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# Stellen verwalten
> Legen Sie Stellen an, definieren Sie das gesuchte Profil, finden Sie mit KI passende Kandidaten und führen Sie die Pipeline bis zur Vermittlung.
In diesem Abschnitt lernen Sie, wie Sie Stellen finden und anlegen, jede Position
definieren, KI-Matching nutzen, Kandidaten durch die Pipeline führen, Bewerbungen anziehen
und Ihren Kunden den Fortschritt zeigen.
1. [Stellen suchen und filtern, anlegen oder importieren](#1-stellen-suchen-und-filtern-anlegen-oder-importieren)
2. [Im Tab Overview festlegen, wen Sie suchen](#2-im-tab-overview-festlegen-wen-sie-suchen)
3. [Mit KI die passenden Kandidaten finden](#3-mit-ki-die-passenden-kandidaten-finden)
4. [Die Pipeline einer Stelle verstehen](#4-die-pipeline-einer-stelle-verstehen)
5. [Mit Kampagnen oder Anzeigen Bewerbungen anziehen](#5-mit-kampagnen-oder-anzeigen-bewerbungen-anziehen)
6. [Kunden das Mitverfolgen mit dem Company Portal erleichtern](#6-kunden-das-mitverfolgen-mit-dem-company-portal-erleichtern)
Um die Seite Jobs zu öffnen, klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf **Jobs**.
## 1. Stellen suchen und filtern, anlegen oder importieren
Auf der Seite **Jobs** finden Sie über Suche und Filter jede vorhandene Position, und hier
legen Sie die an, die es noch nicht gibt, oder importieren sie.
### 1.1 Stellen in der Datenbank finden
Es gibt zwei Wege zur gesuchten Stelle: die Suchleiste und die Filter.
Über die **Suchleiste** oben auf der Seite Jobs finden Sie Stellen anhand von Text aus
ihren Feldern. Für eine präzisere Suche setzen Sie exakte Wortfolgen in doppelte
Anführungszeichen und verknüpfen sie mit **AND**, **OR** oder **NOT**.
Klicken Sie auf **Filters**, wenn Sie die Datenbank anhand bestimmter Stelleninformationen
eingrenzen möchten:
* **Status:** Stellen in einer bestimmten Phase finden.
* **Ort und Unternehmen:** auf Positionen an einem bestimmten Ort oder bei einem
bestimmten Kunden fokussieren.
* **Benutzer und Team:** Stellen finden, die bestimmte Kolleginnen und Kollegen
verantworten oder unterstützen.
* **Daten:** nach Erstellungs-, Start-, End- oder nächstem Aufgabendatum eingrenzen.
* **Beschäftigungsdetails:** nach Art des Arbeitsorts oder Beschäftigungsart filtern.
* **Benutzerdefinierte Felder:** die Kriterien nutzen, die für Ihren Workspace angelegt
wurden.
Sie können die Datenbank außerdem nach Feldern wie Stellenname, Unternehmen, Status,
Daten, Beschäftigungsart, Art des Arbeitsorts oder Fälligkeitsdatum der nächsten Aufgabe
sortieren.
### 1.2 Eine Stellenansicht speichern
Wechseln Sie zwischen **List** und **Board**, je nachdem, wie Sie die Datenbank durchgehen
möchten. Filter und Sortierung funktionieren in beiden Layouts gleich.
Um die Einstellung als Ansicht zu speichern, klicken Sie oben rechts auf den Namen der
aktuellen Ansicht, etwa **Default view**, und wählen Sie **+ Create new view**. Geben Sie
der Ansicht einen Namen und speichern Sie sie, damit Sie später zu denselben Filtern,
derselben Sortierung und denselben Spalten zurückkehren können.
### 1.3 Eine Stelle manuell anlegen
Klicken Sie oben rechts auf der Seite Jobs auf **Add job**, um eine Position von Grund auf
anzulegen. Tragen Sie Positionsbezeichnung, Unternehmen und Status ein und ergänzen Sie
alle verfügbaren Details wie Beschäftigungsart, Art des Arbeitsorts, Gehaltsspanne,
Beschreibung und Kundenkontakte.
Klicken Sie auf **Create job**, um die Position in die Stellenliste aufzunehmen, und dann
auf ihren Titel, um den Tab **Overview** zu öffnen.
### 1.4 Eine bestehende Stellenanzeige importieren
Wenn die Anzeige bereits online steht, importieren Sie sie, statt sie erneut zu tippen.
Nutzen Sie im Dialog **Add new job** die Option **Import from URL**, um den Link einer
öffentlichen Stellenanzeige einzufügen, oder importieren Sie die Anzeige mit der
[Browser-Erweiterung](/de/docs/settings/chrome-extension) direkt von der Seite, die Sie gerade
ansehen.
Spott füllt die Stellenfelder aus der Anzeige, und Sie können die Angaben prüfen oder
anpassen, bevor Sie fortfahren.
Filter, Listen- und Board-Ansicht sowie gespeicherte Ansichten.
Eine Stelle manuell, aus einer URL oder per Import anlegen.
## 2. Im Tab Overview festlegen, wen Sie suchen
Auf dem Tab **Overview** machen Sie aus einem neuen Stellendatensatz ein klares Briefing,
mit dem sowohl Ihr Team als auch die KI von Spott arbeiten können.
### 2.1 Die Stelle der Reihe nach einrichten
Klicken Sie auf der Seite Jobs auf die Positionsbezeichnung, um den Tab **Overview** zu
öffnen. Gehen Sie die Einrichtung in dieser Reihenfolge durch, damit jeder Schritt dem
nächsten genug Kontext liefert:
1. **Dateien und Notizen:** die Stellenbeschreibung des Kunden anhängen und Briefing- oder
Intake-Notizen mit der Stelle verknüpfen.
2. **Details erzeugen:** mit **Regenerate details** die Stelleninformationen aus dem
verknüpften Material erstellen oder verbessern.
3. **Details und Honorare:** Anforderungen, Standorte, Vergütung und die vereinbarte
Honorarstruktur bestätigen.
4. **Kundenkontakte:** die an der Position beteiligten Personen verknüpfen.
5. **Scorecard:** die Bewertungsvorlage von Hand anlegen oder aus den Sourcing-Kriterien
erzeugen lassen.
6. **Ask AI:** Fragen stellen, sobald der Stellendatensatz den Kontext enthält, den die KI
braucht.
Notizen werden nicht automatisch mit einer Stelle verknüpft. Öffnen Sie die betreffende
Notiz und verknüpfen Sie sie mit der Stelle, damit sie am Datensatz erscheint und der KI
als Kontext zur Verfügung steht.
### 2.2 Den Seitenbereich beim Definieren der Position nutzen
Über **Details** im Seitenbereich prüfen Sie die Stellenfelder, legen Anschlussaufgaben an
und erzeugen eine Scorecard. Öffnen Sie **Ask AI**, wenn Sie eine Antwort auf Basis der
Details, Notizen, Anhänge und Sourcing-Kriterien der Stelle brauchen.
Die Sourcing-Kriterien auf dem Tab Overview sind die Grundlage des KI-Matchings.
Beschreiben Sie die harten Anforderungen und die gewünschten Eigenschaften deshalb so
konkret wie möglich.
Der Ablauf in sechs Schritten: Dateien und Notizen, Details, Honorare, Kontakte und die Scorecard.
## 3. Mit KI die passenden Kandidaten finden
Sobald das Briefing steht, finden Sie über **Matching** neue Kandidaten, deren Profil zur
Position passt.
### 3.1 Eine Suche zur Stelle starten
Öffnen Sie die Stelle, wählen Sie **Matching** und klicken Sie auf **Start new job
search**. Spott macht aus Beschreibung, Notizen und Sourcing-Kriterien der Stelle
vorgeschlagene Vorfilter und Kriterien.
Prüfen Sie diese mit **Edit criteria**, nehmen Sie die nötigen Änderungen vor und klicken
Sie dann auf **Run search**.
Das Matching sucht nach neuen Kandidaten und lässt alle aus, die bereits in der Pipeline
der Stelle sind. Wer schon mit der Position verknüpft ist, sehen Sie auf dem Tab
**Candidates**.
### 3.2 Vorfilter und Kriterien richtig einsetzen
Spott nutzt Vorfilter und Kriterien für unterschiedliche Teile der Suche:
* **Vorfilter** sind harte Anforderungen, die ein Kandidat erfüllen muss, bevor Spott ihn
bewertet, etwa Positionsbezeichnung, Studienrichtung, Stichwörter oder Berufsjahre.
* **Kriterien** sind in natürlicher Sprache formulierte Eigenschaften, nach denen die
verbleibenden Kandidaten bewertet werden, zum Beispiel "Verhandlungssicheres
Französisch".
Mit **Match all filters** verlangen Sie, dass alle Vorfilter erfüllt sind. Schalten Sie es
aus, wenn Kandidaten nur einen davon erfüllen müssen. Spott zeigt, wie viele Kandidaten
die Filter passieren, sodass Sie sie weiter fassen können, wenn der Pool zu klein ist.
Die Kriterien sind nach Priorität nummeriert: Je weiter oben ein Kriterium steht, desto
stärker wiegt es im Match-Score. Ziehen Sie ein Kriterium, um seine Position zu ändern,
klicken Sie auf **×**, um es zu entfernen, oder wählen Sie **Add criteria**, um ein
weiteres anzulegen.
Nutzen Sie Vorfilter für Anforderungen, die zwingend erfüllt sein müssen, und Kriterien
für Eigenschaften, die Sie vergleichen möchten. Stichwörter gehören in die Vorfilter und
nicht in ein eigenes Kriterium.
### 3.3 Die Ergebnisse prüfen und darauf reagieren
Beginnen Sie bei den Kandidaten mit den höchsten Match-Scores. Klicken Sie auf einen
Score, um die Begründung von Spott zu lesen, und öffnen Sie das Kandidatenprofil, bevor
Sie entscheiden.
Match-Scores bewerten ausschließlich die KI-Kriterien. Jeder Kandidat in den Ergebnissen
hat die Vorfilter bereits passiert, auch die mit einem schwachen Score.
Aus den Ergebnissen heraus können Sie:
* **Kandidaten prüfen:** Gesamtscore und Bewertung je Kriterium vergleichen.
* **Starke Treffer aufnehmen:** passende Kandidaten in die Pipeline der Stelle übernehmen.
* **Die Suche schärfen:** Vorfilter oder Kriterien anpassen und erneut suchen.
* **Die Darstellung wechseln:** die Kartenansicht zum genaueren Lesen, die Tabellenansicht
zum schnelleren Vergleichen.
Über **Search history** öffnen Sie eine frühere Suche erneut, statt sie neu aufzubauen.
Karten- und Tabellenansicht, Suchhistorie und das Teilen einer Suche.
## 4. Die Pipeline einer Stelle verstehen
Der Tab **Candidates** zeigt alle Personen, die mit der Stelle verknüpft sind, und wo
jede von ihnen im Prozess steht.
### 4.1 Die Pipeline durchgehen
Öffnen Sie eine Stelle und wählen Sie **Candidates**. In der **Board view** ziehen Sie
Kandidatenkarten sichtbar durch die Phasen, die **List view** gibt Ihnen eine sortier- und
filterbare Tabelle.
Ziehen Sie eine Karte, um einen Kandidaten zwischen Phasen zu bewegen, oder legen Sie sie
in der Gruppe der Absagen ab, um dem Kandidaten in seiner aktuellen Phase abzusagen. So
bleibt die Auswertung der Phasenübergänge korrekt, ohne dass Sie eine eigene Absagephase
brauchen.
Wählen Sie mehrere Kandidaten über die Kontrollkästchen aus, wenn Sie dieselbe Aktion für
alle ausführen möchten. Sie können:
* **Die Pipeline aktualisieren:** Kandidaten in eine Phase verschieben, ihr Label ändern
oder ihnen absagen.
* **Kandidaten organisieren:** sie zu einer weiteren Stelle oder zu einer Liste
hinzufügen.
* **Kandidaten kontaktieren:** eine E-Mail senden, sie vorstellen oder in eine
[Kampagne](/de/docs/outreach/campaigns) aufnehmen.
* **Mit dem Kunden teilen:** sie im Company Portal veröffentlichen.
Die Phasen der Pipeline werden für den gesamten Workspace konfiguriert, nicht je Stelle.
Zum Ändern öffnen Sie **Settings → Stages**, und denken Sie daran, dass die Änderung für
jede Stelle gilt, die diese Pipeline nutzt.
### 4.2 Kandidaten zu einer Phase hinzufügen
Klicken Sie in der Phase, in der der Kandidat starten soll, auf **+**. Suchen Sie nach
einem vorhandenen Kandidaten oder wählen Sie **Upload CV**, um einen neuen anzulegen, und
klicken Sie dann auf **Add to job**.
### 4.3 Aus dem Bewerbungsdatensatz heraus arbeiten
Klicken Sie auf eine Kandidatenkarte, um die Bewerbung zu öffnen, die diese Person mit
dieser Stelle verbindet. Die Bewerbung enthält den Aktivitätsverlauf, den internen Thread
Ihres Teams, Ask AI, Scorecards, Termine und Schnellaktionen für den nächsten Schritt.
Aus der Bewerbung heraus senden Sie eine E-Mail, ergänzen eine Notiz oder eine Scorecard,
stellen den Kandidaten vor, veröffentlichen ihn im Company Portal oder kennzeichnen ihn
als abgesagt oder vermittelt.
Ein Kandidat gilt erst dann als vermittelt, wenn Sie die erforderlichen Angaben zur
Vermittlung vollständig erfasst haben, einschließlich Honorardetails und
Honoraraufteilung.
Karten, Ansichtseinstellungen und Massenaktionen.
Anstehende Termine, die Interview-Schaltflächen und der interne Thread.
## 5. Mit Kampagnen oder Anzeigen Bewerbungen anziehen
Nutzen Sie Kampagnen, um Personen anzusprechen, die bereits in Ihrer Datenbank sind, oder
schreiben Sie die Stelle öffentlich aus, wenn Kandidaten sich selbst bewerben sollen.
### 5.1 Eine Kampagne für die Stelle anlegen
Wenn Kampagnen für Ihren Workspace aktiviert sind, nehmen Sie über den Tab **Campaigns**
der Stelle ausgewählte Profile in eine Abfolge von Nachrichten und Erinnerungen auf.
Kampagnen können Sie auch über **Campaigns** in der linken Navigationsleiste anlegen und
verwalten.
### 5.2 Die Anzeige schreiben oder erzeugen
Öffnen Sie die Stelle und wählen Sie **Advertising**. Schreiben Sie den Anzeigentext oder
fügen Sie ihn ein, oder klicken Sie auf **Generate job description**, um ihn per KI aus
den Stellendetails erzeugen zu lassen.
Mit **Ask AI** im Seitenbereich passen Sie Ton, Anforderungen, Länge oder Sprache an,
bevor Sie veröffentlichen.
### 5.3 Den Veröffentlichungskanal wählen
Die Spott-Jobbörse präsentiert Ihre offenen Positionen online und nimmt Bewerbungen
direkt in Spott entgegen. Im Bereich auf der rechten Seite:
* Stellen Sie den Schalter **Spott job board** auf **Open**, um die Anzeige zu
veröffentlichen. Sie können ihn jederzeit wieder auf **Closed** setzen.
* Wählen Sie die **Phase für eingehende Bewerbungen**, in der neue Bewerber landen
sollen.
* Mit **Preview** sehen Sie die Anzeige so, wie Kandidaten sie sehen, und mit **Copy
link** teilen Sie den Bewerbungslink.
Verbinden Sie eine bestehende Stellenanzeige aus LinkedIn Recruiter, damit deren
Bewerbungen in Spott einlaufen. Siehe
[eine LinkedIn-Stellenanzeige verbinden](/de/docs/jobs/linkedin-job-posting).
Mit einer aktivierten Multiposter-Integration verteilen Sie die Anzeige auf viele
Jobbörsen gleichzeitig:
* [Broadbean](/de/docs/integrations/broadbean)
* [Idibu](/de/docs/integrations/idibu)
* [VDAB](/de/docs/integrations/vdab), für die flämische öffentliche Jobbörse
Beim Multiposting läuft alles über **Ihr eigenes Vertragskonto** beim Multiposter.
Credits für Veröffentlichungen, Gebühren je Jobbörse und Preise regeln Sie mit dem
Multiposter, nicht mit Spott.
Wenn Sie eine Stelle in Spott schließen, werden ihre veröffentlichten Anzeigen nicht
geschlossen. Schließen Sie jede Anzeige einzeln oder richten Sie eine Automatisierung
ein, damit eine besetzte Position keine Bewerbungen mehr erhält.
### 5.4 Eingehende Bewerbungen prüfen
Öffnen Sie den Tab **Inbound** der Stelle, um die Personen zu prüfen, die sich über die
Spott-Jobbörse, LinkedIn oder einen Multiposter beworben haben. Spott verknüpft jede
Bewerbung mit der Stelle, reichert die Kandidatendaten an und stellt die Person zur
Prüfung bereit.
Zu jedem Bewerber können Sie:
* **Den KI-Score prüfen:** den Score öffnen, um die Bewertung je Kriterium zu sehen.
* **Den Kandidaten annehmen:** einen oder mehrere Bewerber in die Phase Ihrer Wahl
übernehmen.
* **Dem Kandidaten absagen:** die Bewerbung absagen und entscheiden, ob der Datensatz des
Kandidaten in der Datenbank bleibt oder gelöscht wird.
Wenn Sie jemandem absagen und ihn gleichzeitig per E-Mail informieren möchten, klicken Sie
zuerst auf **Send email** und nutzen Sie den Absageschalter im Nachrichteneditor. Damit
schließen Sie die Bewerbung und verschicken die Begründung in einem Schritt.
Ein eingehender Bewerber erhält erst dann einen Match-Score, wenn Sie zur Stelle eine
Suche ausgeführt haben.
Die Jobbörse, das Branding und wo die Anzeige erscheint.
Prüfen, annehmen und absagen, einschließlich Absage-E-Mails.
## 6. Kunden das Mitverfolgen mit dem Company Portal erleichtern
Das **Company Portal** gibt ausgewählten Kundenkontakten einen sicheren Blick in Echtzeit
auf die Kandidaten, die Sie freigeben.
### 6.1 Kandidaten im Portal veröffentlichen
Öffnen Sie die Stelle und wählen Sie **Company Portal**. Veröffentlichen Sie einen
einzelnen Kandidaten mit **Publish on portal**, oder wählen Sie mehrere Kandidaten in der
Pipeline aus und nutzen Sie **Add to company portal**.
Sollen Kandidaten automatisch erscheinen, aktivieren Sie **Show all candidates in real
time** und wählen Sie, welche Phasen der Pipeline im Portal veröffentlicht werden.
### 6.2 Den Zugang für Kunden einrichten
Über den Bereich auf der rechten Seite öffnen oder schließen Sie das Portal, laden
Kundenkontakte ein, sehen sich ihre Ansicht in der Vorschau an und legen fest, welche
Kandidatenfelder sie sehen können.
Zum Company Portal einer Stelle können nur Kontakte eingeladen werden, die beim
zugehörigen Unternehmen erfasst sind.
Kunden können Kandidaten ansehen, kommentieren und ein Interview anfragen. Sie können
Kandidaten weder zwischen Phasen bewegen noch absagen oder Dateien in großer Zahl
exportieren.
### 6.3 Das Feedback des Kunden verfolgen
Öffnen Sie **Activity** im Company Portal für ein laufendes Protokoll dessen, was Ihr
Kunde getan hat: wer zum Portal eingeladen wurde, welchen Kandidaten er kommentiert hat
und was er geschrieben hat, und welchen Eindruck er zu einem Kandidaten hinterlassen hat.
Der Verlauf hält fest, was ein Kunde **tut**, nicht was er ansieht. Es gibt keinen
Hinweis darauf, ob ein bestimmtes Profil geöffnet wurde. Ein Kandidat ohne Kommentar und
ohne Bewertung wurde also nicht zwangsläufig übergangen.
Der Stellendatensatz behält neben dem Portal auch seine Tabs **Files**, **Notes**,
**Tasks** und **Communication**, sodass der interne Kontext bei derselben Position bleibt.
Kontakte einladen, was Kunden tun können und wie Aktivitäten verfolgt werden.
## Jetzt sind Sie dran
* [ ] Legen Sie eine **Listenansicht für Stellen** mit zwei Filtern an
* [ ] Legen Sie eine **neue Stelle** an
* [ ] Lassen Sie den **Note Taker** an einem Briefing-Gespräch teilnehmen oder ergänzen Sie Briefing-Notizen an der Stelle
* [ ] **Erzeugen Sie die Details** und eine Stellenbeschreibung per KI
* [ ] **Veröffentlichen Sie die Stelle** im Portal
* [ ] Wenden Sie **KI-Matching** auf Ihre Kandidaten an und ergänzen Sie einen harten Filter
* [ ] **Fügen Sie Kandidaten** zur Pipeline der Stelle hinzu
Unternehmen, Kontakte und Business Development.