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# Spott einrichten

> Anmelden, das eigene Konto konfigurieren und danach die Workspace-Einstellungen setzen, die für alle gelten.

<div className="in-this-section">
  In diesem Abschnitt lernen Sie, wie Sie sich anmelden, Ihre persönlichen Einstellungen und
  Ihr Profil konfigurieren, E-Mail, Kalender, Messaging und Telefonie verbinden, die
  Erweiterung und die mobile App installieren und, wenn Sie Admin sind, die
  Workspace-Einstellungen für Ihre gesamte Organisation einrichten.

  <div className="section-links">
    1. [Ihr eigenes Konto einrichten](#1-ihr-eigenes-konto-einrichten)
    2. [Admins: den Workspace einrichten](#2-admins-den-workspace-einrichten)
  </div>
</div>

<div className="nav-hint">
  Um die **Settings** zu öffnen, klicken Sie oben links auf das Spott-Logo.
</div>

<video className="w-full aspect-video rounded-xl" autoPlay muted loop playsInline controls preload="metadata" src="https://spott-media.b-cdn.net/docs/onboarding/v4/setup-open-settings.mp4" />

<Note>
  **Abschnitt 1 ist für alle. Abschnitt 2 ist für Admins.** Jeder Benutzer richtet in
  Abschnitt 1 sein eigenes Konto ein. Wenn Sie der Workspace-Admin sind, machen Sie mit
  Abschnitt 2 weiter, der die Einstellungen für alle Benutzer behandelt.
</Note>

<Card title="Eine Landkarte aller Settings-Tabs" icon="sliders" href="/de/docs/settings/overview">
  Was unter Personal, Workspace und Admin liegt und wo der jeweilige Bereich dokumentiert ist.
</Card>

## 1. Ihr eigenes Konto einrichten

Das ist die Einrichtung, die jeder Benutzer für sein eigenes Konto vornimmt, in der
Reihenfolge, in der jeder Schritt nützlich wird.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-user-personal-settings.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=fbc94e00650853e2aed0058033a7bf33" alt="Der Bereich Personal in der Seitenleiste der Einstellungen" width="3844" height="1984" data-path="images/onboarding/setup-user-personal-settings.webp" />
</Frame>

### 1.1 Zum ersten Mal anmelden

Rufen Sie [app.gospott.com](https://app.gospott.com/) auf und melden Sie sich mit Ihren
Zugangsdaten an.

<Tip>
  Wenn Ihr Workspace SSO nutzt, melden Sie sich das erste Mal über Ihren Einladungslink an
  und vergeben ein Passwort. Danach können Sie sich mit Microsoft oder Google anmelden.
</Tip>

### 1.2 Ihre Einstellungen festlegen

Öffnen Sie **Settings**, wählen Sie **Preferences** und legen Sie Ihre persönlichen
Standardwerte fest.

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Standardwerte und Formate">
    * **Default currency**, vorbelegt beim Anlegen neuer Währungsfelder
    * **Default country code**, die Standardvorwahl beim Anlegen neuer Telefonnummern
    * **Default AI language**, die Sprache der von der KI erzeugten Inhalte
    * **Default distance unit**, verwendet für Umkreisfilter nach Ort
    * **Spell check**, eingeschaltet nutzt die Rechtschreibprüfung des Browsers für
      ausgehende Nachrichten
  </Accordion>

  <Accordion title="Zeit und Datum">
    * **Time zone**, verwendet für Kalendereinträge und Zeitstempel
    * **Date format**, legt fest, wie Datumsangaben erscheinen
    * **Time format**, Anzeige im 12- oder 24-Stunden-Format
    * **Time display**, ob Zeitstempel relativ oder absolut erscheinen
    * **First day of the week**, für Kalender
  </Accordion>

  <Accordion title="Darstellung">
    * **Display language**, die Sprache Ihres Workspace
    * **Interface theme**, helles oder dunkles Design
    * **Default candidate, contact, and company tab**, der Tab, auf dem Sie landen, wenn
      Sie einen Datensatz öffnen
  </Accordion>
</AccordionGroup>

<Card title="Jedes Feld der Einstellungen, erklärt" icon="sliders" href="/de/docs/settings/preferences">
  Die vollständige Referenz der persönlichen Einstellungen.
</Card>

### 1.3 Ihr Profil vervollständigen und MFA einschalten

Öffnen Sie den Tab **Profile**, um zu ändern, wie Sie in Spott erscheinen, und um Ihre
Sicherheitsoptionen zu setzen.

* **Profile picture**: Ihr eigenes Bild hochladen
* **Username**: Ihr Anzeigename in Spott
* **Initials**: erscheinen als Ihr Avatar, wenn kein Profilbild hinterlegt ist
* **Ihr Passwort ändern**
* **Multi-factor authentication**: Ihr Konto mit einer Authenticator-App schützen. Nach der
  Einrichtung werden Sie bei der Anmeldung zusätzlich zum Passwort nach einem sechsstelligen
  Code gefragt.

<Card title="Referenz zu Profil und Sicherheit" icon="id-badge" href="/de/docs/settings/profile">
  Passwort, MFA und wie SSO die Anmeldung verändert.
</Card>

### 1.4 Ihre Benachrichtigungen wählen

Öffnen Sie den Tab **Notifications**, um zu steuern, welche Ereignisse Sie erreichen, damit
Sie informiert bleiben, ohne unnötigen Lärm. Für jede Art von Ereignis können Sie in der
App, per E-Mail oder auf beiden Wegen benachrichtigt werden.

* **Task notifications**: zugewiesene Aufgaben, erledigte Aufgaben und Erwähnungen
* **Note notifications**: wenn jemand Sie in einer Notiz anpingt
* **Job notifications**: Bewerbungen, Kommentare, Statusänderungen und neue Jobs
* **Candidate notifications**: wenn Kandidateninformationen aktualisiert werden

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-user-notifications.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=897402f1e1a01eff61b40e07c54e019e" alt="Die Benachrichtigungseinstellungen mit Schaltern für App und E-Mail je Ereignistyp" width="2130" height="838" data-path="images/onboarding/setup-user-notifications.webp" />
</Frame>

<Card title="Referenz zu den Benachrichtigungen" icon="bell" href="/de/docs/settings/notifications">
  Jeder Ereignistyp und jeder Kanal.
</Card>

### 1.5 E-Mail und Kalender verbinden

Öffnen Sie den Tab **Accounts** und verbinden Sie Ihr Google- oder Outlook-Konto, damit
Ihre E-Mails und Meetings nach Spott fließen.

<video className="w-full aspect-video rounded-xl" controls playsInline preload="metadata" src="https://spott-media.b-cdn.net/docs/onboarding/v4/inbox-account-sync.mp4" />

<Note>
  **Bis zu zwei Adressen pro Benutzer.** Sie können zwei E-Mail-Adressen mit Ihrem Konto
  verbinden, über **Connect a second Microsoft account** oder **Connect a second Google
  account** auf der Seite Accounts. Dieselbe Adresse kann nicht zweimal verbunden werden,
  und auch nicht gleichzeitig über Google und Microsoft.
</Note>

<Note>
  Die erste Synchronisierung von Postfach und Kalender kann bis zu 12 Stunden dauern. Neue
  Nachrichten kommen weiter an, während Spott die ältere Historie importiert, eine
  unvollständige Historie in dieser Zeit bedeutet also nicht, dass die Verbindung
  fehlgeschlagen ist.
</Note>

Legen Sie danach die drei Dinge fest, die Ihr Postfach nutzbar machen:

* **Ihre Freigabestufe.** Wählen Sie, wie viel Kolleginnen und Kollegen von Ihren E-Mails
  sehen:

  * **Metadata only**: Kolleginnen und Kollegen sehen, wer die E-Mail wann geschickt hat.
    Alles Weitere bleibt privat.
  * **Subject line and metadata**: Betreff, Beteiligte und Zeitstempel werden geteilt. Der
    Text bleibt privat.
  * **Full access**: alles wird mit Ihrem Workspace geteilt, einschließlich Text und
    Anhängen.

  Das ist eine persönliche Einstellung, jeder Benutzer legt sie also für sein eigenes
  Postfach fest.

* **Ihre Signatur**, mit einem Klick. Fügen Sie eine oder mehrere Signaturen hinzu, indem
  Sie eine leere E-Mail an [signatures@spott.io](mailto:signatures@spott.io) senden. Sie
  erscheint hier innerhalb von zwei Minuten. Setzen Sie das Häkchen, um die Standardsignatur
  zu wählen.

* **Ihre Standardschriftart und -größe** für ausgehende E-Mails.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-user-sharing.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=960fb9806902964f78fc2465c59260ce" alt="Die Freigabeoptionen für E-Mail und Kalender" width="3842" height="1986" data-path="images/onboarding/setup-user-sharing.webp" />
</Frame>

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-user-signatures.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=05ad803b90aca1a1a79d6f57726a26db" alt="Die Liste der Signaturen, eine davon als Standard markiert" width="3842" height="1986" data-path="images/onboarding/setup-user-signatures.webp" />
</Frame>

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Referenz zu verbundenen Konten" icon="link" href="/de/docs/settings/accounts">
    Jeder Kontotyp, den Sie verbinden können, und was jeder davon synchronisiert.
  </Card>

  <Card title="Microsoft" icon="envelope" href="/de/docs/integrations/microsoft">
    Was die Synchronisierung von Outlook-E-Mail und -Kalender umfasst.
  </Card>

  <Card title="Google" icon="envelope-open" href="/de/docs/integrations/google">
    Was die Synchronisierung von Gmail und Google Kalender umfasst.
  </Card>
</CardGroup>

### 1.6 WhatsApp und Ihre Telefonnummer verbinden

**WhatsApp.** Verbinden Sie WhatsApp, um Ihre Nachrichten in beide Richtungen zwischen
Spott und Ihrem Mobiltelefon zu synchronisieren. Die Karte zeigt den Verbindungsstatus,
zum Beispiel Connected oder Not connected.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-user-whatsapp.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=ace809400081fb01e58101ad07e0d4e4" alt="Die WhatsApp-Karte mit dem Verbindungsstatus" width="1998" height="302" data-path="images/onboarding/setup-user-whatsapp.webp" />
</Frame>

<Note>
  **Datenfreigabe bei Nachrichten**

  * **WhatsApp**: Nur Sie sehen Ihre Nachrichten mit Kontakten und Kandidaten, und Sie
    sehen nicht die Ihrer Kolleginnen und Kollegen.
  * **E-Mail**: Sie wählen für Kolleginnen und Kollegen vollen oder eingeschränkten
    Zugriff. Eingeschränkt bedeutet, dass sie nur Betreff und Metadaten sehen.
</Note>

**Ihre Telefonnummer.** Wenn Ihr Workspace eine Telefonie-Integration hat, öffnen Sie den
Tab **Calls** und wählen Sie die Nummer, von der aus Sie anrufen. Sobald sie gesetzt ist,
telefonieren Sie per Klick aus jedem Datensatz heraus und erhalten Gesprächsaufzeichnung,
automatische Transkription und KI-Insights zu jedem verbundenen Anruf.

<Note>
  Über eine SMS-fähige Nummer können Sie Kandidaten und Kontakten auch aus Spott heraus
  schreiben. Welche Nummern dafür infrage kommen, hängt von Ihrem VoIP-Anbieter ab.
</Note>

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Telefonate" icon="phone" href="/de/docs/calls/phone-calls">
    Anrufen per Klick, Aufzeichnung, Transkription und KI-Insights.
  </Card>

  <Card title="SMS" icon="comment-sms" href="/de/docs/inbox/sms">
    Nachrichten von den Nummern Ihres VoIP-Kontos senden und empfangen.
  </Card>

  <Card title="WhatsApp" icon="whatsapp" href="/de/docs/integrations/whatsapp">
    Wie die Synchronisierung in beide Richtungen funktioniert und was privat bleibt.
  </Card>

  <Card title="Alle Integrationen" icon="plug" href="/de/docs/integrations/overview">
    Jeder Telefonieanbieter, mit dem sich Spott verbindet, und wie Sie ihn einrichten.
  </Card>
</CardGroup>

### 1.7 Browser-Erweiterung und mobile App installieren

**Die Browser-Erweiterung** importiert Kandidaten, Kontakte und Unternehmen aus LinkedIn,
Sales Navigator oder Recruiter und übernimmt Stellenanzeigen von einer laufenden
Vakanzseite.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-user-extension.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=fc3586bc107afbe0e9ee6e1b741ff0c9" alt="Die Karte der Browser-Erweiterung in den Einstellungen unter Accounts" width="3838" height="1986" data-path="images/onboarding/setup-user-extension.webp" />
</Frame>

<Warning>
  Die Erweiterung funktioniert nur in Google Chrome und Microsoft Edge.
</Warning>

**Mit der mobilen App** für iOS und Android können Sie:

* Auf Informationen zu Kandidaten und Kontakten zugreifen
* Persönliche Meetings aufzeichnen und Notizen verwalten

<Warning>
  Verlassen Sie die Spott-App während der Aufzeichnung eines persönlichen Meetings nicht
  und lassen Sie den Bildschirm nicht dunkel werden.
</Warning>

<Card title="Browser-Erweiterung einrichten" icon="puzzle-piece" href="/de/docs/settings/chrome-extension">
  Die Erweiterung installieren, verbinden und Probleme lösen.
</Card>

### 1.8 Note Taker und Buchungslinks einrichten

**Der Note Taker.** Standardmäßig betritt er automatisch die Lobby aller Online-Meetings
aus Ihrem verbundenen Kalender, um das Gespräch aufzuzeichnen und zu transkribieren. Wenn
Sie das auf **Do not join by default** umstellen, muss der Bot für jedes Meeting einzeln
aus dem Kalender heraus eingeplant werden.

<iframe className="w-full aspect-video rounded-xl" src="https://video.gospott.com/video/manually-activate-notetaker-from-the-calendar-dd5k/embed" title="Manually activate the Note Taker from the calendar" frameBorder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share; fullscreen" allowFullScreen />

Legen Sie Ihre **Ausweichsprache für die Transkription** fest, die verwendet wird, wenn
Spott sich bei der erkannten Sprache unsicher ist.

<Note>
  Andere Teilnehmende können den Note Taker auslösen. Selbst wenn Sie ihn ausgeschaltet
  haben, kann der Bot einem Meeting beitreten, wenn eine andere eingeladene Person das
  automatische Beitreten aktiviert hat.
</Note>

**Ihre Buchungslinks.** Legen Sie Buchungslinks an, damit Kandidaten und Kontakte Meetings
direkt in Ihrem Kalender buchen können. Jeder Link hat eigene Verfügbarkeiten,
Meeting-Typen und Buchungsregeln.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/p014P0_PfappR2TU/images/calendar/scheduler-settings.webp?fit=max&auto=format&n=p014P0_PfappR2TU&q=85&s=f974446d2ce12cf6a119d9eef13b877d" alt="Die Scheduler-Einstellungen mit einer Liste von Buchungslinks" width="1600" height="359" data-path="images/calendar/scheduler-settings.webp" />
</Frame>

<iframe className="w-full aspect-video rounded-xl" src="https://video.gospott.com/video/create-calendar-scheduling-links-giye/embed" title="Create calendar scheduling links" frameBorder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share; fullscreen" allowFullScreen />

So sieht es für Kontakte aus, wenn Sie einen Buchungslink teilen. Die Seite trägt Ihr Logo
und Ihre Farben.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/TiuVDIGlbmvRMipI/images/calendar/booking-page-public.webp?fit=max&auto=format&n=TiuVDIGlbmvRMipI&q=85&s=5832aff235ee1e1efcb4dd1afa880008" alt="Die öffentliche Buchungsseite mit Ihrem Logo und Ihren Farben" width="1064" height="624" data-path="images/calendar/booking-page-public.webp" />
</Frame>

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Referenz zum Note Taker" icon="microphone" href="/de/docs/notes/note-taker">
    Wie er beitritt, was er erzeugt und wie Sie ihn aus einem Meeting entfernen.
  </Card>

  <Card title="Referenz zum Scheduler" icon="calendar-days" href="/de/docs/calendar/scheduler">
    Verfügbarkeiten, Meeting-Typen und das Teilen von Links aus einer E-Mail heraus.
  </Card>
</CardGroup>

### 1.9 Die Tastenkürzel lernen

Spott hat Tastenkürzel, mit denen Sie zwischen Seiten springen und Datensätze anlegen, ohne
die Maus anzufassen. Die beiden, die sich am ersten Tag lohnen, sind die **globale Suche**
(`⌘K` oder `Ctrl+K`), die jeden Datensatz im Workspace über Namen, E-Mail-Adresse,
Telefonnummer oder Datensatz-ID findet, und die Kürzel zum Anlegen eines Kandidaten,
Kontakts, Unternehmens oder Jobs.

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Tastenkürzel" icon="keyboard" href="/de/docs/settings/keyboard-shortcuts">
    Jedes Kürzel zum Navigieren und zum Anlegen von Datensätzen.
  </Card>

  <Card title="Globale Suche" icon="magnifying-glass" href="/de/docs/get-started/global-search">
    Jeden Datensatz über Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Datensatz-ID finden.
  </Card>
</CardGroup>

## 2. Admins: den Workspace einrichten

Die Workspace-Einstellungen legen fest, wie Spott sich für Ihre gesamte Organisation
verhält. Änderungen hier gelten für alle Benutzer und prägen sowohl interne Abläufe als
auch alles, was nach außen sichtbar ist.

<Note>
  Wenn Sie diese Tabs in der Seitenleiste der Einstellungen nicht sehen, hat Ihre Rolle
  keinen Zugriff auf die Workspace-Einstellungen. Siehe **2.10 Zugriff steuern**.
</Note>

### 2.1 Branding und öffentliche Seiten festlegen

Öffnen Sie **General**, um die Grunddaten Ihrer Organisation zu steuern: Name, Branding,
öffentliche URLs, Links zu sozialen Netzwerken und Datenschutzerklärung. Diese
Einstellungen prägen alles, was ein Kandidat oder Kunde sieht: Ihre Karriereseite, Ihre
Buchungsseiten und Ihre öffentlichen Formulare.

<Note>
  **Den Einwilligungshinweis anpassen**

  Standardmäßig liefert Spott einen Hinweis zur [Einwilligung](/de/docs/settings/gdpr-consent),
  der unten auf allen öffentlichen Formularen erscheint. Wenn Sie lieber Ihren eigenen
  Datenschutztext verwenden möchten, fügen Sie ihn in diesem Bereich der Einstellungen ein.
</Note>

<Card title="Referenz zu Workspace und Branding" icon="palette" href="/de/docs/settings/general">
  Logo, Favicon, Akzentfarbe und die öffentlich sichtbaren Texte.
</Card>

### 2.2 Ihre Pipeline-Phasen anpassen

Öffnen Sie **Stages**, um die Phasen anzupassen, die Kandidaten in Ihren Jobs und bei
spekulativen Vorstellungen durchlaufen.

<video className="w-full aspect-video rounded-xl" controls playsInline preload="metadata" poster="/images/onboarding/clients-opportunity-stages-poster.webp" src="https://spott-media.b-cdn.net/docs/onboarding/v4/clients-opportunity-stages.mp4" />

Die Liste **Job stages** ist die Pipeline, die Kandidaten in einem Job durchlaufen, zum
Beispiel Application, Long list, Short list, Outreach, Interview, Presentation und Offer.

* Ziehen Sie Phasen am Griff, um sie neu zu ordnen.
* Klicken Sie auf **Add stage**, um eine neue anzulegen, und nutzen Sie das Menü der Zeile
  (die drei Punkte), um sie umzubenennen oder ihre Farbe zu ändern.
* Ergänzen Sie **Phasen-Labels**, wenn eine Phase Unterkategorien braucht, über die Ihr
  Team berichten kann.

Zwei Markierungen sagen Spott, wie Ihre Pipeline gemessen wird:

* **CV sent**: die Phase, ab der ein Lebenslauf als an den Kunden versendet gilt. Daraus
  entsteht die Kennzahl "CV sent" im Reporting.
* **First interview**: die Phase, ab der ein erstes Interview als absolviert gilt.

Die **Speculative presentation stages** bilden eine eigene Pipeline für spekulative
Kandidatenvorstellungen, die genauso verwaltet wird wie die Job-Phasen.

Über den Recruiting-Prozess hinaus richten Sie außerdem ein:

* **Company stages**, für die Pflege Ihrer Kundenbeziehungen
* **Job statuses**, um den Fortschritt von Jobs zu verfolgen
* **Opportunity statuses**, für Ihre Opportunity-Pipeline

<Warning>
  Setzen Sie die beiden Markierungen richtig, bevor Ihr Team loslegt. Jede Zahl zu "CV
  sent" und "First interview" im Reporting leitet sich daraus ab.
</Warning>

<Card title="Referenz zu den Pipeline-Phasen" icon="diagram-project" href="/de/docs/settings/stages">
  Jede Phasenliste, dazu Unterphasen und Abschlussquoten in Prozent.
</Card>

### 2.3 Ihre Labels anlegen

Öffnen Sie **Labels**, um die Labels anzulegen, mit denen Sie Notizen, Aufgaben, Absagen
und E-Mails in Ihrem Workspace einordnen und auswerten.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-admin-labels.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=d6090e526dcdf2b21821cf8b206caa0f" alt="Die Einstellungen unter Labels, gruppiert danach, wo ein Label verwendet wird" width="1600" height="837" data-path="images/onboarding/setup-admin-labels.webp" />
</Frame>

Spott gruppiert Labels danach, wo sie verwendet werden:

* **Note labels**: ordnen Notizen ein, zum Beispiel Follow up oder Candidate interview.
* **Task labels**: ordnen Aufgaben ein, damit sie im richtigen Zusammenhang auftauchen.
* **Rejection labels**: vereinheitlichen die Gründe, aus denen Bewerbungen abgesagt werden.
* **Email labels**: ordnen E-Mails im Postfach, zum Beispiel Submission oder Offer.

Klicken Sie in einem Bereich auf **Add label**, um eines anzulegen, geben Sie ihm Namen und
Farbe, und schon steht es auf den passenden Datensätzen zur Verfügung.

<Card title="Referenz zu Labels" icon="tags" href="/de/docs/settings/labels">
  Wie Labels Filter und Auswertungen speisen.
</Card>

### 2.4 Ihr Datenmodell aufbauen

Öffnen Sie **Data model**, um jeden Datensatztyp mit der Zahl seiner Attribute zu sehen:
Candidates, Jobs, Applications, Companies, Contacts, Opportunities und Files. Klicken Sie
auf einen Datensatztyp, um seine Attribute zu verwalten.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-admin-data-model.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=9782bee8931d67322499021d008eee61" alt="Die Einstellungen unter Data model mit jedem Datensatztyp und der Anzahl seiner Attribute" width="1600" height="747" data-path="images/onboarding/setup-admin-data-model.webp" />
</Frame>

**Legen Sie die eigenen Attribute an, mit denen Ihr Geschäft läuft.** Alles, was Sie
festhalten, filtern, durchsuchen oder auswerten möchten und wofür Spott kein
Standardfeld hat, wird hier zu einem eigenen Attribut: Kündigungsfristen, Zertifikate,
Branchenschwerpunkte, Vertragspräferenzen.

<iframe className="w-full aspect-video rounded-xl" src="https://video.gospott.com/video/create-a-new-attribute-79et/embed" title="Create a new attribute" frameBorder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share; fullscreen" allowFullScreen />

<Warning>
  Der Typ eines Attributs steht nach dem Anlegen fest. Entscheiden Sie vorher, ob etwas
  Text, eine Zahl, ein Datum oder eine Auswahlliste ist.
</Warning>

<Note>
  **Mit Stern markierte Attribute**

  Mit einem Stern markierte Attribute erscheinen standardmäßig auf Datensätzen, die übrigen
  bleiben unter **Show all values** erreichbar. Ziehen Sie Attribute, um ihre Reihenfolge
  festzulegen.
</Note>

**Lassen Sie die KI die Spalten füllen, die Sie nicht tippen möchten.** KI-befüllte Spalten
füllen ein eigenes Attribut automatisch aus dem Profil und dem Lebenslauf des Kandidaten,
sodass sich ein Feld wie "Jahre Führungserfahrung" von selbst füllt, während Datensätze
hereinkommen.

<Note>
  Eine KI-befüllte Spalte wird bei neuen und aktualisierten Datensätzen erzeugt. Bestehende
  Datensätze brauchen eine Aktualisierung, bevor die Spalte sich füllt.
</Note>

**Legen Sie Ihre Einwilligungszwecke fest.** Jeder Datensatztyp trägt außerdem die
Einwilligungszwecke, die Sie erfassen, und hier konfigurieren Sie die DSGVO und jeden
anderen Rahmen, unter dem Sie arbeiten. Recruiter halten die Einwilligung danach auf dem
Kandidatendatensatz selbst fest.

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Referenz zum Datenmodell" icon="table-columns" href="/de/docs/settings/data-model">
    Attributtypen und warum ein Typ nach dem Anlegen feststeht.
  </Card>

  <Card title="Eigene Attribute" icon="pen-field" href="/de/docs/settings/customizing-candidate-profiles">
    Attribute für Jobs, Kandidaten, Unternehmen und Kontakte anlegen.
  </Card>

  <Card title="KI-befüllte Spalten" icon="wand-magic-sparkles" href="/de/docs/settings/ai-filled-columns">
    Wann sie erzeugt werden und wie Sie sie aktualisieren.
  </Card>

  <Card title="Einwilligungen verwalten" icon="shield-check" href="/de/docs/settings/gdpr-consent">
    Einwilligungszwecke und Marketing-Abmeldungen, für die DSGVO und darüber hinaus.
  </Card>
</CardGroup>

### 2.5 Die Funktionen einschalten, die Ihr Team braucht

Öffnen Sie **Features**, um Funktionen für den gesamten Workspace ein- oder auszuschalten,
etwa Enrichment, automatisch aktualisierte Profile, die zentrale Inbox und
Outreach-Kampagnen.

Zwei davon verdienen eine bewusste Entscheidung statt eines Standardwerts:

* **Contact enrichment** findet fehlende E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Es verbraucht
  die meisten Credits, schalten Sie es also im Wissen darüber ein, was es kostet.
* **Auto-updating profiles** prüft LinkedIn in festen Abständen und aktualisiert
  Kandidatenprofile, die sich geändert haben. Sie bestimmen, wie oft das läuft, und damit,
  was es kostet.

<Note>
  Zwei Einstellungen des Note Takers gelten für den gesamten Workspace, obwohl sie im Tab
  **Calls** liegen: die **Videoaufzeichnung**, deren Deaktivierung verhindert, dass
  Meeting-Videos gespeichert werden, und das **Erscheinungsbild des Note Takers**, also
  Name und Hintergrundbild des Bots. Beides gilt für alle in Ihrer Organisation.
</Note>

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Referenz zu den Features" icon="toggle-on" href="/de/docs/settings/features">
    Was jeder Schalter einschaltet.
  </Card>

  <Card title="Profile automatisch aktualisieren" icon="arrows-rotate" href="/de/docs/settings/auto-updating-profiles">
    Aktualisierungsfrequenz und die Steuerung des Credit-Verbrauchs.
  </Card>

  <Card title="Contact Enrichment" icon="user-plus" href="/de/docs/candidates/contact-enrichment">
    Was Enrichment findet und was jede Abfrage kostet.
  </Card>

  <Card title="Ansichten verwenden" icon="table-list" href="/de/docs/settings/using-views">
    Die gefilterten Ansichten, mit denen Ihr Team arbeitet, speichern und teilen.
  </Card>
</CardGroup>

### 2.6 Ihre Vorlagen und Formulare hochladen

Öffnen Sie **Templates**, um alles zu verwalten, was Spott im ganzen Produkt wiederverwendet,
damit Ihr Team einheitlich bleibt.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-admin-templates.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=76398bfc5d07dbc57454406d8d3e43b3" alt="Die Einstellungen unter Templates mit den einzelnen Vorlagenkategorien" width="1600" height="927" data-path="images/onboarding/setup-admin-templates.webp" />
</Frame>

Es gibt sechs Arten von Vorlagen:

* **Presentation email templates**: die Vorgabe für die Vorstellung von Kandidaten und Jobs.
* **Email templates**: Ihre persönlichen und Ihre Workspace-[E-Mail-Vorlagen](/de/docs/inbox/message-templates).
* **Note templates**: wiederverwendbare Notizstrukturen für Ihren Workspace.
* **Insight templates**: die Anweisungen, nach denen die KI Insights zu Gesprächen erzeugt.
  Siehe [Spott Note Taker](/de/docs/notes/note-taker).
* **Job description templates**: die Anweisungen, nach denen die KI Stellenbeschreibungen
  erzeugt.
* **Placement forms**: die eigenen Felder und das Layout beim Erfassen einer
  [Platzierung](/de/docs/placements/placements).

Öffnen Sie eine Kategorie, um die Vorlagen darin anzusehen, zu bearbeiten oder neue
anzulegen.

<Note>
  **Ihre Vorlagen für Lebensläufe und Berichte im eigenen Design liegen ebenfalls hier.**
  Laden Sie die Word-Vorlagen Ihrer Agentur hoch, damit **Generate CV**,
  Kandidatenberichte und Shortlists in Ihrem Hausstil erscheinen. Solange keine
  Word-Vorlage hochgeladen ist, hat Spott nichts, worin es formatieren könnte.
</Note>

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Referenz zu den Vorlagen" icon="file-lines" href="/de/docs/settings/templates">
    Jede Art von Vorlage und wie Spott eine auswählt.
  </Card>

  <Card title="Lebensläufe und Kundendokumente" icon="file-word" href="/de/docs/candidates/client-documents">
    Formatierte Lebensläufe, Kandidatenberichte und Shortlists in Ihrer eigenen Vorlage.
  </Card>
</CardGroup>

### 2.7 Ihre Absenderdomain verifizieren

Öffnen Sie **Verified domains** und verifizieren Sie die Domain, von der aus Sie versenden,
indem Sie die DNS-Einträge anlegen, die Spott Ihnen gibt. Registrieren Sie danach die
Absenderadressen, von denen Ihr Team versenden wird.

<Warning>
  Marketing-Kampagnen und E-Mails aus Automatisierungen gehen erst raus, wenn Ihre
  Absenderdomain verifiziert ist. Erledigen Sie das früh, denn die Verbreitung von
  DNS-Änderungen kann dauern.
</Warning>

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Absenderdomains" icon="envelope-circle-check" href="/de/docs/settings/domains">
    DNS-Einträge anlegen, die Verifizierung prüfen und Absender registrieren.
  </Card>

  <Card title="E-Mail-Zustellbarkeit" icon="inbox-in" href="/de/docs/outreach/email-deliverability">
    Ihre Domain aufwärmen, Ihre Liste sauber halten und den Posteingang erreichen.
  </Card>
</CardGroup>

### 2.8 Ihre Integrationen verbinden

Öffnen Sie **Integrations**, um Spott mit den externen Werkzeugen Ihres Teams zu verbinden:
Telefonieanbieter, E-Mail und Kalender, Sourcing-Werkzeuge und Multiposter für Jobbörsen.
Alle nativen Integrationen liegen unter diesem Tab.

<Card title="Alle Integrationen" icon="plug" href="/de/docs/integrations/overview">
  E-Mail, Kalender, Telefonie, Messaging, Jobbörsen und Datenanbieter.
</Card>

### 2.9 Automatisierungen einrichten

Öffnen Sie **Automations**, um bei Ereignissen in Spott automatisch Aktionen auszulösen:
Dialoge im richtigen Moment öffnen, E-Mails versenden, Felder aktualisieren und mehr. Das
Protokoll zeigt Ihnen, was wann ausgelöst wurde.

<Card title="Referenz zu Automatisierungen" icon="robot" href="/de/docs/settings/automations">
  Auslöser, Aktionen, Aktivierung und das Protokoll der Durchläufe.
</Card>

### 2.10 Zugriff steuern

Spott bietet rollenbasierte Zugriffssteuerung (RBAC), die die Sicherheit erhöht, indem
Berechtigungen an Rollen hängen und Benutzer nur das sehen, was ihre Arbeit erfordert. Die
wichtigsten Einschränkungen betreffen die Workspace-Einstellungen sowie das Löschen,
Zusammenführen und Exportieren.

**Legen Sie Ihre Rollen an.** Im Tab **Security** können Sie neue Rollen anlegen.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-admin-roles.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=acf524216b7a084a2365b17076e5ca54" alt="Der Tab Security mit der Liste der Rollen" width="3024" height="1720" data-path="images/onboarding/setup-admin-roles.webp" />
</Frame>

Schalten Sie für jede Rolle über die Schalter die Funktionen ein, die sie haben soll. So
können Sie zum Beispiel Teamleitungen Zugriff auf die Workspace-Einstellungen geben, damit
sie neue Felder anlegen können, während gewöhnliche Mitglieder das nicht dürfen.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/7oxKKaWrYsvpRbxH/images/onboarding/setup-admin-role-permissions.webp?fit=max&auto=format&n=7oxKKaWrYsvpRbxH&q=85&s=7b57e9bd9e3257c71bb8665c02f8adc4" alt="Die Berechtigungsschalter einer einzelnen Rolle" width="3022" height="1714" data-path="images/onboarding/setup-admin-role-permissions.webp" />
</Frame>

**Laden Sie Ihre Benutzer ein.** Sobald Sie Ihren Rollen Berechtigungen gegeben haben,
laden Sie über die orange Schaltfläche im Tab **Users** Benutzer ein und weisen ihnen eine
Rolle zu.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/spott-docs/AT0soKAVPCjamVvm/images/onboarding/setup-admin-users.webp?fit=max&auto=format&n=AT0soKAVPCjamVvm&q=85&s=4d47040c19bd5e03b1a029e0dd0b52c3" alt="Der Tab Users mit der Schaltfläche Invite user" width="1720" height="257" data-path="images/onboarding/setup-admin-users.webp" />
</Frame>

Jede Zeile zeigt Name und Adresse des Mitglieds, seinen **Status** (`accepted`, sobald es
sich angemeldet hat, `pending`, solange eine Einladung offen ist), die **Rollen**, die es
hat, und das Beitrittsdatum. Rollen werden direkt in der Zeile bearbeitet, und ein Mitglied
kann mehrere haben, zum Beispiel **Team lead** neben **Admin**.

<Note>
  Wenn Sie einen Benutzer entfernen, wird er deaktiviert und das Konto nicht gelöscht,
  sodass seine bisherige Aktivität ihm zugeordnet bleibt.
</Note>

**Legen Sie Ihre Teams und Standorte an.** Fassen Sie Benutzer zu Teams und Standorten
zusammen, damit Dashboards, Filter und Berichte nicht nur pro Person, sondern auch pro Team
lesbar sind. Überall, wo Sie nach Benutzer filtern können, können Sie auch nach Team
filtern.

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Zugriff verwalten" icon="lock" href="/de/docs/settings/managing-access">
    Rollen, Berechtigungen und MFA für den gesamten Workspace.
  </Card>

  <Card title="Teams verwalten" icon="users" href="/de/docs/settings/managing-teams">
    Standorte und Teams und wo Sie danach filtern können.
  </Card>
</CardGroup>

### 2.11 Weiter gehen: API und Webhooks

**API.** Legen Sie API-Schlüssel an und verwalten Sie sie, um sicher auf Spott-Daten
zuzugreifen und eigene Integrationen, Abläufe oder Anwendungen zu bauen.

**Webhooks.** Konfigurieren Sie Webhook-Endpunkte, um in Echtzeit benachrichtigt zu werden,
wenn in Spott Ereignisse eintreten.

<Card title="Referenz zu API und Webhooks" icon="code" href="https://api-docs.spott.io">
  Verfügbare Endpunkte, Anwendungsbeispiele und die Ereignisse, die Sie abonnieren können.
</Card>

<div className="your-turn">
  ## Jetzt sind Sie dran

  **Alle Benutzer**

  * [ ] Melden Sie sich an und legen Sie Ihre **Einstellungen** fest
  * [ ] Vervollständigen Sie Ihr **Profil** und schalten Sie MFA ein
  * [ ] Stimmen Sie Ihre **Benachrichtigungen** ab
  * [ ] Verbinden Sie **E-Mail und Kalender** und wählen Sie eine Freigabestufe
  * [ ] Synchronisieren Sie Ihre **Signatur**
  * [ ] Installieren Sie die **Browser-Erweiterung**
  * [ ] Legen Sie Ihre **Note-Taker**-Einstellung fest und erstellen Sie einen **Buchungslink**

  **Admins**

  * [ ] Legen Sie Ihr **Branding** und den Einwilligungshinweis fest
  * [ ] Passen Sie Ihre **Phasen** an und setzen Sie die Markierungen CV sent und First interview
  * [ ] Legen Sie Ihre **Labels** an
  * [ ] Ergänzen Sie die **eigenen Attribute**, die Ihr Geschäft braucht
  * [ ] Schalten Sie die **Funktionen** ein, die Ihr Team nutzen wird
  * [ ] Laden Sie Ihre **Word-Vorlage für Lebensläufe** hoch und erstellen Sie ein **Placement-Formular**
  * [ ] Verifizieren Sie Ihre **Absenderdomain**
  * [ ] Legen Sie Ihre **Rollen** an, laden Sie Ihre **Benutzer** ein und richten Sie Ihre **Teams** ein
</div>

<Card title="Weiter: Ihre Daten hereinholen" icon="arrow-right" href="/de/docs/onboarding/bring-your-data-in">
  Bringen Sie Ihre Kandidaten, Kunden und Jobs nach Spott.
</Card>
