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# Rechnungsstellung mit QuickBooks

> QuickBooks-Rechnungen aus Contingent-, Retained- und Vertragsplatzierungen erstellen, einschließlich freigegebener Timesheets.

Sie erstellen Rechnungen aus dem **Platzierungsdatensatz**. Spott sendet jede Rechnung sofort
an QuickBooks Online. Einen Entwurfsschritt gibt es nicht: Die Rechnung erscheint in Spott
als **Authorised** und in QuickBooks als offene Rechnung, bereit für Ihr Finanzteam, sie zu
versenden.

Dafür muss die [QuickBooks-Integration](https://docs.spott.io/de/docs/integrations/quickbooks.md) verbunden sein und
Ihre Pay Codes müssen synchronisiert sein. Sobald eine Rechnung in QuickBooks ist, kommt ihr
Status zurück an die Platzierung, wie unter [Rechnungsstatus verfolgen](#rechnungsstatus-verfolgen)
beschrieben.

## Eine Contingent-Platzierung abrechnen

![Der Dialog New invoice mit QuickBooks als Provider, einer ausgewählten QuickBooks-Firma und der geöffneten Suche nach QuickBooks-Kunden mit Create QuickBooks customer am unteren Rand](https://mintcdn.com/spott-docs/0_dAphR9fauZYMnj/images/integrations/quickbooks-customer-search.webp?fit=max\&auto=format\&n=0_dAphR9fauZYMnj\&q=85\&s=62dbfcfb5ff42550177957932f839b2a)

1. Öffnen Sie die Platzierung und klicken Sie im Bereich **Invoices** auf **+ New invoice**.
2. **Provider:** Wählen Sie **QuickBooks**.
3. **Recipient:** Spott wählt das Unternehmen der Platzierung. Wechseln Sie zu **Contact**,
   wenn Sie stattdessen eine Person abrechnen.
4. **QuickBooks company:** Wählen Sie die QuickBooks-Firma, an die die Rechnung geht. Das Feld
   erscheint nur, wenn mehr als eine Firma verbunden ist. Spott wählt die primäre Firma vor,
   wenn das Spott-Unternehmen dort bereits einen QuickBooks-Kunden hat, sonst eine Firma, in
   der es einen hat, sonst die primäre. Legen Sie sie vor dem Kunden und den
   Rechnungspositionen fest, denn eine Änderung leert beide. Nach dem Erstellen der Rechnung
   lässt sie sich nicht mehr ändern.
5. **QuickBooks customer:** Wenn Sie ein Unternehmen in einer QuickBooks-Firma zum ersten Mal
   abrechnen, tippen Sie, um nach seinem Kunden zu suchen, oder wählen Sie
   **Create QuickBooks customer**, wenn es ihn noch nicht gibt. Bestätigen Sie mit **Link**.
   Spott merkt sich die Verknüpfung für jede künftige Rechnung an dieses Unternehmen in dieser
   QuickBooks-Firma, sodass Sie diesen Schritt nicht wieder sehen. Um sie später zu ändern,
   lösen Sie sie über **External Links** auf der Unternehmensseite.
6. Klicken Sie auf **Next** und prüfen Sie die Rechnungsdetails:
   * **Invoice date** und **Due date**, beide Pflichtfelder.
   * **Currency**, übernommen aus der Platzierung. Spott rechnet nicht zwischen Währungen um.
   * **Line items:** Wählen Sie einen Pay Code aus denen der QuickBooks-Firma der Rechnung,
     und Spott füllt die Beschreibung aus. Legen Sie **Units** und **Unit cost** fest. Bei
     einem einmaligen Platzierungshonorar ist Units in der Regel 1 und Unit cost das
     Gesamthonorar der Platzierung. Weitere Positionen fügen Sie mit **+ Line item** hinzu.
7. Klicken Sie auf **Create**. Die Rechnung erscheint in der Tabelle **Invoices** der
   Platzierung mit ihrer QuickBooks-Rechnungsnummer, dem Status **Authorised** und dem
   Provider **QuickBooks**.

### Eine Rechnung bearbeiten oder öffnen

Über das Menü **⋮** in der Zeile der Rechnung:

* **Open in QuickBooks** öffnet die Rechnung in QuickBooks, wo Sie die vollständige
  Änderungshistorie sehen. Die Rechnungshistorie wird in QuickBooks geführt, nicht in Spott.
* Mit **Edit** ändern Sie die Rechnung, solange sie **Authorised** ist. Empfänger und
  QuickBooks-Firma sind gesperrt. Ihre Änderungen werden mit der Rechnung in QuickBooks
  synchronisiert.

> [!TIP]
>
> Sie können ein Unternehmen auch vorab über seine **External Links** mit seinem
> QuickBooks-Kunden verknüpfen. Siehe [Unternehmen mit QuickBooks-Kunden verknüpfen](https://docs.spott.io/de/docs/integrations/quickbooks.md#unternehmen-mit-quickbooks-kunden-verknüpfen).

## Ein Retained-Mandat abrechnen

Retained-Mandate werden **pro Meilenstein** abgerechnet, sodass Sie jede Etappe in Rechnung
stellen können, sobald sie erreicht ist. Die Meilensteine stammen aus der Honorarstruktur der
Stelle, eingerichtet wie unter
[Retained-Platzierungen](https://docs.spott.io/de/docs/placements/placements.md#retained-platzierungen) beschrieben.

1. Öffnen Sie das Retained-Mandat und klicken Sie auf **New invoice**.
2. Haken Sie unter **What would you like to invoice?** die Meilensteine an, die enthalten
   sein sollen, zum Beispiel nur **Shortlist** für die erste Zahlung. Jeder zeigt seinen
   Prozentsatz und Betrag.
3. Klicken Sie auf **Next** und fahren Sie mit Provider, Empfänger, QuickBooks-Firma,
   QuickBooks-Kunden und Rechnungspositionen fort, wie bei einer Contingent-Platzierung.
4. Klicken Sie auf **Create**. Die Rechnung erscheint unter **Invoices** des Mandats.

## Eine Vertragsplatzierung aus Timesheets abrechnen

Bei Vertragsplatzierungen rechnen Sie die tatsächlich gearbeitete Zeit ab. Jede Platzierung
braucht eine **Rate Card**, und Sie rechnen ihre **freigegebenen Timesheets** ab. Wie Sie Rate
Cards einrichten und Timesheets erfassen, einreichen und freigeben, steht unter
[Timesheets](https://docs.spott.io/de/docs/placements/timesheets.md), denn nichts davon hängt von QuickBooks ab.

1. Klicken Sie an der Platzierung auf **New invoice**. Wählen Sie unter **What would you like
   to invoice?** die Option **Specific timesheets** und haken Sie die Timesheets an, die Sie
   abrechnen möchten. Nur **Approved** Timesheets lassen sich anhaken; bei den übrigen steht
   "Only approved timesheets can be invoiced." Um ein einzelnes Timesheet abzurechnen, können
   Sie auch in der Spalte **Invoice** seiner Zeile auf **+ New invoice** klicken.
2. Bestätigen Sie Provider, Empfänger, QuickBooks-Firma und QuickBooks-Kunden, wie bei jeder
   anderen Rechnung.
3. Spott füllt die Rechnungspositionen aus den Timesheets aus: Pay Code, Beschreibung,
   gearbeitete Einheiten und Stückpreis. Die Positionen werden nach Satz aufgeteilt, sodass
   reguläre Stunden und Überstunden getrennt erscheinen.
4. Klicken Sie auf **Create**. Jedes Timesheet auf der Rechnung verweist jetzt auf die neue
   Rechnung.

Mehrere Timesheets können auf eine Rechnung, sodass sich ein Monat mit wöchentlichen
Timesheets gemeinsam abrechnen lässt.

![Der Tab Invoices auf einer Vertragsplatzierung, mit einer aus einem Timesheet erstellten QuickBooks-Rechnung im Status Authorised](https://mintcdn.com/spott-docs/0_dAphR9fauZYMnj/images/integrations/quickbooks-invoice-timesheet.webp?fit=max\&auto=format\&n=0_dAphR9fauZYMnj\&q=85\&s=738980d5a0912813b46c07d8f50df96e)

### Die Platzierung als Ganzes abrechnen

Wählen Sie statt **Specific timesheets** die Option **Placement**, schlägt Spott eine einzige
Position für die ganze Platzierung vor: die Charge Rate mal die geschätzten Einheiten,
berechnet aus dem Arbeitszeitmodell sowie Start- und Enddatum, oder 1 Einheit, wenn die
Platzierung kein Enddatum hat. Die tatsächlich erfassten Stunden werden dabei nicht
berücksichtigt, prüfen und bearbeiten Sie die Position also, bevor Sie auf **Create**
klicken.

## Rechnungsstatus verfolgen

Sobald eine Rechnung in QuickBooks ist, hält Spott ihre **Rechnungsnummer** und ihren
**Status** synchron. Aktualisierungen können ein bis zwei Minuten dauern und erfordern unter
Umständen ein Neuladen der Seite.

| Status in Spott | Bedeutung | In Spott bearbeitbar? |
| - | - | - |
| **Authorised** | In Spott erstellt und an QuickBooks gesendet, offen und wartet auf Zahlung | Ja |
| **Paid** | Zahlung in QuickBooks erfasst | Nein |
| **Deleted** | Die Rechnung wurde in QuickBooks gelöscht | Nein |

## Häufige Fragen

* **Kann ich zuerst einen Entwurf anlegen?** Nein. Rechnungen aus Spott gehen als offene
  Rechnungen an QuickBooks und erscheinen als **Authorised**. Sie können sie trotzdem aus
  Spott bearbeiten, solange sie **Authorised** sind.
* **Mein Kunde hat die Rechnung erhalten, bevor wir sie geprüft haben.** In QuickBooks ist
  **Automatically send imported invoices** eingeschaltet. Schalten Sie die Einstellung unter
  **Settings → Account and settings → Sales → Invoice payments** aus.
* **Kann ich eine Zahlung in Spott erfassen?** Nein. Erfassen Sie Zahlungen in QuickBooks, und
  Spott setzt die Rechnung auf **Paid**.
* **Der benötigte QuickBooks-Kunde steht nicht in der Liste.** Die Liste ist anfangs leer,
  tippen Sie also einen Teil des Namens ein, um zu suchen. Existiert der Kunde in QuickBooks
  nicht, wählen Sie **Create QuickBooks customer**.
* **Ein Pay Code fehlt.** Bitten Sie einen Admin, unter
  **Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes** neben **Sync pay codes** auf
  **Sync** zu klicken. Fehlt er danach immer noch, prüfen Sie, ob das Produkt oder die
  Dienstleistung in QuickBooks existiert.
* **Ich habe eine Rechnung in QuickBooks gelöscht.** Spott zeigt sie nach einem Neuladen als
  **Deleted** an.
* **Kann ich mehr als eine QuickBooks-Firma verknüpfen?** Ja. Ein Admin kann mehrere
  verbinden, etwa eine pro juristischer Einheit, über **Connect another company** auf der
  Seite der QuickBooks-Integration. Jede Rechnung geht an die Firma, die Sie im Dialog
  **New invoice** wählen. Siehe [Ihre QuickBooks-Firmen verbinden](https://docs.spott.io/de/docs/integrations/quickbooks.md#ihre-quickbooks-firmen-verbinden).


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