> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.spott.io/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Inbox > Die gesamte Kommunikation mit Kandidaten, Kunden und dem Team an einem Ort bündeln und verwalten. Die Inbox führt Ihre Kommunikationskanäle zusammen, damit Ihnen keine Unterhaltung mit Kandidaten oder Kunden entgeht. Mit `G` und danach `I` springen Sie direkt zur Inbox. In der linken Seitenleiste steht sie unter **Workspace**. Die Inbox steht zur Verfügung, sobald die einheitliche Inbox für Ihren Workspace unter **Settings → Features** aktiviert ist. ![Die einheitliche Inbox mit einer geöffneten Unterhaltung](https://mintcdn.com/spott-docs/75IA1StqoyvexipU/images/inbox/inbox-overview.webp?fit=max\&auto=format\&n=75IA1StqoyvexipU\&q=85\&s=c9d43d4d4ec0426098e33edd031116a9) ## Ihre einheitliche Ansicht Die Inbox bündelt die Kommunikationskanäle, die mit Ihrem Konto verbunden sind: * **E-Mail** * **WhatsApp** * **[SMS](https://docs.spott.io/de/docs/inbox/sms.md)**, über die SMS-fähigen Nummern Ihres VoIP-Kontos Jede Nachricht wird automatisch mit der passenden Person in Spott verknüpft. Oben auf der Seite finden Sie drei Tabs: **Inbox** für Ihre Unterhaltungen, **Outbox** für geplante und in der Warteschlange stehende Nachrichten und **Message Templates** für die Mails, die Sie immer wieder versenden. Siehe [Nachrichtenvorlagen](https://docs.spott.io/de/docs/inbox/message-templates.md). ## Unterhaltungen durchsehen und lesen Die linke Spalte listet alle laufenden Unterhaltungen mit Zeitstempel auf. Wenn Sie einen Thread auswählen, öffnet sich rechts der vollständige Verlauf, mit Absender, Empfängern und Anhängen auf einen Blick. Nachrichten bleiben nach Thread gruppiert, sodass auch lange Wechsel übersichtlich bleiben. **Filtern Sie die Liste, statt zu scrollen.** Sie können die linke Spalte auf die Unterhaltungen eingrenzen, die Sie brauchen, zum Beispiel nur die, die **auf eine Antwort warten**, sodass bereits erledigte Threads aus dem Blick verschwinden. Der Filter **Channel** grenzt die Liste nach dem Kanal der **letzten Interaktion** jeder Unterhaltung ein: **Email**, **WhatsApp**, **SMS** oder **WhatsApp Business**. So arbeiten Sie in einem Durchgang jede Unterhaltung ab, die zuletzt über WhatsApp lief, oder finden die SMS-Antworten zwischen einem Tag voller E-Mails. Anrufe sind hier kein Kanal, da die Inbox Nachrichten enthält. ## Direkt antworten Nutzen Sie in der Unterhaltungsansicht **Reply** oder **Reply All**. Antworten gehen über Ihre verbundene Integration raus (Gmail, Outlook oder WhatsApp) und werden automatisch in Spott gespeichert. Beim Verfassen einer **E-Mail** können Sie einen **Datensatz verknüpfen** und **Labels** vergeben, um den Thread zu ordnen. Die Werkzeugleiste des E-Mail-Editors deckt den Rest ab: Anhänge, Ihre Signatur, eine [Nachrichtenvorlage](https://docs.spott.io/de/docs/inbox/message-templates.md), einen [Scheduler-Link](https://docs.spott.io/de/docs/calendar/scheduler.md), **eine Test-E-Mail an sich selbst senden**, bevor Sie die echte verschicken, und eine KI-Aktion, die Ihnen einen Kandidaten- oder Job-Pitch entwirft. Eine **WhatsApp**-Antwort ist schlichter: Es gibt kein Verknüpfen von Datensätzen und keine Labels, und die Werkzeugleiste enthält nur Ihre Signatur, den Scheduler-Link und die KI-Aktion. **Markieren Sie eine Textstelle**, und darüber erscheint ein Formatierungsfenster, einschließlich einer Auswahl für die **Schriftgröße**. **Aptos** steht als Schriftart zur Verfügung, sodass in Spott verfasste Mail zu dem passt, was Ihre Kollegen aus Outlook versenden. Das funktioniert in jedem E-Mail-Dialog, nicht nur im Editor der Inbox. ![Der Editor der Inbox mit seiner Werkzeugleiste](https://mintcdn.com/spott-docs/SfY4wUpA6BZpkHqc/images/inbox/inbox-composer-toolbar.webp?fit=max\&auto=format\&n=SfY4wUpA6BZpkHqc\&q=85\&s=82aa2d22c107c3d9e6dd7474b9f8617a) Spott **warnt Sie, bevor Sie eine E-Mail mit leerer Betreffzeile senden**. Eine Mail ohne Betreff ist leicht versehentlich verschickt und für den Empfänger leicht zu übersehen, deshalb fängt die Prüfung sie ab, solange Sie noch einen Betreff ergänzen können. ### Dateien anhängen Die Büroklammer, **Attach files**, bietet **Choose file from Spott** oder **Upload file from computer**, und Sie können eine Datei auch auf den Editor ziehen. Anhänge werden als echte Anhänge über Ihr Gmail- oder Outlook-Konto versendet. Sie können **PDF**-, **DOC**- und **DOCX**-Dateien sowie Bilder als **PNG**, **JPG**, **GIF** und **WEBP** anhängen, bis zu **3 MB pro Datei**. Woher die Spott-Dateien kommen, hängt davon ab, wie Sie schreiben: * **Beim Antworten in der Inbox** können Sie jede Datei im Workspace wählen. Klicken Sie auf eine Datei, um sie anzuhängen. * **Beim Schreiben einer neuen E-Mail oder beim Mailen von einem Datensatz aus** zeigt ein Panel **Files** die Dateien eines Kandidaten, Kontakts oder Jobs, den Sie wählen. **Ziehen Sie die Datei in die E-Mail**, um sie anzuhängen; ein Klick auf eine Datei öffnet nur eine Vorschau. E-Mail-Vorlagen, E-Mail-Schritte in Kampagnen, geplante E-Mails in der Outbox und die Automatisierungsaktion **Send email from your configured domains** übernehmen Dateien, die Sie von Ihrem Computer hochladen. Chat-Schritte in Kampagnen und Google-Kalendereinladungen können keine Anhänge tragen. ### Eine E-Mail planen Um eine E-Mail später zu senden, klicken Sie oben rechts im Editor auf **Schedule email**. Es erscheint eine Zeile **Deliver on** mit Datum und Uhrzeit, zu der die E-Mail versendet werden soll, und einem Countdown wie *In 29 minutes*, sodass Sie auf einen Blick sehen, wann das ist. Geplante E-Mails warten im Tab **Outbox**, bis sie versendet werden. Es sich anders überlegt? Klicken Sie auf **Deliver immediately**, wo vorher **Schedule email** stand, um wieder sofort zu senden. Die Uhrzeit neben **Deliver on** trägt eine **Zeitzone**, angezeigt als Chip wie **GMT+2**. Sie steht zunächst auf Ihrer eigenen Zeitzone. Klicken Sie darauf, um eine andere aus einer durchsuchbaren, nach Regionen gruppierten Liste zu wählen. So landet eine E-Mail an einen Kunden in New York um 9:00 Uhr seiner Zeit, ohne dass Sie die Zeitverschiebung ausrechnen müssen. Dieselbe Zeitzonenauswahl finden Sie im Dialog für [Kalendereinladungen](https://docs.spott.io/de/docs/calendar/schedule-a-meeting.md#einen-neuen-termin-planen). ## Kommunikation im Kontext halten Jede Nachricht ist kontextuell verknüpft: Unterhaltungen mit Kandidaten erscheinen im Untertab **Communication** des Kandidaten, und derselbe Verlauf ist überall dort sichtbar, wo die Person auftaucht. Alles synchronisiert in beide Richtungen, Aktualisierungen in Ihrem E-Mail-Programm erscheinen also in Spott und umgekehrt. Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail-Integration unter **Settings → Accounts** aktiv ist, damit die vollständige Synchronisierung läuft. > [!NOTE] > > Die Inbox synchronisiert nur Nachrichten mit Personen, die **bereits als Datensatz** in > Spott existieren (als Kandidat oder Kontakt). Eine Nachricht von einer Adresse, die noch > nicht in Ihrem Workspace ist, erscheint erst, wenn Sie diese Person anlegen. ### Die erste Synchronisierung dauert Stunden Wenn Sie ein Postfach verbinden, kann die erste Synchronisierung **bis zu 12 Stunden** dauern, bis Ihre Historie vollständig in Spott ist. In der Zwischenzeit ist nichts kaputt: Neue Nachrichten kommen weiterhin an, während der Rückstand dahinter aufgefüllt wird. Verbinden Sie Ihr Postfach lieber am Vortag als am Morgen, an dem Sie es brauchen. ## Sichtbarkeit von E-Mails Unter **Settings → Accounts → Default Email & Calendar Sharing** legen Sie fest, wie viel Ihre Kollegen im Workspace standardmäßig von Ihrer E-Mail sehen: * **Metadata only**: Kollegen sehen die Beteiligten und den Zeitstempel. Betreffzeile und Text bleiben den Beteiligten vorbehalten. * **Subject line and metadata**: Kollegen sehen Betreff, Beteiligte und Zeitstempel. * **Full access**: Alles wird mit Ihrem Workspace geteilt, einschließlich Text, Betreffzeile und Anhängen. Das ist eine **persönliche Einstellung**: Sie gilt für Ihr eigenes Postfach, jeder Benutzer wählt seine eigene Stufe. Siehe [verbundene Konten](https://docs.spott.io/de/docs/settings/accounts.md). Eine E-Mail, die nie hätte synchronisiert werden sollen, etwa eine private Nachricht, kann von einem Benutzer, dessen Rolle die Berechtigung **Delete Interaction** hat, vollständig aus Spott entfernt werden. Sie verschwindet für alle im Workspace und bleibt in dem Postfach, aus dem sie stammt. Siehe [Zugriff verwalten](https://docs.spott.io/de/docs/settings/managing-access.md#berechtigungen-nach-denen-häufig-gesucht-wird). This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.