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# Kandidaten verwalten
> Kandidaten nach Spott bringen, sie wiederfinden, ihren Datensatz aktuell halten und sie einem Kunden vorstellen.
In diesem Abschnitt lernen Sie, wie Sie neue Kandidaten nach Spott bringen, wie Sie sie in
Ihrer Datenbank wiederfinden und Ansichten aufbauen, zu denen Sie zurückkehren können, wie
Sie ein Kandidatenprofil lesen und pflegen, damit alles zu einer Person an einem Ort
bleibt, und wie Sie Kontakt aufnehmen und jemanden für eine Stelle vorschlagen.
1. [Die passenden Kandidaten sourcen](#1-die-passenden-kandidaten-sourcen)
2. [Die gesuchten Kandidaten finden](#2-die-gesuchten-kandidaten-finden)
3. [Sich in einem Kandidatenprofil zurechtfinden](#3-sich-in-einem-kandidatenprofil-zurechtfinden)
4. [Sich ein vollständiges Bild von einem Kandidaten machen](#4-sich-ein-vollständiges-bild-von-einem-kandidaten-machen)
5. [Ein Profil aktuell halten](#5-ein-profil-aktuell-halten)
6. [Kontakt aufnehmen](#6-kontakt-aufnehmen)
7. [Einen Kandidaten für eine Stelle vorschlagen](#7-einen-kandidaten-für-eine-stelle-vorschlagen)
Wählen Sie in der linken Navigationsleiste **Candidates**, um Ihre gesamte Datenbank zu
sehen.
Spott → Dashboard → Candidates
### 1.1 Kandidaten manuell hinzufügen
Fügen Sie einen Kandidaten nach dem anderen hinzu, indem Sie seine Angaben direkt
eintragen. Am besten für einzelne Ergänzungen, bei denen Sie den Datensatz vollständig
selbst bestimmen wollen.
Candidates → Add candidates → Add manually
### 1.2 Kandidaten per CV-Upload hinzufügen
Laden Sie Lebensläufe in großer Zahl hoch und lassen Sie Spott die Angaben der Kandidaten
herausziehen, ganz ohne manuelle Eingabe.
Candidates → Add candidate → Upload → Select files
Sie können **bis zu 1.000 Lebensläufe auf einmal** hochladen. Ab 20 Lebensläufen entfällt
die Vorschau. Dubletten werden rot markiert, und Sie entscheiden, ob Sie sie trotzdem
anlegen.
Wie Spott Dubletten erkennt und wie Sie zwei Datensätze zu einem zusammenführen.
### 1.3 Kandidaten durch Weiterleiten von Lebensläufen hinzufügen
Landen Lebensläufe ohnehin in Ihrem Postfach? Leiten Sie sie an Spott weiter und sparen Sie
sich das Herunterladen und Hochladen komplett. Der Anhang muss kein PDF sein,
Word-Dokumente werden ebenfalls ausgelesen.
Weiterleiten an [cv@spott.io](mailto:cv@spott.io)
Anders als beim Drag-and-drop-Upload gibt es keinen Bildschirm, auf dem Sie die
ausgelesenen Felder vor dem Anlegen des Datensatzes prüfen, gelegentlich kann also ein
Detail fehlen. Spott antwortet per E-Mail, wenn etwas schiefgeht, zum Beispiel wenn die
Mail ohne Anhang ankam.
Welche Antworten zurückkommen können und wie Sie jede davon beheben.
### 1.4 Kandidaten aus einer CSV-Datei hinzufügen
Ein weiterer Weg, neue Kandidaten nach Spott zu bringen, ist der Import einer CSV-Datei.
Das ist der Weg für eine Liste, die Sie schon als Tabelle vorliegen haben, oder für einen
Export aus dem System, das Sie hinter sich lassen.
Feldzuordnung, Grenzen und was ein Import aktualisieren kann und was nicht.
### 1.5 LinkedIn-Profile importieren
Importieren Sie Leads oder Kandidatenprofile aus LinkedIn, Sales Navigator oder Recruiter
mit der Browser-Erweiterung in Ihre Spott-Datenbank. Sie importieren ein Profil nach dem
anderen, mit geöffnetem Seitenbereich auf dem Profil, das Sie gerade ansehen. Personen in
einem Recruiter-Projekt zu speichern überträgt sie nicht von allein.
Installieren, verbinden und sehen, was sie importieren kann. Nur Chrome und Edge.
Jeder Weg hinein als Referenz, samt dem, was er jeweils für Sie ausfüllt.
## 2. Die gesuchten Kandidaten finden
Die Seite **Candidates** ist Ihre Datenbank. Dort erfassen, aktualisieren und öffnen Sie
Kandidateninformationen und handeln mit einem Klick, ohne zuerst das Profil zu öffnen.
### 2.1 Die Kandidatendatenbank durchsuchen und filtern
Die **Suchleiste** oben links über der Kandidatentabelle nimmt Namen und Stichwörter
entgegen und beherrscht vollständige boolesche Abfragen mit **AND**, **OR**, **NOT** und
Klammern. Um jemanden über E-Mail-Adresse oder Telefonnummer nachzuschlagen, nutzen Sie
stattdessen die globale Suche (`⌘K` / `Ctrl+K`).
Die Schaltfläche **Filters** öffnet gruppierte Filter: Positionsbezeichnungen,
Erfahrungsniveau, bisherige Arbeitgeber, Ort, Ausbildung, Vergütung und Ihre eigenen
benutzerdefinierten Felder. Filter lassen sich mit UND/ODER-Logik oder in Filtergruppen für
komplexere Abfragen kombinieren.
Wenn Sie sich nicht durch die Menüs arbeiten möchten, beschreiben Sie Ihr Wunschprofil in
eigenen Worten, und Spott macht daraus die passenden Filter.
### 2.2 Ihre Tabelleneinstellung als Ansicht speichern
Eine **Ansicht** speichert eine komplette Tabelleneinstellung: ihre Filter, die Sortierung,
welche Spalten sichtbar sind, deren Reihenfolge und deren Breite. Häufig genutzte
Filterkombinationen lassen sich außerdem als **Preset-Filter** speichern und mit einem
Klick erneut anwenden. Filter anzuwenden speichert sie nicht, klicken Sie also auf **Save
view**, sobald die Tabelle so aussieht, wie Sie es möchten.
Eine **Ansicht** ist dynamisch: Sie führt ihre Filter bei jedem Öffnen neu aus. Eine
**Liste** bleibt statisch, bis Sie selbst Datensätze hinzufügen oder entfernen. Nutzen
Sie Ansichten für "alle, die diese Kriterien erfüllen", und Listen für "genau diese
Personen".
### 2.3 Eine tiefere Suche über den Tab Search starten
Wenn Filter nicht ausreichen, führt der Tab **Search** eine KI-gerankte Suche über
Kandidatenprofile, Notizen und CV-Anhänge aus. Beschreiben Sie das gesuchte Profil oder
verweisen Sie auf eine bestehende Stellenbeschreibung, und Spott schlägt Vorfilter und
Ranking-Kriterien vor, die Sie vor dem Ausführen prüfen.
Strukturierte Filter, boolesche Abfragen, Deep Search und KI-Suche.
Filter als Ansicht speichern und Spalten konfigurieren.
## 3. Sich in einem Kandidatenprofil zurechtfinden
Alles, was Spott über eine Person weiß, liegt auf einem einzigen Profil, es lohnt sich also,
den Aufbau zu kennen, bevor Sie darin arbeiten. Öffnen Sie im linken Menü die Seite
**Candidates** und klicken Sie auf den Namen eines Kandidaten. Der Kopfbereich zeigt Name,
Position, Unternehmen und Kontaktdaten, und das Profil darunter ist in drei Tabs
gegliedert:
* **Overview**: alle Informationen zur Person.
* **Candidate**: ihre Bewerbungen, Platzierungen und das Matching.
* **Inbox**: die vollständige Nachrichtenhistorie über alle Kanäle hinweg.
### 3.1 Aus dem Profilkopf heraus handeln
Oben rechts im Profil finden Sie das **LinkedIn-Profil** des Kandidaten, die Schaltfläche
**Present**, um ihn einem Kunden vorzustellen, und das Menü **Actions**. Aus Actions heraus
senden Sie eine E-Mail oder eine Termineinladung, fügen den Kandidaten einer Stelle oder
einer Liste hinzu, legen eine Aufgabe oder eine Notiz an, nehmen ihn in eine Kampagne auf
oder führen zwei Personen zusammen.
### 3.2 Den Seitenbereich nutzen
Der Tab **Overview** hat links eine Reihe von Untertabs und rechts einen Seitenbereich.
Dieser Bereich enthält **Details**, **Activity** und **Ask AI**, also die drei Dinge, nach
denen Sie beim Lesen eines Profils am häufigsten greifen.
Jede Person existiert in Spott nur **einmal**. Jemand kann Kandidat sein, Ansprechpartner
auf Kundenseite oder beides, und Notizen und Historie bleiben am selben Datensatz, auch
wenn sich Unternehmen oder Position ändern. Die Schaltfläche **Add as contact** ergänzt
die Kontaktrolle an derselben Person. Sie erzeugt keine Kopie.
Jeder Tab am Datensatz, erklärt.
Einen Kandidaten durch die Phasen einer Stelle begleiten.
## 4. Sich ein vollständiges Bild von einem Kandidaten machen
Bevor Sie jemanden anrufen oder einem Kunden vorstellen, bringen Sie sich hier auf den
Stand: was Spott automatisch aufgenommen hat, was Ihre Kolleginnen und Kollegen erfasst
haben und was immer Sie fragen möchten.
### 4.1 KI-Zusammenfassung und Details lesen
Der Untertab **Summary** ist Ihr Ausgangspunkt. Auf Basis des gesamten Profils zeigt er
eine kurze **KI-Zusammenfassung** zum Kandidaten, seine **Gehaltsvorstellung**, die aus
jüngsten Gesprächen abgeleitete **Stimmung des Kandidaten**, **anstehende Termine** sowie
**vorgeschlagene Feldaktualisierungen** und **vorgeschlagene Aufgaben** aus jüngsten
Anrufen, Terminen und Notizen. Fahren Sie über einen Vorschlag, um zu sehen, worauf er
beruht, und nehmen Sie ihn an oder verwerfen Sie ihn.
Der rechte Bereich **Details** enthält die Felder des Kandidaten: Kontaktdaten, Ort,
Sprachen, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung und alle benutzerdefinierten Felder, die Ihr
Workspace nutzt. Klicken Sie auf **Show all values**, um jedes Feld zu sehen. Die
Bewerbungen, in denen der Kandidat aktuell steckt, liegen im Tab **Candidate**.
### 4.2 Die Aktivitätshistorie lesen
**Activity** im Seitenbereich ist eine Chronik aller Vorgänge am Datensatz und der Personen
dahinter: **Änderungen** an Attributen, **Notizen**, **Aufgaben**, **Termine**, **E-Mails
und Nachrichten**, **Anrufe**, **Bewerbungen** samt Phasenwechseln und **Kontakte**. Über
die Schaltfläche **Filters** oben in der Chronik zeigen Sie nur die Ereignisarten an, die
Sie interessieren.
### 4.3 Die KI zum Kandidaten befragen
**Ask AI** ist ein persönlicher Agent, der das gesamte Profil kennt: Details, Erfahrung,
Notizen, E-Mails und Bewerbungen. Fragen Sie ihn etwa "Fasse die Situation bei diesem
Kandidaten zusammen", "Gib mir einen Überblick über die Bewerbungen" oder "Was sollte ich
mit diesem Kandidaten als Nächstes tun?".
### 4.4 Notizen lesen und anlegen
Alle mit dem Kandidaten verknüpften Notizen erscheinen in seinem Profil und dienen
zugleich als Kontext für die KI-Funktionen. Sie können jederzeit manuell Notizen anlegen,
und Notizen wie E-Mails lassen sich in ein schwebendes Fenster **andocken**, das auf dem
Bildschirm bleibt, während Sie sich durch den Rest des Profils bewegen. Praktisch, um beim
Lesen eines Lebenslaufs mitzuschreiben.
Mit aktiviertem **Note Taker** entsteht zu jedem Termin mit dem Kandidaten automatisch
eine Notiz, mit direktem Link zur Aufzeichnung und zum vollständigen Transkript.
Eigene Felder anlegen, neu anordnen und festlegen, welche standardmäßig erscheinen.
Spott an einem Termin teilnehmen lassen, damit er die Notiz für Sie schreibt.
## 5. Ein Profil aktuell halten
Ein Profil ist nur so nützlich, wie es aktuell ist. In diesen Tabs arbeiten Sie, damit
Historie, Dokumente und Berechtigungen eines Kandidaten stimmen. Dieser Durchgang behandelt
die Untertabs für Dateien, Aufgaben, Einwilligungen und Referenzen sowie den Untertab
Communication, den der nächste Abschnitt aufgreift.
### 5.1 Erfahrung und Angaben aus dem Lebenslauf aktualisieren
Der Untertab **Experience** zeigt Kompetenzen, Berufserfahrung und Ausbildung des
Kandidaten samt Statistiken zur Verweildauer, aufgebaut aus seinem Lebenslauf,
LinkedIn-Aktualisierungen und weiteren Dateien. Sie können alles auch manuell eintragen
oder anpassen. Liegt ein Lebenslauf vor, schalten Sie oben links **Latest CV** ein, um
statt des ausgelesenen Profils das Dokument selbst zu lesen, ohne den Datensatz zu
verlassen.
Die Unternehmensnamen in der Berufserfahrung sind anklickbar. Ein Klick öffnet eine
Vorschau dieses Arbeitgebers mit Beschreibung, Branche, Mitarbeiterzahl im Zeitverlauf,
Finanzierungsrunden und den Beschäftigten, die Sie bereits in Spott haben. Aus dieser
Vorschau macht **Add as company** aus dem Arbeitgeber einen Kundendatensatz, praktisch,
wenn sich der aktuelle Arbeitgeber eines Kandidaten als potenzieller Kunde entpuppt.
Die Schaltflächen oben im Tab halten das Profil frisch: **Add note**, **Request updated
CV**, um dem Kandidaten einen Link zum Hochladen seines neuesten Lebenslaufs zu schicken,
**Update with new CV**, um selbst einen neueren hochzuladen, **Check for updates**, um das
Profil aus LinkedIn aufzufrischen, und **Generate CV**, um einen formatierten Lebenslauf in
der Vorlage Ihrer Agentur zu erzeugen.
**Update with new CV** vergleicht das neue Dokument mit dem bestehenden Profil und
übernimmt nur, was sich geändert hat. Ihre von Hand vorgenommenen Korrekturen werden also
nicht überschrieben.
### 5.2 Dateien verwalten
Der Untertab **Files** enthält alles, was am Kandidaten hängt, angefangen bei seinem
Lebenslauf. Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Lebenslauf, um eine formatierte
Fassung zu erzeugen, damit jeder Lebenslauf, den Sie mit einem Kunden teilen, derselben
Vorlage folgt.
### 5.3 Aufgaben zu einem Kandidaten verfolgen
Der Untertab **Tasks** enthält die Folgeaktivitäten zu diesem Kandidaten. Weisen Sie sie
sich selbst oder einem Teammitglied zu, setzen Sie Fälligkeitsdaten und verfolgen Sie den
Abschluss.
### 5.4 Einwilligungen erfassen
Der Untertab **Consent** erfasst die **Einwilligungen** des Kandidaten, also DSGVO und
andere Compliance-Anforderungen mit Art, Quelle und Gültigkeitsdauer, sowie seine
**Marketing-Abmeldungen**, damit er von Marketing-E-Mails ausgenommen werden kann. Der
Untertab erscheint, sobald die Einwilligungserfassung für Ihren Workspace aktiviert ist.
### 5.5 Referenzen hinzufügen
Im Untertab **References** erfassen Sie Referenzen zum Kandidaten und ergänzen je Referenz
Kommentare.
Einen Datensatz aus einem neuen Lebenslauf oder aus LinkedIn auffrischen.
Einwilligungen erfassen und Ablaufdaten verfolgen.
## 6. Kontakt aufnehmen
Alles, was Sie einem Kandidaten schicken, geschieht aus seinem Profil heraus. So bleiben
Gespräch und Datensatz an einem Ort, und Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen die Historie.
### 6.1 Aus dem Kandidatenprofil heraus schreiben
Der Untertab **Communication** enthält Ihre vollständige Nachrichtenhistorie mit dem
Kandidaten über **E-Mail**, **verknüpfte E-Mails**, **WhatsApp** und **SMS**, mit den
Kanälen links untereinander, aufgeteilt in die Ihres Workspace und Ihre persönlichen. Sie
können von hier aus antworten, ohne das Profil zu verlassen. Die Synchronisierung läuft in
beide Richtungen: Nachrichten, die außerhalb von Spott gesendet wurden, erscheinen auch
hier, und umgekehrt. Für die bildschirmfüllende Fassung öffnen Sie den Tab **Inbox**.
WhatsApp-Verläufe bleiben je Benutzer privat, die WhatsApp-Gespräche einer Kollegin oder
eines Kollegen sind für den Rest des Teams also nicht sichtbar.
### 6.2 Eine fehlende E-Mail-Adresse oder Telefonnummer finden
Wenn die Kontaktdaten eines Kandidaten unvollständig sind, schlägt Enrichment sie für Sie
nacheinander bei mehreren Datenanbietern nach. Öffnen Sie das Profil, klicken Sie in das
leere E-Mail- oder Telefonfeld und nutzen Sie die violette Schaltfläche **Enrich**, die
erscheint.
Die Kandidatentabelle kann dasselbe in großer Zahl: Wählen Sie mit den Kontrollkästchen bis
zu 1.000 Personen aus und steuern Sie über das Menü **Enrich** private E-Mails,
Arbeits-E-Mails, Telefonnummern, LinkedIn-URLs oder eine vollständige Profilaktualisierung
an. Enrichment wird je Workspace unter **Settings → Features** eingeschaltet.
Credits werden nur bei einem erfolgreichen Treffer abgezogen, und die Kosten
unterscheiden sich: eine Arbeits-E-Mail kostet 1 Credit, eine private E-Mail 3, eine
Telefonnummer 10, eine LinkedIn-URL 1 und eine Profilaktualisierung 5. Prüfen Sie den
Datensatz auf bereits vorhandene Angaben, bevor Sie die Anreicherung starten.
Arbeits-E-Mails und Telefonnummern finden, und was das kostet.
Die bildschirmfüllende Sicht auf jedes Gespräch, über alle Kanäle hinweg.
## 7. Einen Kandidaten für eine Stelle vorschlagen
Hier wird aus dem Profil eine Platzierung: Finden Sie die Stellen, zu denen ein Kandidat
passt, und bringen Sie ihn dann vor den Kunden.
### 7.1 Einen Kandidaten mit einer Stelle matchen
Aus dem Profil heraus können Sie **Stellen finden, die zum Kandidaten passen**,
**ähnliche Kandidaten** finden, um eine Shortlist zu verbreitern, **den Kandidaten
vorstellen** und vieles andere tun.
### 7.2 Kandidaten einem Kunden vorstellen
Die Schaltfläche **Present** oben rechts schickt den Kandidaten für eine Position an Ihre
Ansprechpartner beim Kunden, mit seinem Lebenslauf oder einem erzeugten Bericht im Anhang.
Sie können mehreren Kontakten gleichzeitig vorstellen, entweder aus einer Kontaktliste
heraus oder über die Massenversand-Option im Dialog Present.
Aus einer Mehrfachauswahl von Kandidaten erzeugt **Generate Shortlist** ein einziges
kundenfertiges Dokument für die gesamte Gruppe: ein Deckblatt plus die einzelnen Profile,
nach Unternehmen gruppiert. Wählen Sie Stelle, Vorlage, Sprache und ob die Kandidaten
anonymisiert werden sollen. Der Vorgang läuft im Hintergrund, und das Word-Dokument steht
nach Abschluss zum Herunterladen bereit.
Kandidaten einzeln oder in großer Zahl an einen Kunden schicken.
Einen Kandidaten durch die Phasen einer Stelle begleiten.
## Jetzt sind Sie dran
* [ ] Fügen Sie Kandidaten **manuell** hinzu
* [ ] Fügen Sie Kandidaten per **CV-Upload** hinzu
* [ ] Fügen Sie Kandidaten durch **Weiterleiten von Lebensläufen per E-Mail** hinzu
* [ ] Fügen Sie Kandidaten aus einer **CSV-Datei** hinzu
* [ ] Importieren Sie **LinkedIn-Profile** nach Spott
* [ ] Legen Sie **eine Kandidatenansicht** mit zwei Filtern an
* [ ] Öffnen Sie einen Kandidaten und wechseln Sie zwischen den Tabs **Overview**, **Candidate** und **Inbox**
* [ ] Stellen Sie **Ask AI** eine Frage zu einem Kandidaten
* [ ] Legen Sie **eine Aufgabe** an, verknüpfen Sie ein Unternehmen und weisen Sie sie einer Kollegin oder einem Kollegen zu
* [ ] Senden Sie **eine E-Mail** aus dem Kandidatenprofil
* [ ] Finden Sie **eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse** per KI-Anreicherung
* [ ] **Stellen Sie einem Kandidaten eine Stelle vor**, mit Unterstützung der KI
* [ ] Nehmen Sie einen Kandidaten in eine Kampagne mit einem **manuellen LinkedIn-Schritt**
auf, öffnen Sie die daraus entstehende Aufgabe und senden Sie die Nachricht selbst
aus LinkedIn
Der letzte Punkt führt viele in die Irre. Spott versendet oder synchronisiert niemals
LinkedIn-Nachrichten. Ein manueller LinkedIn-Schritt schreibt die Nachricht für Sie und
legt eine Aufgabe an, und das Abschließen der Aufgabe versendet nichts: Sie senden sie
weiterhin selbst aus LinkedIn.
Eine Stelle anlegen und Kandidaten durch ihre Pipeline führen.