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# FAQ

> Antworten auf die Fragen, die unser Support-Team am häufigsten hört, von Synchronisierung und Anreicherung bis zu Kampagnen und dem Note Taker.

Die Fragen, die unser Support-Team am häufigsten hört, mit der kurzen Antwort und dem
Hinweis, wo Sie mehr dazu lesen.

<Note>
  Ihre Antwort ist nicht dabei? Schreiben Sie an [support@spott.io](mailto:support@spott.io)
  oder fragen Sie uns über die <a href="https://app.spott.io/" target="_blank" rel="noreferrer">Chat-Blase in Spott</a>.
</Note>

## E-Mail und Kalender

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wie lange dauert die erste E-Mail- und Kalendersynchronisierung?">
    Sie ist nicht sofort fertig: Spott synchronisiert jahrelange E-Mail- und
    Kalenderhistorie und ordnet sie den Personen in Ihrer Datenbank zu, was bei einem
    normalen Postfach in der Regel 8 bis 12 Stunden dauert. Wenn Ihr Kalender direkt
    nach dem Verbinden leer aussieht, geben Sie ihm Zeit und sehen Sie am nächsten Tag
    noch einmal nach.
  </Accordion>

  <Accordion title="Beim Verbinden meiner E-Mail oder meines Kalenders erscheint ein Fehler">
    Wenn der Fehler auf dem Zustimmungsbildschirm von Microsoft oder Google auftaucht,
    blockiert die IT-Richtlinie Ihrer Organisation die Berechtigungserteilung, nicht
    Spott. Ein Workspace-Admin kann Spott für die gesamte Organisation freigeben (in
    Microsoft Entra ID unter Enterprise Applications oder im Google-Pendant). Wenn Sie
    selbst der Admin sind, setzen Sie auf dem Zustimmungsbildschirm den Haken bei
    "allow for everyone in my organization".
  </Accordion>

  <Accordion title="E-Mails, die ich aus Spott versende, erscheinen nicht im Ordner Gesendet in Outlook">
    Wenn sie den Empfänger erreichen und in Spott auftauchen, aber nicht in Outlook,
    liegt es fast immer an einem Microsoft-Tarif für Privatkunden, der ausgehende Mail
    über einen Alias leitet. Abhilfe schafft ein Microsoft 365 Business-Tarif, den Ihr
    IT-Admin einrichtet.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum sind manche E-Mails im Tab Communication eines Kandidaten unscharf?">
    Der Inhaber des Postfachs hat seine Freigabestufe eingeschränkt. Jede Person legt
    unter **Settings → Accounts** selbst fest, wie viel Kollegen von ihrer
    synchronisierten E-Mail sehen: nur Metadaten, Betreffzeile plus Metadaten oder
    vollen Zugriff.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum kann ich die E-Mail-Adresse eines Kollegen nicht zu einem Kandidaten hinzufügen?">
    Das ist bewusst blockiert, für alle einschließlich Admins: Es würde die gesamte
    E-Mail-Historie des Kollegen mit dieser Adresse offenlegen und das Modell für die
    E-Mail-Sichtbarkeit umgehen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie richte ich eine Versanddomain für Campaigns und Marketing ein?">
    Gehen Sie zu **Settings → Domains**, fügen Sie Ihre Domain hinzu und legen Sie die
    dort angezeigten DNS-Einträge an. Der Versand von einer verifizierten Domain
    schützt Ihre Zustellbarkeit. Marketing-Kampagnen können nur aus Postfächern auf
    einer verifizierten Domain versenden.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Kandidaten und Daten

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wie führe ich doppelte Datensätze zusammen?">
    Öffnen Sie einen der Duplikate und nutzen Sie das Menü **Actions**: Merge 2 people,
    Merge 2 Companies oder Merge 2 Jobs. Zusammengeführt wird immer paarweise: Bei drei
    Duplikaten führen Sie zweimal zusammen. Siehe
    [Datensätze zusammenführen](/de/docs/companies/merge-companies).
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum finde ich einen Kandidaten nicht über die Suche?">
    Die Schnellsuche gleicht Namen und Stichwörter ab. Für Identifikatoren wie eine
    E-Mail-Adresse oder Telefonnummer nutzen Sie die globale Suche (`⌘K` / `Ctrl+K`).
    Für den tiefen Abgleich von Skills und Erfahrung nutzen Sie den
    [Tab Search](/de/docs/candidates/search-candidates), der das gesamte Profil
    einschließlich Notizen und Anhängen liest.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wie blende ich vermittelte oder inaktive Kandidaten aus einer Ansicht aus?">
    Setzen Sie einen Filter (zum Beispiel auf Status oder Jobs) und speichern Sie die
    Zusammenstellung als [View](/de/docs/settings/using-views). Views merken sich Filter,
    Sortierung und Spalten.
  </Accordion>

  <Accordion title="Was kostet die Anreicherung, und wann werden Credits abgebucht?">
    Credits werden nur abgezogen, wenn die Anreicherung erfolgreich ist. Die Preise
    finden Sie auf der Seite **Billing** in den Einstellungen. Siehe
    [Anreicherung](/de/docs/candidates/contact-enrichment).
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann Spott einen Lebenslauf in unserer eigenen Vorlage erzeugen?">
    Ja. Nutzen Sie **Generate CV** im Untertab Experience eines Kandidaten oder in
    dessen Files. Die Vorlagen werden für Ihren Workspace konfiguriert; schreiben Sie
    an `support@spott.io`, um Ihre eigene einrichten zu lassen. Siehe
    [Lebensläufe und Kundendokumente](/de/docs/candidates/client-documents).
  </Accordion>

  <Accordion title="Füllt ein KI-gefülltes Attribut auch meine bestehenden Datensätze?">
    Nur wenn das Attribut von Anfang an als KI-gefüllt angelegt wurde. Wenn Sie ein
    bestehendes Attribut nachträglich umstellen, gilt die KI-Befüllung nur für neue
    Datensätze, und es gibt danach keine Sammelbefüllung; Werte lassen sich einzeln pro
    Datensatz neu erzeugen.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## LinkedIn und die Erweiterung

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Was kann Spott aus einem LinkedIn-Profil importieren?">
    Ausschließlich öffentlich verfügbare Informationen: Name, Position, Unternehmen,
    Erfahrung, Ausbildung, Ort. Kontaktdaten, die nur innerhalb von Recruiter oder
    Sales Navigator sichtbar sind, lassen sich nicht importieren; nutzen Sie
    stattdessen die [Anreicherung](/de/docs/candidates/contact-enrichment), um E-Mail-Adressen
    und Telefonnummern zu finden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Das Seitenpanel der Erweiterung hängt oder zeigt einen Fehler">
    Schließen Sie das Seitenpanel und öffnen Sie es erneut (klicken Sie zweimal auf das
    Spott-Symbol in der Browser-Symbolleiste). Die LinkedIn-Seite neu zu laden hilft
    nicht, weil das Panel ein eigener Kontext ist.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Campaigns

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wann werden Kampagnen-E-Mails tatsächlich versendet?">
    Innerhalb des **Delivery Window** der Kampagne: dem Zeitfenster, das Sie festlegen,
    optional nur an Werktagen. Der Versand wird zusätzlich mit zufälligen Abständen und
    Tageslimits pro Postfach gestreckt, um die Zustellbarkeit zu schützen, und neue
    Versandkonten werden schrittweise aufgewärmt. Siehe
    [Kampagnen](/de/docs/outreach/campaigns).
  </Accordion>

  <Accordion title="Stoppt eine Kampagne, wenn jemand antwortet?">
    Ja. **Reply received** und **meeting booked** sind Abbruchkriterien: Der Empfänger
    verlässt die Sequenz automatisch. Nach dem letzten Schritt beobachtet Spott
    Antworten noch eine Nachlaufzeit lang, damit späte Rückmeldungen ebenfalls erfasst
    werden.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich eine Kampagne nach dem Start noch bearbeiten?">
    Sie können Nachrichteninhalt und Timing für Schritte bearbeiten, die Empfänger noch
    nicht erreicht haben. Strukturelle Änderungen (Schritte hinzufügen, entfernen oder
    umsortieren) sind nach dem Start gesperrt: Duplizieren Sie stattdessen die Kampagne.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ein Kollege meine Kampagne aus seinem Postfach versenden?">
    Nein, Kampagnen versenden aus dem verbundenen Postfach der Person, die sie erstellt
    hat. Lassen Sie den Kollegen die Kampagne duplizieren und die Empfänger aufnehmen;
    das Duplikat versendet dann aus seinem Postfach.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Meetings und der Note Taker

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Warum nimmt der Note Taker teil, obwohl ich ihn ausgeschaltet habe?">
    Er nimmt teil, sobald irgendein Kollege aus Ihrem Workspace im Meeting ihn aktiviert
    hat. Prüfen Sie zuerst Ihre eigene Einstellung und bitten Sie dann die Kollegen aus
    der Einladung, ihre zu prüfen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Der Note Taker hat das Meeting verlassen oder wurde entfernt. Kommt er zurück?">
    Nicht automatisch. Rund um die geplante Zeit können Sie ihn über die Meeting-Karte
    im Kalender manuell erneut hinzubitten; er nimmt die Aufzeichnung ab diesem Punkt
    wieder auf.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum zeigt mein Buchungslink wenig oder gar keine Verfügbarkeit?">
    Der Scheduler behandelt Kalendereinträge mit dem Status **Busy** oder **Out of
    office** als blockierend. Ein ganztägiger oder mehrtägiger Eintrag mit dem Status
    Busy löscht diese Tage komplett: Setzen Sie seinen Status auf Free oder Tentative.
    Prüfen Sie außerdem die Regeln des Buchungslinks selbst (Vorlaufzeit, Puffer,
    wöchentliche Verfügbarkeit). Siehe [Scheduler](/de/docs/calendar/scheduler).
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Jobs und Matching

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Warum bekomme ich schlechte Matching-Ergebnisse?">
    Drei typische Ursachen: zu strenge harte Filter (streben Sie einen gefilterten Pool
    von etwa 2.000 Kandidaten oder weniger an, aber nicht nahe null), Kriterien, die
    wie Stichwörter statt wie ein Idealprofil formuliert sind, und dünne Kandidatendaten.
    Die KI kann nur bewerten, was sie lesen kann, deshalb zählen Lebensläufe, Notizen und
    Transkripte. Siehe [Matching](/de/docs/jobs/matching).
  </Accordion>

  <Accordion title="Beim Bearbeiten einer Job-Scorecard wurden die Kandidaten-Scorecards gelöscht. Warum?">
    Strukturelle Änderungen an einer Scorecard löschen jede kandidatenbezogene Scorecard
    dieses Jobs, damit die Bewertung vergleichbar bleibt, und das lässt sich nicht
    rückgängig machen. Die Oberfläche warnt Sie vorher. Legen Sie die Struktur fest,
    bevor das Team mit dem Bewerten beginnt.
  </Accordion>

  <Accordion title="Kann ich das Label &#x22;vor X veröffentlicht&#x22; auf der Karriereseite ausblenden?">
    Derzeit nicht; der Zeitstempel wird auf öffentlichen Stellenanzeigen vom System
    erzeugt.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## Placements

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Was passiert, wenn ich ein Feld aus einem Placement-Formular lösche?">
    Die Daten des Feldes werden aus jedem bisherigen Placement entfernt, das es genutzt
    hat, nicht nur aus künftigen. Felder umzubenennen und hinzuzufügen ist unbedenklich.
    Exportieren Sie die betroffenen Placements vorher, wenn Sie die Historie brauchen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Warum erscheinen Felder aus dem Placement-Formular nicht als Spalten in der Placements-Tabelle?">
    Die Tabelle zeigt nur die Kernfelder, weil verschiedene Placements verschiedene
    Formulare nutzen können. Öffnen Sie die Detailseite eines Placements, um dessen
    Formularwerte zu sehen und zu bearbeiten. Exporte nach Excel enthalten die
    verschachtelten Formularwerte sehr wohl.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

## KI-Assistenten und API

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Wie verbinde ich Spott mit ChatGPT oder Claude?">
    Über den [Spott MCP-Server](/docs/developers/mcp): Fügen Sie Spott in
    [Claude](/docs/developers/claude) oder [ChatGPT](/docs/developers/chatgpt) hinzu und
    bestätigen Sie die OAuth-Abfrage. Danach können Sie aus der Unterhaltung heraus
    suchen, Datensätze aktualisieren und Ihren Workflow ausführen.
  </Accordion>

  <Accordion title="Wo finde ich die API und die Webhooks?">
    Siehe [die Spott API](/docs/developers/api-overview) und
    [Webhooks](/docs/developers/webhooks). API-Schlüssel werden unter
    **Settings → API** erzeugt und sind an die Person gebunden, die sie anlegt.
  </Accordion>
</AccordionGroup>

<Note>
  Hier nicht beantwortet? Schreiben Sie an [support@spott.io](mailto:support@spott.io).
  Wir halten diese Seite mit dem aktuell, was Kunden uns am häufigsten fragen.
</Note>