steht unter [Rechnungsstellung mit Xero](/de/docs/integrations/xero-invoicing#eine-vertragsplatzierung-aus-timesheets-abrechnen).
## Häufige Fragen
* **Warum ist New timesheet ausgegraut?** Die Platzierung hat noch keine Rate Card. Legen Sie
zuerst eine an.
* **Können Contractors ihre Timesheets selbst einreichen?** Noch nicht. Timesheets werden von
Ihrem Team in Spott erfasst, eingereicht und freigegeben.
* **Kann ich ein Timesheet im Status Draft oder Submitted abrechnen?** Nein. Nur freigegebene
Timesheets lassen sich beim Anlegen einer Rechnung anhaken.
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